Rangkuman Diskusi Mailing List Migas Indonesia (Mei 2003) ini membahas ISO 9001 : 2000.
Bagaimana cara membedakan antara perusahaan yg mempunyai kapasitas installasi/service/after sales service saja, dengan perusahaan yg mempunyai kapasitas fabrikasi dan installasi/service/after sales service saja, dan persh yg mempunyai kapasitas engineering, fabrikasi dan juga nstallasi/service/after sales service? Bagaimanakah cara yg nyata penerapan dari klausul “Continual improvement? Apakah klausul ini mempunyai suatu Quality Procedure/Standard Operation Procedure tertentu? Apakah juga klausul ini termasuk salah satu hal yg akan diaudit nanti?

Pertanyaan : (Eris Risuda – McDermott Indonesia)

Saya tertarik jg dgn masalah implementasi ISO ini khususnya ISO 9001 : 2000.

Di ISO 9000 : 1994, seri ISO 9000 di ‘spread’ menjadi :

  • ISO 9003 yaitu QMS yg hanya menyangkut masalah installasi/service/after
    sales service.
  • ISO 9002 yaitu QMS yg hanya menyangkut proses fabrikasi dan installasi/service/after
    sales service.
  • ISO 9001 yaitu QMS yg menyangkut semua aspek pekerjaan mulai dari engineering,
    fabrikasi, dan juga installasi/service/after sales service.

Untuk ISO 9000 : 2000 sepanjang pengetahuan saya seri ISO 9000 tidak di spread
lagi seperti yg th 1994, namun hanya satu yaitu ISO 9001.

Mungkin utk Bapak/Ibu yang lebih faham masalah ini, bisa menjelaskan beberapa
pertanyaan awam saya sbb :

  1. Untuk ISO 9001 : 2000 bagaimana cara membedakan antara perusahaan yg mempunyai
    kapasitas installasi/service/after sales service saja, dengan perusahaan yg
    mempunyai kapasitas fabrikasi dan installasi/service/after sales service saja,
    dan persh yg mempunyai kapasitas engineering, fabrikasi dan juga nstallasi/service/after
    sales service. (apakah ada ’embel-embel’ tambahan lagi dibelakang sertifikatnya
    ?)
  2. Di salah satu klausul ISO 9001 : 2000 dikenal istilah ‘Continual’ improvement.
    (kalau nggak salah istilahnya bukan ‘continous’ improvement, karena istilah
    ‘continual’ improvement mensyaratkan adanya suatu standar minimal/pasak/pembatas
    agar standar yg lebih tinggi yg telah dicapai tidak turun lagi ke standar yg
    lebih rendah). Yang ingin saya tanyakan (khususnya buat Bapak/Ibu yg perusahaannya
    telah menerapkan ISO 9000 : 2000) bagaimanakah cara yg nyata penerapan dari
    klausul ini? Apakah klausul ini mempunyai suatu Quality Procedure/Standard Operation
    Procedure tertentu ? Apakah juga klausul ini termasuk salah satu hal yg akan
    diaudit nanti?

Barangkali di antara Bapak/Ibu ada yang mempunyai file yg berhubungan dgn apa
saja perbedaan2 pokok antara ISO 9000 : 1994 dgn ISO 9000 : 2000 ? Saya akan
berterimakasih sekali jika ada yg mau share file tsb.

Tanggapan 1 : (M. Isa Ansori – Pertamina)

ISO seri 9000 tahun 2000 dibagi 3:
ISO:9000, tentang dasar-dasar manajemen dan istilah SMM
ISO:9001, tentang persyaratan SMM (ini yang disertifikasi)
ISO:9004, tentang panduan penerapan SMM yang efektif

Detail pertanyaan Bapak akan terjawab di ISO:9001 dan 9004

Pak Eris dan Pak Isa,
Saya tertarik dengan adanya dua terminology :

  1. Continuous Improvement
  2. Continual Improvement

Sepenuhnya saya tahu dan mengerti bahwa "continual improvement" adalah
yang digunakan dalam buku standard ISO 9000:2000 family. Tetapi pertanyaan saya
adalah , "apakah benar dasar pemikiran menggunakan terminology itu berdasarkan
pemikiran bahwa "continuous improvement" mempunyai pengertian yang
tidak sama dengan "continual improvement" dalam konteks adanya abstraksi
arti batas minim/pasak/pembatas pada "continual improvement"?

