Rangkuman Diskusi Mailing List Migas Indonesia (Maret 2003) ini membahas tentang contract/agreement antar contractor dengan oil company.

Pertanyaan : (Wirajaya Hatominuddin – McDermott
Indonesia)

Kalo saya perhatikan (mohon dikoreksi jika saya salah), umumnya bentuk kontrak
antara Pihak Pertamina dengan Pihak Service Company selalu Turnkey Project or
Design & Build. Adakah salah satu dari sekian project Pertamina yang menggunakan
Unit Price (provisional Quantity) atau lebih lazim disebut Remeasurement ?.

Tanggapan 1 : (Desmawati Rahmadona – BP Indonesia)

Sedikit untuk menambahkan, berdasarkan pengalaman saya menangani kontrak-kontrak
di Wells Dept (Drilling, PE) BP Indonesia, services contract memiliki dua bagian
besar.

Bagian pertama adalah General Terms and Condition Contract, dimana bagian ini
merupakan bagian standar kontrak (berdasarkan jenis servicesnya), yang mengatur
hal-hal umum dari service tsb, seperti misalnya definition, interpretation,
deffective performance, contractor’s general obligation, suspension, dll. Legal
aspek pada bagian ini sangatlah kental.

Bagian kedua adalah Exhibit Contract, dimana bagian ini lebih banyak mengatur
hal-hal spesifik yang berhubungan services itu sendiri dan juga menagemen dari
kontrak tsb, misalnya administrasi dari kontrak (alamat, penanggung jawab dari
kedua belah pihak), point of mob/demob, point of origin/return, scope of work,
personnel and equipment, compansation and payment (disini dijelaskan tentang
detil-detil pembayaran, mulai dari besarnya pembayaran untuk setiap services
in detail), serta bagian lain yang mengatur soal insurace, HSE plan, export
import, dan parameter-parameter penilaian untuk performance dari kontraktor.

Jadi bisa dibayangkan dalam contracting process, tidak hanya orang-orang dari
Legal dept yang terlibat, tetapi banyak pihak, mulai dari end-user, finance,
scm dept, HSE.

Mengenai kontrak-kontrak ini, terkadang saya agak prihatin dalam melihat orang
kita menangani masalah ini. Paradigma bahwa sebuah contract/perjanjian kerja
just a matter of document masih sangat terasa.
Beberapa kali terjadi bahwa kontraktor yang bekerja dengan kita tidak membaca
dengan detail perjanjian dan item-item di dalam kontrak (terutama bagian compansation
and payment), sehingga seringkali mereka terkejut,apabila ternyata mereka menggunakan
paradigma yang salah ttg satu services dan hal ini berakibat fatal pada masalah
pembayaran. Dalam hal ini, saya salut dengan paradigma orang-orang asing yang
bekerja di oil and gas industry, meskipun mereka hanya seorang representative
di company, mereka sangat mengerti ttg hal ini. Dan mereka sangat lihai dalam
mencari celah-celah yang dapat mereka manfaatkan. Saya tidak heran kalau kita
seringkali kalah, bila mengajukan satu kasus ke Mahkamah International di Den
Haag. Karena dalam hal-hal kecil saja terkadang orang kita sangat lalai.

Demikian sedikit penjelasan dari saya, mudah-mudahan bermanfaat. Siapa tahu
ada rekan lain yang tertarik untuk menambahkan, sebab kontrak document biasanya
sangat spesifik, sehingga sangat mungkin antara satu kps dgn yang lainnya berbeda.
Semoga bisa sharing informasi.

Tanggapan 2 : (Yundit Harum Hermawan – Cumawis)

Wah topiknya cukup menarik juga jika sudah menyangkut contract/agreement dengan
Oil Company.

Saya mencoba pada posisi berimbang, bukan pada posisi contractor maupun sisi
oil company.

Ada beberapa clausul di agreement/contract yang memberatkan pihak contractor
(secara garis besar agreement di berbagai oil company hampir sama). Seperti
salah satunya clausul :

Termination
Dalam clausul ini tercantum secara sepihak oil company diperbolehkan menghentikan
periode contract dg pemberitahuan terlebih dahulu sekian hari sebelum hari H
kepada contractor. Kadang oil company memberikan notice Cuma 7 hari sebelum
hari H off hire. Padahal service periode di clausul yang lain
disebutkan misalnya 3 tahun.

Catatan yg sangat penting adalah, semua paparan clausul yg ada dalam contract
semua berasal dari oil company, tanpa ada negosiasi ataupun kesepakatan bersama.
Dalam artian oil company sudah punya format contract, contractor jika mau bekerja,
ya harus menerima contract tsb.

Kenapa contractor tetap menerima dan masih mau bekerja dg oil company ? Struktur
industri yg ada memposisikan oil company pada posisi tawar diatas. Shg apapun
agreement yang disodorkan oleh oil company akan diterima contractor.

