Rangkuman Diskusi Mailing List Migas Indonesia (April 2003) ini membahas tentang kesulitan dalam implementasi program ISO. Bagaimana merubah kebiasaan-2 lama yang sudah melekat kuat, terutama pada personel senior? Bagaimana cara menghadapi penyimpangan-2 yang terjadi?

Pertanyaan : (Subhan Wahyudi – Corelab Indonesia)

Saat ini saya sedang kesulitan mengimplementasikan program ISO di laboratorium.
Hal tersebut dikarenakan kesibukan atau beban kerja setiap personel yang tinggi,
kemalasan, dan kesadaran akan mutu sangat kurang (memikirkan urusan perut) sehingga
hanya sedikit waktu yang disediakan mereka untuk melaksanakan tugasnya sesuai
tuntutan ISO. Di satu sisi program ISO di laboratorium harus tetap dijalankan.
Posisi saya sebagai orang yang bertanggung jawab terhadap implementasi program
tsb sangat independen dan tidak bisa memberikan "tekanan" kepada personel
lain karena bukan atasan langsung. Apabila rekan-rekan berkenan memberikan solusi
atau pernah mengalami hal yang sama, saya mohon pencerahannya baik via japri
(jalur pribadi) atau melalui milis. Selain itu bagaimana merubah kebiasaan-2
lama yang sudah melekat kuat, terutama pada personel senior? Adakah diantara
rekan-2 yang mau sharing tips&trik dalam menghadapi penyimpangan-2 yang
terjadi?

Tanggapan 1 : (Dirman Artib – Amec Berca Indonesia)

Pak Subhan,
Maksudnya ISO yang mana ?
ISO 17025? ISO 9001:2000? ISO 14001:1996? ISO 19011:2002? ISO 10474? ISO 19901-5?

Mohon klarifikasi, karena ISO itu adalah International Standard Organisation.
Productnya ISO cukup banyak pak !

Tanggapan 2 : (Subhan Wahyudi – Corelab Indonesia)

Pak Dirman,
Salah satunya dalam implementasi ISO 17025, tapi kalo mau dikaitkan dengan ISO
9000 series juga nggak apa-apa, toh permasalahan saya lebih tertuju ke manajemen
SDM-nya.

Tanggapan 3 : (Adrianto – Caltex Pacific Indonesia)

Dear All,
Pertanyaan Pak Subhan sangat mengelitik sekali. Saya kita ini adalah masalah
yang sering kita hadapi dalam menerapkan ISO 17025. Kita ingin mengimplementasikan
sesuatu yang baru dan merupakan suatu keharusan baik tuntutan customer ataupun
pasar.

Pasti akan banyak halangan, kendala dari Team kita…. buat apa menerapkan
ini dan itu bukankah selama ini ok-ok saja…..status quo… Sementara conceps
management bahwa kita harus selalu continuous improvement dan melakukan benar
sejak awal….

Untuk dapat mengimlementasikan semua ini ya harus punya Visi dan Misi, Commitment
Management, pembentukan Quality Organization, Correction Action, Audit…..

Tapi nggak gampangkan Pak…? Yach kita harus planningkan…Kemampuan resources
kita…. Commitment/sosialisasi – Membangun Struktur/Sistem/Document – Implementation
– Control – Akreditasi….

Cerita tentang problem kita mungkin bisa kita similarkan dengan kasus dibawah
ini Pak….

Selama ini kita menulis pake tangan kanan…. Tiba-tiba ada aturan yang mengharuskan
kita harus menulis dengan tangan kiri….. Apa yang harus kita lakukan ? Ya
mau tak mau kita belajar menulis pake tangan kiri..lama-lama jadi familiar…

Mungkin salah satu teknik yang pas adalah lewat power management, memasukkan
aktivitas ini di Competency Matrix karyawan kita….penghargaan dan sanksi…training.