Mohon penjelasan dan referensi pendukungnya (rekan-rekan KMI), karena setelah
saya tanyakan kepada teman saya yang pakar "English" dan juga "native
speaker" menginformasikan tidak ada perbedaan arti mendasar antara keduanya,
tetapi berada pada fase "interchangeably". Contoh lain kasus ini adalah
"advisor" dan "adviser".

Tanggapan 3 : (M. Isa Ansori – Pertamina)

Yang saya tahu continual improvement dimaksudkan perbaikan secara bertahap,
antara tiap tahap perbaikan ada jeda untuk evaluasi. Kalau continuous improvement
tidak ada jeda evaluasi.

Seringkali term dalam Standard berbeda dengan term dalam kamus.

Tanggapan 4 : (Eris Risuda – McDermott Indonesia)

Saya sependapat dgn Pak Isa dalam hal perbedaan pengertian antara continuous
improvement dgn continual improvement.

Term continuous improvement sepanjang pengetahuan saya menghendaki adanya suatu
improvement yg berkelanjutan/secara terus menerus dan setiap saat(smooth) (kalau
merujuk ke e-mailnya Pak Isa "tiap tahap perbaikan tidak ada jeda untuk
evaluasi") dan hal ini adalah suatu hal yang tidak mungkin.

Sedangkan term continual improvement menghendaki adanya jeda untuk evaluasi
(perbaikannya bertahap), menghendaki adanya suatu pembatas minimal agar mutu
yg lebih tinggi yang telah dicapai tidak turun lagi ke mutu yang lebih rendah.

Kalau kita analogikan dalam bentuk garis :

  • continuous improvement itu berupa garis lurus smooth yg ‘menanjak’
  • continual improvement itu berupa garis yg menyerupai tangga naik. (tiap anak
    tangga (garis datar) merupakan saat jeda untuk evaluasi = pembatas)

Saya persilakan juga barangkali ada rekan lain yg lebih faham untuk menjelaskan
secara lebih tepat dan rinci perbedaan dari kedua istilah tsb.

Tanggapan 5 : (Dirman Artib – Amec Berca)

Rekan Eris, Isa dan lain-nya,
Saya sepenuhnya paham terhadap apa yang anda jelaskan dan gambarkan sebagai
garis lurus dan garis seperti tangga, tetapi yang saya ingin ketahui adalah
referensi yang memang men-"translation" perbedaan makna terhadap kedua
terminology tersebut dalam bahasa "kita" (baca ISO 9001:2000). Jelas
dalam buku standard tertulis "continual improvement", tetapi salahkah
saya jika saya menggunakan bahasa "continuous improvement" dalam document
saya? Sedangkan penterjemahan ke dalam bahasa Indonesia "peningkatan yang
berkesinambungan"pun tidak mewakili seluruhnya makna di atas.

Sembari menunggu "examination" yang merujuk kepada bahasa "kita",
saya mencoba meng’examination" objek masalah dengan merujuk kepada "general
UK English" yang di tempat saya sumbernya bisa didapatkan. Salah seorang
dari mereka adalah berlatar belakang sarjana bahasa (jadi tinjauan-nya bisa
lebih akademis dan rasa ‘sensible" nya "accurate" untuk diukur),
hasilnya adalah kedua "terminology" yang kita maksudkan bermakna sama,
tetapi pada fase "interchangeably".