Saya setuju dengan apa yg diungkapkan Mbak Desma, bahwa contract hanya semata-mata
sebuah dokumen. Karena clausul2 contrat itu sering kali dilanggar oleh pihak
oil company dan contractor. Sebagai contoh sebuah services yg mewajibkan untuk
penyediaan alat operasi yg akan dipakai oleh oil company. Alat tersebut under
spec, namun dalam proses bidding tetap dimenangkan oleh bid committee. Padahal
nyata2 sudah disebutkan dlm contract bhw alat harus comply dg spec yg ada di
kontrak. (Nga tau apakah ada permainan disini…..). Kasus ini benar2 terjadi.

Tanggapan 3 : (Pudjo Sunarno – Fluor Daniel
Indonesia)

Menarik sekali untuk ditindak lanjuti. Cross-functional team diperlukan untuk
membenahi hal tersebut.

Kita sadar bahwa "Contract Administrator" ada keterbatasan tentang
"nature of work" yang akan di kontrakkan. Tanpa adanya kerjasama "internally"
yang bagus maka CONTRACT DOCUMENT tidak akan sempurna seperti yang diharapkan
penerima kerja.
Dalam hal ini kita bicara tentang dua BADAN. Pemberi kerja dan penerima kerja.
Nach…aturan berbeda…..bahasa berbeda…..dll dll meskipun tujuannya sama.
Utamakan tujuan terlebih dahulu dan jangan berprasangka yang buruk. Semua bisa
kita selesaikan. Aku ada koq pengalaman serupa dan semuanya bisa selesai. Asal
tidak menang menangan sendiri.

Tanggapan 4 : (Triono Rahardjo – Kvaerner Indonesia)

Pada dasarnya kontrak merupakan dokumen yang berisi kesepakatan bersama, itu
sebabnya kedua pihak harus menandatangani kesepakatan tersebut. Kalau risiko
yang terkandung dalam kontak tersebut terlalu besar (misalnya liability yang
tanpa batas, consequential damages dimasukkan dalam liabilities dsb), sebaiknya
tidak perlu ikut dalam tender tersebut. Dimana reward dan punishment tidak berimbang,
sebaiknya pekerjaan tersebut tidak diambil. Tetapi semua itu kembali merupakan
business decision dari management. Kalau ingin penetrate a new market, biasanya
ada saja perusahaan yang berani ambil resiko.

Dalam masalah termination, memang ada klausul mengenai termination for convenience
dimana si pemilik bisa memutuskan kontrak kapan dia mau (hal ini memang perlu
ada dari sisi pemilik, siapa tahu budget mereka mendadak dipotong sehingga tidak
bisa meneruskan proyek – suatu hal yang sering terjadi), untuk hal ini biasanya
ada kompensasi terhadap si kontraktor. Kalau tidak ada, sebaiknya tidak perlu
mengikatkan diri dengan client tersebut. Sebagai contoh kontrak pengadaan barge,
maka termination for convenience harus mengharuskan pemilik membayar ongkos
demobilisasi dsb.

Menyinggung masalah under-spec (dalam hal ini Yundit menyinggung masalah proses
tender), maka setiap bidder yang merasa dirugikan boleh mengajukan ke-perusahaan
yang mengadakan tender tersebut dan juga bisa "mengadu" ke BP Migas,
misalnya. Semua ini diatur dalam Kepres yang mengatur masalah pengadaan barang
dan jasa. Tapi jangan gegabah, anda harus punya bukti yang kuat. Kalau tidak,
anda bisa di black-list dan tidak akan diundang dlam tender yang lain.

Tanggapan 5 : (Wirajaya Hatominuddin – McDermott
Indonesia)

Pak Triono,
Saya setuju dengan pendapat bapak, si kontraktor bisa memprediksi suatu kondisi
si-empunya proyek pada saat biding, karena dalam tender dokumen biasanya sudah
ada aturan mainnya (scope of work, compensation, payment and Final Account)
jadi si peserta tender sudah dapat mengantisipasi jika ada
hal-2 berisiko dikemudian hari (misalnya un-limitted liability, etc). Tinggal
pandai-2lah mengatur strategy atau gak usah ikut seleksi tender. Memang banyak
kendala yang sering dihadapi oleh kontraktor, yakni dalam hal Treacibilty record
of Material yang kurang rapi. Hal ini akan berpotensi memperlambat proses payment.
Tanggapan 6 : (Desmawati Rahmadona – BP Indonesia)

Mas Yundit,

Sebenarnya kontraktor memiliki bargaining position juga dalam hal contract agreement
dalam suatu pekerjaan. Berdasarkan pengalaman saya mengikuti beberapa proses
tender, yaitu terdapat pada proses-proses berikut :

