Select Page

Tahap perencanaan Quality Management System (QMS) yang ril pada sebuah organisasi bisnis berbasis project akan dimulai saat organisasi tersebut mempersiapkan Project Quality Plan (PQP). Sebuah QMS yang generic pada level corporate dan tersertifikasi dengan segala macam sertifikat Sistem Manajemen seperti ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 seharusnya benar-benar akan diuji manakala memasuki tahap persiapan dan pengembangan PQP yang terdokumentasi untuk sebuah project yang spesifik, karena setiap project adalah unik. Walaupun misalnya sama-sama project EPC sebuah production platform, tetapi tidak akan menghilangkan keunikan masing-masing project tersebut. Keunikan tetap tak bisa dijembatani sepenuhnya dengan standard teknis seperti API,ANSI/ASTM, ISO, IEC dan peraturan perundang-undangan national maupun international yang dipersyaratkan. Beberapa hal misalnya data-data, hasil study, survey dan rekomendasi serta opsi teknikal & komersial (technically and commercially options) yang menjadi konseptual project adalah aspek dan item yang membuat rona-rona keunikan tersebut. Rona-rona keunikan tersebut bersama-sama dengan organisasi dan SDA customer menjadi rangkaian struktur dan elemen yang membangun Customer Expectations.

Tanya – Dirman Artib

Rekan-rekan milis yth,

Tahap perencanaan Quality Management System (QMS) yang ril pada sebuah organisasi bisnis berbasis project akan dimulai saat organisasi tersebut mempersiapkan Project Quality Plan (PQP). Sebuah QMS yang generic pada level corporate dan tersertifikasi dengan segala macam sertifikat Sistem Manajemen seperti ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 seharusnya benar-benar akan diuji manakala memasuki tahap persiapan dan pengembangan PQP yang terdokumentasi untuk sebuah project yang spesifik, karena setiap project adalah unik. Walaupun misalnya sama-sama project EPC sebuah production platform, tetapi tidak akan menghilangkan keunikan masing-masing project tersebut. Keunikan tetap tak bisa dijembatani sepenuhnya dengan standard teknis seperti API,ANSI/ASTM, ISO, IEC dan peraturan perundang-undangan national maupun international yang dipersyaratkan. Beberapa hal misalnya data-data, hasil study, survey dan rekomendasi serta opsi teknikal & komersial (technically and commercially options) yang menjadi konseptual project adalah aspek dan item yang membuat rona-rona keunikan tersebut. Rona-rona keunikan tersebut bersama-sama dengan organisasi dan SDA customer menjadi rangkaian struktur dan elemen yang membangun Customer Expectations.

Sebuah PQP yang ideal adalah PQP yang mampu untuk merencanakan quality system untuk membuat gap sekecl-kecilnya dengan Customer Expectations. Seyogyanya, gap yang ada harus mampu diukur dengan pendekatan kualitatif maupun kuantitatif. Persoalannya adalah bahwa ekpektasi tidaklah hanya persyaratan-persyaratan teknis dan standard yang terartikulasi pada kontraktual dan spesifikasi-spesikasi yang menyertainya, tetapi ekpektasi juga dibangun oleh hal-hal yang manusiawi seperti misalnya persepsi. Gap antara Customer Expectations dan Customer Perception inilah yang disebut oleh A. Parasuraman, Valarie A. Zeithami, and Leonard L. Berry (1985) dalam “A Conceptual Model for Service Quality and Its Implications for Further Research.” (Journal of Marketing, Fall, pp. 41–50) sebagai Quality Gap.