Saya tidak tahu pasti darimana asalnya para consultant QMS, dan pemakai QMS
mengembangkan adanya perbedaan makna tsb. Tetapi mungkin saja sejarah ini berasal
pada saat "draft developing" atau saat ISO TC/176 dan sub comitte-nya
bersidang membahas konsep tertulis ISO 9001:2000, siapa tahu? Tetapi kenyataan-nya
hal ini sudah meng"Indonesia". Semua pihak memakai subjek ini untuk
mengkomunikasikan section 8 dalam buku standard tsb dengan cara yang mirip dan
sama.

Nah, kalo memang ada rekan-rekan yang terlibat pada saat penyusunan draft ISO
9001 atau sub comitte TC/176 silahkan kemukakan sejarahnya. Saya catat bahwa
"salah satu penyebab dari kegagalan para user ISO 9001 di
Indonesia untuk menjadikan ISO 9001 sebagai efektif-nya tool bagi peningkatan
performance system manajemen mereka adalah sikap "YES" kepada consultant-nya,
dan banyak "bahasa gaul" lembaga sertifikasi dan consultant ditangkap
sebagai bahasa legal-nya ISO".

Tanggapan 6 : (Waskita Indrasutanta – Wifgasindo
Dinamika Instument Engineering)

Langsung saja saya mencoba menanggapi pertanyaan dibawah:

  1. Apabila pada sertifikat tidak tercantum apa-apa, maka keseluruhan organisasi
    certified ISO 9001:2000. Kalau organisasi tersebut hanya mempunyai bidang-bidang
    kemampuan installasi/service/after sales service saja, maka keseluruhan certified.
    Apabila organisasi tersebut meningkatkan kemampuan untuk melakukan fabrikasi,
    manufacturing, dsb. maka harus dilakukan sertifikasi bidang-bidang baru tersebut.
    Apabila pada sertifikat dicantumkan untuk bagian-bagian atau proses-proses tertentu
    saja, maka yang certified hanya yang dicantumkan pada sertifikat. Sayangnya
    untuk mengetahui kemampuan-kemapuan organisasi, kita tetap perlu melakukan inspeksi
    atas bidang-bidang yang dinyatakan sebagai kemampuan organisasi tersebut.
  2. ‘Continuous’ dan ‘Continual’ adalah kata-kata yang serupa tapi tak sama.
    ‘Continuous improvement’ berarti improvement terus-menerus yang selalu mempunyai
    rate positif (setiap saat ada improvement); sedangkan ‘Continual improvement’
    berarti improvement berkesinambungan yang mempunyai rate seperti tangga. Jadi
    proses improvement adalah develop improvement sampai implementasi berjalan dengan
    baik, baru develop improvement berikutnya. Pada ISO 9001:2000 dipakai istilah
    ‘continual improvement’, agar kita tidak membuat improvement baru sebelum implementasi
    improvement sebelumnya berjalan dengan baik. Walaupun demikian, improvement
    tetap harus ada. Jadi boleh dibilang ‘continuous’ adalah ‘terus-menerus’, sedangkan
    ‘continual’ adalah ‘berkesinambungan’.

Tanggapan 7 : (M. Isa Ansori – Pertamina)

Kepada Bapak yang bertanya tentang perbedaan ISO 9000 series 1994 vs 2000,
mudah-mudahan attached info berikut berguna.
Attached info (ISO_Comparison.doc) dapat di-download di bawah artikel ini.

