Banyak dari kita tidak mengetahui untuk apa AUDIT dilakukan, yang tergambar jika ada Internal Auditing atau Ekstenal Auditing adalah MENCARI KESALAHAN. Karena Asumsi kita salah maka banyak AUDITOR memanfaatkan dan mencoba menanamkan pengaruh dan AUDITOR akan tertawa setelah ia melakukan Auditing, menikmati rasa ketakutan, gugupnya kita sebagai AUDITEE saat di Audit.

Kita
menerima Schedule bahwa akan diadakan Internal Audit / External Audit , Apakah
wajah kita akan seperti gambar ini ; Kita Panik, Kita sibuk, sibuk sekali membuat
persiapan dan cepat sekali marah, stress lalu tak tahu apa yang harus dikerjakan
untuk menghadapi INTERNAL AUDIT / EXTERNAL AUDIT.

Banyak dari kita tidak mengetahui untuk apa AUDIT dilakukan,
yang tergambar jika ada Internal Auditing atau Ekstenal Auditing adalah MENCARI
KESALAHAN
. Karena Asumsi kita salah maka banyak AUDITOR memanfaatkan
dan mencoba menanamkan pengaruh dan AUDITOR akan tertawa setelah ia melakukan
Auditing, menikmati rasa ketakutan, gugupnya kita sebagai AUDITEE saat di Audit.

Pelaksanaan Audit

Yang dilakukan Auditor saat pelaksanaan Audit adalah Menelusuri Proses yang
terjadi, penelusuran proses ini dilakukan untuk menghasilkan kesesuaian dan
ketidak sesuaian.

KESESUAIAN diambil agar kita dapat menganalisa dan melakukan
peningkatan atas kualitas proses sistem mutu yang tengah berlangsung.

KETIDAK SESUAIAN diambil agar kita dapat menganalisa dan melakukan
perbaikan (Corrective Action), melakukan Pencegahan (Preventive Action) agar
ketidak sesuaian dapat dihindari.

Hasil dari Auditing dikategorikan atas 3 bagian :

  1. Observasi :
    Merupakan saran-saran dari Auditor berdasarkan pengalaman untuk kita dapat meningkatan
    / lebih memperbaiki sistem mutu.
  2. Ketidaksesuaian MINOR :
    Merupakan ketidaksesuaian yang tak terlalu memberikan Dampak
    serius terhadap Mutu atau Sistem Mutu.
  3. Ketidaksesuaian MAJOR :
    Merupakan ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak
    serius terhadap pencapaian mutu / efektivitas sistem mutu.

Kita telah mempunyai bayangan tentang apa yang dicari saat Internal / External
Audit dilakukan, sekarang kita lanjutkan bagaimana menyiasati agar kita dapat
dengan tenang menghadapi Auditing.

Persiapan Mengadapi Audit

  1. Identifikasikan / Kuasai Secara pasti PROSES apa, bagaimana yang berjalan
    di dalam departemen kita.
  2. Pilah-pilah PROSES yang terjadi hingga kita mampu menguasai dan mampu menjelaskannya
    secara pasti.
  3. Setiap Proses memiliki Evident atau Bukti berupa Report, Sertifikat dll persiapkan
    semuanya sesuai dengan prosesnya.
  4. Register semua document / report yang ada didalam Ruangan kita sehingga kita
    dengan mudah dapat mencari / mentrace saat diperlukan.

Saat Auditing

  1. Jika kita memberikan Alasan sertakan Evident atau Bukti berupa Report, Sertifikat
    dll.
  2. Jawab pertanyaan Auditor dengan penjelasan yang terarah sesuai dengan Evident
    atau Bukti yang kita miliki.
  3. Jawab pertanyaan Auditor berupa penjelasan yang panjang agar waktu yang
    tersedia untuk Auditor memberikan pertanyaan semakin sedikit.

Kita telah menerima Laporan Audit (Audit Report) berupa Laporan Ketidaksesuaian
(Non-Conformance Report / Deviation Report)

Lakukan Verifikasi atas Laporan
(hal ini biasanya dilakukan oleh Auditor tapi kita juga perlu untuk melaksanakannya)

  1. Lakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa akar permasalahan telah
    teridentifikasi.
  2. Lakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa kita dapat melakukan tindakan perbaikan
    sesuai dengan Rekomendasi Auditor.
  3. Menyakinkan bahwa personil yang terkait mengetahui Tindakan Perbaikan apa
    yang harus dilakukan.

Bahan Acuan :
ISO 19011:2002 Guidelines for Quality and/or Environmental Management Systems
Auditing.