Tanggapan 4 : (Achmad Idwar – Nippon Steel
Batam)

Pak Subhan,
Kalau Management SDMnya memang sangat komplek sama seperti di tempat saya, tapi
saya mencoba menerapkan hal sebagai berikut :

1. Memperketat program system documentasi dan implementasinya. Saya maksudkan
disini adalah memperbanyak schedule Internal Audit – untuk shock theraphy agar
tumbuh kesadaran.
2. Menempelkan / mendisplaykan Quality Policy ( Kebijakan Kualitas ) dari Top
Management agar mudah dibaca setiap karyawan. ( dimulai dengan mudah dibaca
dan terbaca setiap hari )
3. Lakukan Management Review – dalam Management Review Meeting uraikan dengan
jelas Non-conformance (NC) serta Corrective Action.

Tanggapan 5 : (Dirman Artib – Amec Berca Indonesia)

Pertama kali saya mau menggaris bawahi key statement, "kesadaran akan
mutu kurang (memikirkan urusan perut)". Pandangan saya adalah perlu dibuat
suatu pemetaan bahwa "mutu" itu juga urusan perut. Mutu rendah maka
urusan perut juga akan menjadi sulit karena pelanggan tidak akan mau mengisi
perut kita. Tetapi yang saya belum jelas adalah tentang waktu yang sedikit sehingga
tidak ada kesempatan untuk melaksanakan tugas sesuai tuntutan ISO. Maksudnya
apa? Saya rasa selama ini ISO tidak pernah memberi suatu tugas khusus sehingga
harus disediakan waktu khusus untuk ISO. Secara otomatis apabila karyawan melaksanakan
tugas sesuai dengan perencanaan dan pengaturan management system-nya perusahaan
(perencanaan tsb. Compliance dengan persyaratan ISO 9001 atau 14001 atau yang
lain-nya) maka mereka telah melaksanakan sistem manajemen ISO. Apakah system
manajemen anda "conform" dengan sistem ISO 9001 atau 14001, itu merupakan
suatu masalah lain yang menyangkut "assessment of conformance". Perlu
diukur gap antara real pencapaian dan persyaratan yang ada. Jika gap ini sudah
dipenuhi semua, maka hal ini yang dinamakan "certified" yang bisa
diberikan oleh lembaga sertifikasi. Lembaga sertifikasi ini prinsipnya adalah
"indenpendent" terhadap lembaga ISO. Off course mereka tidak independent
terhadap lembaga akkreditasi-nya (accredidation body).
Tetapi dari keluhan Pak Subhan, saya merasakan aroma "frustration"
yang disebabkan oleh tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan "baca
atasan". Pertanyaan-nya, kenapa sampai anda yang diserahi tugas untuk melakukan
penekanan ? Apakah anda seorang "management representative ?" . Kalau
ya bukankah seharusnya anda hanya memberikan laporan terhadap hasil monitoring,
measurement dan analysis data terhadap overall system (contoh dalam Management
Review) dan ditambahkan dengan rekomendasi berdasarkan hasil analysa. Dan tugasnya
Top Management-lah yang harus menekan, mendokrinisasi semua jajaran yang tidak
patuh kepada pengaturan system manajemen anda. It’s not you. Satu lagi, performance
dari sub system atau tiap fungsional yang ada dimonitor diukur dan dianalisa
langsung oleh kepala fungsi yang bersangkutan. Bukan anda. Jadi kalau performance
pada fungsi organisasi yang dipimpin-nya rendah maka ini adalah tanggung jawabmereka
kepada top management.

Ingat, pelanggan termasuk external dan internal. Karyawan adalah pelanggan internal
yang juga harus dipuaskan "satisfy" oleh perusahaan. Mungkin fungsi
yang relevant untuk langsung bertanggung jawab terhadap pemuasan ini adalah
Human Resource. Nah, objectives/target apa yang telah didefinisikan oleh HR
dalam hal ini (ini persyaratan ISO lho)? Ideal-nya HR harus mengetahui "what
customer needs" dengan banyak cara. Jangan-jangan HR menentukan sendiri
"customer needs"nya tanpa mendengar apa yang dimaui oleh pelanggann-nya
(baca karywan). Hal ini adalah non-conformance.