Tanggapan 8 : (Waskita Indrasutanta – Wifgasindo
Dinamika Instument Engineering)

Sebagai tambahan,

  • Hubungan antara ISO 9001:2000 dengan ISO 14001:1996 bisa dilihat di Annex
    A ISO 9001:2000. Lihat juga butir 0.4.
  • Hubungan antara ISO 9001:1994 dengan ISO 9001:2000 bisa dilihat di Annex
    B Table B.1 ISO 9001:2000, dan sebaliknya di Table B.2.
  • Pada ISO 9001:2000, QMS ditambahkan mengenai ‘kompetensi’ dan dilanjutkan
    sampai ‘customer satisfaction’.
  • Untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000, semua chapter (4 s/d 8)
    dari ISO 9001:2000 harus di-implementasikan, kecuali butir-butir dibawah chapter
    7 (penggabungan ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 versi 1994) yang tidak applicable
    terhadap kegiatan organisasi.
  • Penjelasan mengenai hubungan antara ISO 9001 dan ISO 9004 bisa dilihat
    di butir 0.3.

Tanggapan 9 : (Eris Risuda – McDermott Indonesia)

Terima kasih buat Pak Isa atas file perbandingannya yg kalau saya bilang file
tsb ringkas, padat dan jelas.
Jika boleh saya simpulkan, berdasarkan file perbandingan tsb bisa dibilang bahwa
pada dasarnya ISO 9001:2000 itu adalah sama dengan ISO 9001:1994 (nggak heran
namanya pun identik) dgn catatan :

  1. Terdapat beberapa klausul dalam ISO 9001:1994 yang disederhanakan atau dibuang
    di ISO 9001:2000.
  2. ISO 9001:2000 mensyaratkan dua hal tambahan yang tidak terdapat dalam ISO
    9001:1994 yaitu Customer Satisfaction dan Continual Improvement.

Dari point 2 di atas saya jadi pengen nanya lagi Pak, utk konsep Customer Satisfaction
barangkali Pak Isa atau rekan lainnya ada yg bisa menjelaskan lebih lanjut apa
maksudnya dan juga penerapannya seperti apa?


Tanggapan 10 :
(Waskita Indrasutanta – Wifgasindo Dinamika Instument
Eng)

Customer-related processes ada dibawah butir 7.2 dari ISO 9001:2000.
7.2.1 dan 7.2.2 mengenai penentuan kebutuhan terhadap produk (dalam ISO 9001:2000,
produk didefinisikan sebagai barang dan/atau jasa) dan review terhadap requirements.

Yang berhubungan langsung dengan customer satisfaction tertulis di 7.2.3 Customer
communication, yang saya kutip (sebagai informasi) sbb:
The organization shall determine and implement effective arrangements for communicating
with customers in relation to

  1. product information,
  2. enquiries, contracts or order handling, including amendments, and
  3. customer feedback, including customer complaints.

Intinya implementasi harus sampai mendapatkan customer feedback termasuk complaints,
dan apakah organisasi melakukan corrective action terhadap complaints. Kalau
organisasi tidak melakukan corrective action dengan perbaikan dari QMS, maka
ini akan merupakan ‘findings’ yang bisa menyebabkan dicabutnya sertifikasi.
Demikian pula bila organisasi tidak mendapatkan customer feedback (dengan bukti-buktinya
dalam bentuk records), ini juga merupakan ‘findings’. Bisa juga customer yang
melaporkan ‘findings’, bila tidak ada permintaan atau komunikasi dari organisasi.

Tanggapan 11 : (Achmad Idwar – Nippon Steel
Batam)

Customer Satisfaction atau Kepuasan Pelanggan Salah satu pengukur kinerja sistem
manajemen mutu yang dilaksanakan dalam sebuah Perusahaan adalah Mengukur kepuasaan
pelanggan atas produk yang kita hasilkan. Perusahaan / Company / Organisasi
harus mampu memantau informasi berkaitan dengan PERSEPSI PELANGGAN apakah telah
memenuhi requirement yang disyaratkan pelanggan.

Ada tiga metode yang dapat dilakukan untuk mendapatkan data-data Kepuasan Pelanggan
yaitu :

  • Metode Tak Langsung – dengan mengirimkan / memberikan KUESTIONER kepada
    pelanggan.
  • Metode langsung – Interview dan Survey.