  1. Pada waktu general terms and condition diberikan kepada kontraktor untuk
    direview dan kemudian di-initial oleh kontraktor, sebenarnya kontraktor punya
    hak untuk mengajukan keberatan atau exception atas klausul-klausul di general
    terms and condition yang diajukan oleh perusahaan yang memberi pekerjaan. Dan
    exception tsb harus disubmit sebelum langkah selanjutnya dari proses tender.
    Akan ada proses negosiasi dari kedua belah pihak untuk menyepakati item-item
    tsb.
  2. Untuk masalah teknikal, diberikan pula kesempatan untuk bertanya dan me-rivise
    semua hal yang berhubungan dengan teknikal aspek dari pekerjaan tsb. Dalam hal
    ini, dialog antara contraktor dengan perusahaan yang memberikan pekerjaan sangatlah
    kondusif. Misalnya kontraktor mengajukan pertanyaan untuk menggali lebih detail
    ttg spec yang diinginkan oleh perusahaan.

Dari proses di atas, sebenarnya aura yang terjadi dalam suatu tender adalah
semangat kerjasama dan saling menguntungkan bagi kedua belah, yaitu CONTRACTOR
dan COMPANY. Namun terkadang, contraktor sendiri terkadang banyak menyepelekan
proses-proses tsb. Sebagai contoh :

  1. Contractor jarang sekali mengajukan exception dari contract agreement yang
    diberikan. lebih sering perusahaan-perusahaan services asing yang mengajukan
    exception tsb. Sebelum mereka meng-intial suatu doc. tender, contractor seharusnya
    sangat peduli dgn semua item-item yang membawa konsekuensi yg menyulitkan di
    masa yg akan datang.
  2. Penguasaan terhadap dokumen tender yang kurang. sering kali saya lihat, kontraktor
    datang pada pre-bid meeting (disini kontraktor boleh bertanya ttg semua item
    yang ada di kontrak) tanpa persiapan me-review dokumen tender tsb. Akibatnya,
    kesempatan untuk menggali dan memberikan masukan kepada company hilang begitu
    saja.
  3. Orang yang datang pada waktu pre-bid meeting tidak menguasai pekerjaan yang
    ditenderkan.
  4. Kontraktor seringkali menganggap remeh Safety Management sebagai penentu
    lulus atau tidaknya pada tahap pre-qualifikasi. Dan ini sangat terlihat apabila
    tim dari company melakukan inspeksi ke lokasi kontraktor. paradigma safety yang
    dimiliki oleh kontraktor just a matter of document, but not in implementation.
    Dan hal ini sungguh menyedihkan.

Namun, pada proses-proses tersebut memang tidak tertutup kemungkinan ada penilaian-penilain
yang mungkin dianggap subjektif. Untuk itu, kontraktor dapat mengajukan keberatan
kepada BP migas, tentu saja dengan bukti-bukti yang cukup kuat.

Saya rasa diskusi ini akan semakin menarik bila mendapat masukan dari rekan-rekan
yg lain termasuk BP migas, seperti yang diinginkan oleh mas Yundit.

Tanggapan 7 : (Didik Ibnu Sardiyanto – Nusantara
Systems International)

bu Desma dan mas Yundit,
boleh ikutan nimbrung ? Maaf saya memposisikan sebagai kontraktor atau peserta
tender. Bagaimana seandainya pihak penyelenggara tender (dari tim teknis) membatalkan
tapi tidak diberitahukan kepada peserta tender. Apakah hal ini bisa ditanyakan
ke penyelenggara tender ? Bilamana sampai sekian lama nggak ada jawaban apakah
ada sanksi juga bagi penyelenggara tsb ? Soalnya kalau nggak ada khabar, peserta
akan kesulitan untuk mengambil bid bond yang sudah diserahkan sebagai persyaratan
tender. Dan bagi manajemen perusahaan pun akan dianggap tender tersebut belum
close karena tidak ada pengumuman (pembatalan) dan tidak ada pemenang.

Lalu bagaimana citra transparansi jika seandainya didalam draft kontrak yang
(biasanya) dilampirkan di dokumen tender terutama spec sudah mengarah ke suatu
product atau ke satu company ? Mungkin anda di BP juga pernah mengalami.

Kalau di Pertamina kami juga pernah mengalami, dan dari lima peserta terakhir
hanya dua yang kasih khabar. Sisanya mundur.

Tanggapan 8 : (Triono Rahardjo – Kvaerner Indonesia)

Pak Didik,
Semua itu ada aturannya di Kepres, tenggang waktu yang diijinkan untuk tender
proses dsb ada dalam Kepres tersebut. Penangguhan tender atau perpanjangan masa
tender dsb juga diatur dengan jelas di dalam Kepres. Kalau penyelenggara tender
lalai, bisa anda kirim surat untuk menanyakan hal tersebut. Kalau perlu anda
juga bisa melaporkan ke BP-Migas.