Jika puncak persepsi itu adalah akumulasi dari persepsi-persepsi pada tahap-tahap siklus project, maka quality-quality gap juga menyertai sepanjang tahapan siklus tersebut. Pada tahap tender adalah tahap di mana kontraktor/konsultan harus memahami apa yang dibutuhkan oleh Customer (Customer Needs). Kebanyakan kontraktor dengan mudah akan menganggap bahwa mereka telah memahami siapa customer dan apa yang dibutuhkannya. Mereka merasa bahwa pengalaman dengan pekerjaan sebelumnya telah membuat tingkat percaya diri bahwa mereka mengerti apa yang dikehendaki oleh Customer. Pada kenyataanya, banyak sekali kontraktor yang salah mengerti apa sebenarnya yang diperlukan oleh Customer, dalam buku Juran hal ini disebut sebagai “Understanding Gap”, cuma pada organisasi berbasis project, understanding gap ini sering “laten” tersembunyi karena kasus tidak lulusnya kontraktor pada kualifikasi teknikal tidaklah banyak, tetapi customer mulai bereaksi saat gap itu membesar setelah “design gap” muncul pada tahap design/engineering. Banyak kasus di mana project menjadi terlambat, bertele-tele, memicu konfrontasi bahkan bisa memasuki tahap krisis saat design/engineering terutama jika tipe kontraknya EPC. Di satu sisi customer merasa bahwa apa yang akan diberikan oleh kontraktor jauh dari harapan, dan sebaliknya kontraktor berpikir bahwa apa yang mereka akan/telah berikan sudah sesuai dengan apa yang dijanjikan dalam proposal dan disetujui dalam kontrak.

Bagaimana menjembatani dan mensiasati untuk mereduksi 2 gap diatas bahkan kalau bisa mencegahnya sebagai buah upaya dari strategy-strategy di PQP yang juga mungkin sudah mengaduk-aduknya dengan metode Manajemen Risiko (Risk Management) plus sertifikat-sertfikat yg digantung di ruang resepsionis kantor?

(Silahkan lanjutkan oleh rekan yang lain, …tak tiarap dulu).

Tanggapan 1 – Ofazni

Yth. Pak Dirman dan rekan2 milist

Membaca tulisan dibawah sy jd tertarik utk membahas mengenai Quality Management System.

Apakah berarti bahwa organisasi bisnis berbasis Project baru dpt teruji QMSnya hanya jika ada Project Pak? Karena umumnya PQP dibuat di permulaan Project, misalnya tahap Engineering dari suatu Project.

Kemudian pemahaman saya mengenai QMS adalah suatu sistem yg berkonsentrasi pada proses continuous improvement, bagaimana mengatasi Gap2 yang dimaksud dibawah dengan continuous improvement?

Mohon pencerahannya.

Tanggapan 2 – Richard Bonardo

Pak Dirman Yth :

Saya komentari cuplikan dari kalimat ini

Jika puncak persepsi itu adalah akumulasi dari persepsi-persepsi pada tahap-tahap siklus project, maka quality-quality gap juga menyertai sepanjang tahapan siklus tersebut. Pada tahap tender adalah tahap di mana kontraktor/konsulta n harus memahami apa yang dibutuhkan oleh Customer (Customer Needs). ….

saya setuju sekali bahwa baik client maupun contractor harus mereduksi hal yang namanya ‘persepsi’ tersebut.
Namun ini bukan pekerjaan mudah , mencuplik kata-kata bijak ‘its difficult to teach a thing to a people who ‘think’ they know everything.
Kita yang disisi Client pasti merasakan bagaimana sulitnya mengimplement Quality Plan atau Client Spec kepada sebuah contractor yang Worldwide
why? because they think they already know everything .

Untuk masalah diatas saya rasa jawabannya adalah intense communication itulah sebabnya untuk critical-critical project adakalanya Client menempatkan dedicated Client Reps
agar kendala komunikasi ini bisa terjembatani dan harapannya karena sering berkomunikasi tersebut maka laten gap ini bisa termitigasi.
Client reps hendaknya punya program yang jelas, seorang yang bukan hanya bertindak sebagai polisi melainkan juga pemberi solusi.
Harapannya jika contractor menangkap niat baik dari client reps untuk menjadi partner in delivering Quality product maka mereka pun akan lebih terbuka dimana ujungnya adalah mitigasi masalah lebih cepat.