Continual Improvement – Perbaikan terus-menerus ada tiga hal yang menjadi sasaran
MANAGEMENT/ ORGANISASI dalam melakukan perbaikan terus menerus :

  1. Perbaikan atas KINERJA PROSES
  2. Perbaikan atas AKTIFITAS
  3. Perbaikan atas PRODUK

Untuk melakukan perbaikan atas Manajemen Mutu kita lakukan analisa atas atau
kita ambil pedoman kepada :

  1. KEBIJAKAN MUTU Perusahaan
  2. SASARAN MUTU
  3. HASIL INTERNAL / EXTERNAL AUDIT
  4. ANALISA DATA
  5. TINDAKAN KOREKSI dan PENCEGAHAN
  6. TINJAUAN MANAGEMENT dengan MANAGEMENT REVIEW


Tanggapan 12 :
(Dirman Artib – Amec Berca)

Saya melihat ada perbedaan antara organisasi yang melakukan upgrade dari ISO
9001:1994 dan yang langsung merobah total system management-nya dengan ISO 9001:2000
(termasuk yang langsung "buy in" dengan system edisi terakhir ISO
9001 ini).

Dari kebanyakan rekan-rekan di sini, feeling saya adalah anda mengalami proses
upgrade dari edisi 1994 ke 2000. Sehingga pandangan dan strategy serta "best
practices" anda sangat dipengaruhi oleh system lama (baca 1994) tsb.

Terlepas dari kekurangan system lama dan kelebihan system edisi baru (kalau
diungkapkan di sini akan memakan tempat yang banyak), maka saya hanya mengajak
untuk kembali kepada prinsip "pendekatan proses" yang diadopt system
2000 ini.

Karena dari pandangan dan hasil diskusi dengan rekan-rekan lain di seberang
sana (baca eropa dan amerika), maka banyak kegagalan dalam mentransformasikan
system 20 element (baca edisi 1994) kepada system pendekatan proses (baca edisi
2000). Kegagalan ini dalam konteks menjadikan system manajemen terdokumentasi
ini "ISO 9001:2000" menjadi sebuah tool yang handal dalam rangka efektifitas
dan efisiensi system manajemen tersebut.

Saya akan katakan bahwa persyaratan standard seperti adanya "continual
improvement" dan "customer satisfaction" juga harus dilakukan
sebagai sebuah proses yang saling berinteraksi dan diukur effektifitas dari
strategy kita dalam mengimlementasikan-nya. Sebagai sebuah proses maka yang
harus kita validasi terlebih dahulu adalah input-nya. Semakin baik dan tepat
inputnya, maka akan semakin baik pula hasil/output. Semakin banyak input maka
dalam teori manajemen akan semakin banyak pula aspek yang dipertimbangkan dalam
proses pengambilan keputusan akan semakin baik pula keputusan tersebut dibuat.

Contoh : Banyak kita hanya terfokus input untuk customer satisfaction process
adalah external customer, tetapi pernahkah kita berfikir bahwa internal customer
(baca interested parties) seperti kolega kita yang berinteraksi dengan kita
sehari-hari juga terpuaskan? Pernahkah HRD mendengar keluhan karyawan dan memproses
keluhan tersebut dan seterusnya mengukur kinerja hasil dari proses pengambilan
keputusan tsb? Kenapa semakin banyak karyawan yang undur diri jika kita anggap
kinerja HRD bagus ?

Atau dalam contractor EPC, pernahkah pihak yang mendukung project management
(proposal, planning, HRD, operational) mengukur kepuasan proses pelayanan dari
group mereka sendiri yang mengkalkulasi harga, menandatangani kontrak dengan
customer, menyediakan sumber daya (orang, duit, fasilitas lain) ?

Mulailah untuk membuat kerangka pemikiran dari "pendekatan proses"
yang lebih menyeluruh dan comprehensive, lupakan sistem pengkotak-kotak-an element
mutu yang jumlahnya 20 pada edisi 1994, dan jangan cepat ambil keputusan "instant"
untuk melihat pelanggan puas dengan hanya mengirim kuis dan mendapatkan informasi
dari kuis bahw " I have satisfied my customer", customer yang mana
?