Ke masalah bid-bond anda, semua garansi bank pasti ada expire-date nya, kalau
anda sebagai peserta tender atau si penyelenggara tender "lupa" menyebutkan
masa berlakunya garansi bank, maka bank atau perusahaan asuransi yang anda pakai
pasti akan meminta masa berlakunya bank garansi tsb. Jadi kalau terlalu lama,
ya langsung bank garansi tersebut selesai masa berlakunya. Salah satu saran
saya, selalu tambahkan didalam terms and condition bank garansi yang menyatakan
" … bank garansi ini berlaku sampai tanggal xx.xx.xx dan otomatis habis
masa berlakunya, baik dengan dikembalikannya lembar asli bank garansi ini ataupun
tidak, pada tanggal tersebut dst, dst. ".

Sebagai tambahan, semua tender pasti ada masa berlakunya (bid validity), biasanya
6 bulan (atau kurang, atau lebih) setelah tanggal pemasukan penawaran harga.
Jadi, lagi2 anda dilindungi oleh aturan2 main yang ada. Saran saya, jangan pernah
mengirimkan tawaran harga tanpa masa berlakunya, anda akan mendapat kesulitan.

Kesimpulan: kalau penyelenggara terlalu berlama-lama dengan proses mereka,
otomatis bid bond anda menjadi tidak berlaku lagi, penawaran harga anda juga
tidak berlaku lagi.

Tanggapan 9 : (Wirajaya Hatominuddin – McDermott
Indonesia)

Mas Didik,
Saya coba kasih sedikit masukan (lebih jelas-nya mungkin Ibu Desma yang akan
menjelaskan). Biasanya penyelenggara tender memberitahukan hasil dari seleksi
tender kepada semua peserta tender karena hal ini merupaka suatu syarat transparansi
pelaksanaan tender yang juga menyangkut effective date dari Bid Bond.

Mengenai mencantuman suatu product sebenarnya tidak diperkenankan karena hal
ini mensyahkan monopoli. Tetapi biasanya dalam spec diperbolehkan menggunakan
kata or simmilar with…..

Tanggapan 10 : (Didik Ibnu Sardiyanto – Nusantara
Systems International)

Betul mas, biasanya untuk menghindari menunjuk produk atau menghindari monopoli
biasanya ditegaskan dengan kata similar spec… Atau bahkan ada yang menyebutkan
kata-kata "Branded.." Yang pasti ada keuntungan dan kerugian dengan
cara menyebutkan produk tadi. Antara lain soal harga bisa seimbang, sehingga
services price-nya saja yang membedakan. Resikonya produk lain nggak bisa ikut
(nggak boleh ikut). Bisa juga terjadi distributor tidak akan memberikan dukungan
ke pesaing-pesaing yang dia dukung. (ini mungkin bisa menyebabkan peserta lain
mundur, karena seolah-olah sudah diatur. Tapi itulah persaingan bisnis…) Bahkan
ada contoh yang lebih tidak transparan lagi. Padahal cuma sepele. Peserta tender
tidak diumumkan dan kalau ada yang tanya dijawab maaf kurang etis dsb… Nah
kalau mau transparan kan bisa dituliskan dalam surat berita acara. Jadi peserta
bisa mengukur kemampuannya lebih mendalam lagi. Dan bisa juga di lain waktu
peserta yang tidak mampu ini tidak diundang di tender berikutnya.

Mengenai bid bond, meskipun sudah tidak berlaku lagi tapi bagi manajemen perusahaan
data tersebut kan masih tetap diperlukan untuk analisa (kenapa gagal/batal,
berapa biaya yang sudah dikeluarkan selama setahun ikut tender dsb…). Mudah-mudahan
dengan pertanyaan ini kekurangan pelaksanaan tender (pemilik atau peserta) bisa
introspeksi dan terjalin synergi yang lebih baik.

Thanks atas sharing-nya, karena tidak semua orang mau berbagi (khawatir
disaingi ‘kali ya)

Tanggapan 11 : (Wirajaya Hatominuddin – McDermott
Indonesia)

Mas Didik,
Masalah tidak disebarluaskannya si peserta tender yang diundang itu memang merupakan
usaha dan additional service Penyelenggara Tender kepada peserta lainnya untuk
menjaga kerahasiaan dan secure peserta tender (menghindari adanya intervensi
dan kolusi antara peserta).

Mengenai Bid Bond setau saya ada effective date-nya dan ini dikeluarkan oleh
Bank atau asuransi (jika disetujui oleh pihak penyelenggara) sebagai pihak penjamin
atas company sipeserta tender.