Untuk membuka mata kita terhadap pengertian pendekatan proses maka saya ajak
anda untuk mencermati contoh dua proses yang ada di sebuah organisasi (ini memang
nyata ada tetapi saya tidak bisa menyebutkan nama organisasi-nya demi "ethics")
:

  • Proses perencanaan dan pematangan strategy untuk memenangkan tender
  • Proses pembangunan positif "image" masyarakat kepada organisasi
    untuk mencapai sukses sosialisasi "trade mark".

Tanggapan 13 : (Khoiri Ali – Tetrapak)

Sehubungan dengan pembahasan masalah ISO-9001 : 2000 tersebut, perkenankanlah
saya mohon bantuan untuk dijelaskan masalah QUALITY ASSURANCE dan QUALITY CONTROL.

Karena pada saat ini di tempat saya bekerja ada perbedaan persepsi mengenai
:

  1. Definisinya
  2. Persamaan dan Perbedaannya
  3. Tugas dan tanggung jawabnya

Mohon Bapak-bapak yang mempunyai referensi untuk membantu menjelaskan hal ini.
Dan saya berharap bisa menambah pengetahuan kita bersama.

Tanggapan 14 : (Achmad Idwar – Nippon Steel
Batam)

Dear P’ Khoiri
Saya berbicara berdasarkan pengalaman saja :

QUALITY ASSURANCE (QA) : Dalam perusahaan Oil & Gas bertindak seperti Pembuat
Peraturan / Prosedur Kerja / Instruksi Kerja / Perencanaan pekerjaan dibuat
di QA

QUALITY CONTROL (QC) : Bertindak sebagai pelaksana atas Peraturan / Prosedur
Kerja / Instruksi Kerja / Mengawasi pelaksanaan pekerjaan agar kualitas tetap
terjaga dan dapat dipertanggungjawabkan jika dilaksanakan Audit.

Persamaannya kedua Dept. harus mampu menjaga / Menjamin bahwa produk yang dihasilkan
memiliki kualitas Memiliki record-record atas kualitas pekerjaan.

Tanggapan 15 : (Khoiri Ali – Tetrapak)

Dear P’ Achmad Idwar, Secara garis besar, saya memahami kedua definisi tersebut.
Dan saya kira tidak ada perbedaannya dengan pendapat saya.

Nah, sekarang saya ingin melanjutkan pertanyaan mengenai QA/QC tersebut.

  1. Saya sangat setuju jika ada pembagian tugas sebagai berikut;
    QA adalah yang meyakinkan bahwa produk yang akan dibuat sesuai dengan Customer
    requirement, Code, Standard maupun Peraturan Pemerintah setempat. Sehingga berdasarkan
    keilmuan dan pengetahuannyam, QA akan membuat Peraturan /Prosedur Kerja/Instruksi
    Kerja/Perencanaan pekerjaan Dll. Sedangkan QC adalah yang menjalankan Peraturan/Prosedur
    Kerja/Instruksi Kerja/Perencanaan pekerjaan yang ditetapkan QA tadi. Dan dalam
    melaksanakan pekerjaannya QC akan mengeluarkan report mengenai CONFORMANCE atau
    NONCONFORMANCE berdasarkan aturan/prosedure/WI tersebut diatas. Saya mengambil
    contoh dalam pembuatan part dengan toleransi +-3mm. Jika QC menemukan pengerjaan
    di produksi melebihi batas toleransi ini maka QC membuat NCR (Nonconformance
    Report). Nah, sekarang pertanyaannya adalah siapakah yang harus mem-follow up
    NCR tersebut? Apakah QC yang notabene adalah pelaksana aturan? ataukah QA yang
    katanya lebih tahu dan pintar dari pada QC? (QA kan yang tahu CODE, Customer
    Req dll).
  2. Hasil akhir dari perusahaan pastilah document yang berisi report dari sertifikasi,
    inspeksi dan test2 yang dilakukan. Dan Documen tersebut akan dikirim ke CUSTOMER
    berupa: mungkin MDR (Manufacturing Data Report), TeM,.dll. Pertanyaannya, Siapakah
    yang mempunyai hak dan tanggungjawab untuk membuat dan menandatangani document2
    tersebut? QA atau QC?

Tanggapan 16 : (Achmad Idwar – Nippon Steel
Batam)

  1. Kita lihat dahulu apakah Work Instruction / Procedure yang salah dalam menentukan
    paramater atau saat Fabrikasi – Inspection tidak dilakukan atau Work Instruction
    / Procedure tidak diikuti Jika NCR atau ketidaksesuaian didapat dari Fabrikasi
    karena kesalahan saat produksi tidak mematuhi Work Instruction atau tidak mengikuti
    Prosedure yang telah di Approved oleh Customer tentunya Corrective Action harus
    ditangani QC tapi jika kesalahan aturan ketidaksesuaian dengan Customer requirement
    dan hal ini tercantum salah parameter dalam Work Instruction atau Procedure
    maka QA lebih bertanggungjawab untuk membuat Corrective Action.
  2. QC, karena saat Fabrikasi QC yang banyak mengetahui segala Problem yang terjadi
    dilapangan dan mampu menjawab setiap pertanyaan yang berhubungan dengan MDR
    tersebut, QA cukup mereview apakah isi dari MDR sudah sesuai dengan Customer
    Requirement.

Tanggapan 17 : (Dirman Artib – Amec Berca)

Pak Khoiri Ali dan rekan-rekan,
Definisi yang tepat di antara kedua fungsi tersebut exist di dalam ISO 9000:2000,
tetapi "interpretation" atau tafsir terhadap pengertian philosophy
nya harus ditransformasikan ke dalam bentuk bahasa sederhana dan
peng-artikulasi-an yang mudah dipahami.

Bahasa gaul "model"nya begini :
Sejarah Quality Control
QC lebih kepada fungsi pengendalian terhadap produk (produk bisa berarti pelayanan).
Sebelum lahirnya QMS orang hanya mengenal fungsi QC System yang inti dari aktivitasnya
adalah melakukan inspeksi dan pengukuran terhadap produk. Ini dekat sekali dengan
"produk cacat" dan "produk tidak cacat/bagus". Jika cacat
harus diperbaiki kalo bisa dan dibuang kalo tidak bisa lagi diperbaiki. Di lihat
dari "stage events" fungsi QC dilakukan setelah produk di buat dan
ada hasil yang bisa dicermati/inspeksi dan diukur dengan alat ukur atau tool
ukur lain-nya.

Tetapi orang mulai berpikir bahwa pengendalian lebih awal sebelum kesalahan
dibuat akan lebih baik dalam hal menekan resiko kerugian biaya dan waktu. Nah
itu lah awal untuk rencana sebuah ide harus dibuat makanya lahir "QCIP=
Quality Control Inspection Plan". Perencanaan melibatkan :

  • Kapan diukur/diinspeksi ?
  • Apa yang harus diukur/diinspeks/duji ?
  • Siapa yang harus mengukur dan menginspeksi/menguji?
  • Bagaimana cara mengukur dan menginspeksi/menguji ?

Kesalahan dalam menentukan pertanyaan di atas akan berakibat "cacat produk"
juga.

Jadi orang mulai berpikir bahwa harus ada sebuah metode yang sistematik supaya
semua-nya effektif, "methode inspeksi benar" dan "barang yang
dihasilkan juga akan benar".
Nah dari sinilah Quality Assurance System berkembang menjadi suatu disiplin
yang spesifik di mana tujuan akhirnya adalah metode yang sistematik dalam hal
untuk menjamin bahwa kita melakukan hal dengan benar dari awal "stage events".
Systematik berarti semua target, rencana, metode, kriteria harus terdokumentasi
sebagai sebuah jaminan terhadap mutu "quality" yang akan dicapai.
Dan satu lagi, metode ini harus mampu untuk diaudit dan ditelusuri serta mudah
dikomunikasikan dan dimengerti oleh pelanggan . Kata kunci-nya adalah "mampu
audit".

QC tumbuh menjadi disiplin tersendiri pula dengan teknology sendiri pula di
mana sub displin-nya adalah :

  • Inspeksi (welding inspector, pre-shipment inspection, safety inspection,
    chemical hazard inspection, etc)
  • Pengujian ( NDE/NDT, Performance Test, Laboratory Test, etc.)

Tetapi kenyataan-nya walaupun ada QA System, kesalahan tetap juga ditemui, apa
yang salah ? Nah, orang mulai menemukan jawaban bahwa ada aspek lain yang juga
mempengaruhi "quality" seperti tanggung jawab, komitmen dan leadership
pihak manajemen, perbedaan penafsiran kontrak/order, kesalahan dalam mengkomunikasikan
produk dan karakteristiknya. Sehingga lahirlah "Quality Management System"-Sistem
Manajemen Mutu. Disanalah kita temui bahwa kontrak harus ditinjau sebelum disahkan,
sistem komunikasi harus ditetapkan, top manajer harus menjadi penaggung jawab
utama dan-lain-lain.

Hal lain :
Ini lah yang sering saya temui pada "maaf" pada perusahaan/organisasi
di Indonesia. Mereka melihat bahwa QA kerja-nya membuat prosedur. Ini adalah
suatu strategy yang SANGAT SALAH. Prosedur kerja, Instruksi kerja atau dokumen
apapun namanya untuk keperluan sebuah "management system" harus dibuat/dikembangkan
oleh pihak yang memakai dokumen tsb sebagai "tool" bekerja atau melaksanakan
aktivitasnya. Pengembangan ini dilalui "best practice" mereka sendiri
dan di atas budaya kerja "culture’ mereka sendiri. Sehingga mereka mempunyai
"ownership" dan mudah untuk mengidentifikasi "potential of improvement"
di masa yang akan datang.

Coba anda bayangkan jika prosedur untuk "erection boiler" dibuat dan
dikembangkan oleh orang QA yang sangat jauh dari kompetensi edukasi, skill dan
pengalaman tentang alat angkat ? Tidak mungkin QA akan competent terhadap semua
bidang kecuali jika QA nya adalah SUPERMAN.

Masalah siapa yang akan menandatangani:
Siapapun bisa menandatangani dokumen apapun asal :

  • Ditentukan dalam premises dokumen anda (prosedur, proses map atau apapun
    namanya) berdasarkan pertimbangan resiko "risk assessment"
  • Orang tsb. Mempunyai kompetensi terhadap bidang tsb.(Standar Kompetensi
    ditentukan sendiri oleh organisasi anda)

Nah, dari sini dapat saya katakan bahwa kita dapat mengukur performance atau
pun class dari QMS sebuah perusahaan dari "competency standard’ yang mereka
tetapkan. Nah, apakah perusahaan anda termasuk "worl class performance
of management system?’

Sertifikat boleh sama-sama ISO 9001 bung, tetapi "class" nya bisa
berbeda. Ada yang pemula, ada yang dalam perjalanan sertifikat, ada yang sekedar
memenuhi standard aja untuk ikut tender, ada yang sudah mature, ada yang sudah
kelas dunia dan mendapat "award" dari MNQA, SQA dan lain-lain.

Demikian saja, walupun sebenarnya diskusi bisa lebih panjang lagi jika kita
memunculkan temabaru "Bagaimana sejarahnya QMS melalui pendekatan proses
alias versi 2000 ini ?"