Rangkuman Diskusi Mailing List Migas Indonesia (Juli 2003) ini membahas tentang dilema para buyers. User vs buyers. Bagaimana mengatasi perbedaan konflik kepentingan di antara mereka?

Pertanyaan : (Anita Kentjanawati – BP Indonesia)

Pada proses pengadaan, dimana fungsi Users dan Buyers dibedakan (krn ada perusahaan
yg menyatukan fungsi tsb) Proses pengadaan barang dimulai dari pihak users yang
ingin dibelikan barang oleh Buyer. Biasanya antara Buyers dan Users berbeda
pendapat antara perlu tidaknya membeli produk dengan Brand

Users yg setiap harinya melakukan maintenance mesin, ingin sparepart yg dibeli
sesuai dengan mesin tsb. Buyers yg setiap hari melihat bermacam produk, mendengar
dan melihat pesatnya perkembangan dan kemajuan teknologi dan design, mengetahui
bahwa ada produk sejenis yg dapat dipakai dengan harga lebih murah. Ketika Buyers
mengusulkan membeli produk subsitusi kepada Users, Users marah besar. Buyers
dibilang sok pinter, sok menggurui, dan maunya beli barang yg murah. Buyers
karena tanggung jawabnya, sebisa mungkin membeli barang melalui proses tender
(kompetisi) untuk mendapatkan harga yg seekonomis
mungkin. Sedangkan kalau beli barang Brand, biasanya prosesnya melalui Tunjuk
Langsung sehingga tidak kompetitif.

Users tetap tidak mau menggantikan barang Brand dengan barang substitusi, bukan
karena ego, tapi mungkin karena tidak mau ambil resiko. Siapa yg mau tanggung
jawab bila terjadi blow out hanya disebabkan kesalahan pembelian sparepart.
Karena selama ini belum pernah dilakukan test apakah barang substitusi tsb mempunyai
quality yg sama dengan barang Brand yg selalu dijamin sama sertifikat (padahal
kadangkala sertifikat juga bisa dipalsukan).

Buyers juga sering di ketawain Suppliers, karena tidak berani mencoba barang
Substitute. Karena banyak barang misalnya Valves, yg banyak diproduksi di China
harganya murah, qualitasnya juga bagus. Harganya bisa murah karena upah buruh
di China sangat murah, dibanding produk sejenis yang dibuat di Amerika.

Bagaimana sikap anda, para Buyers? Tetap berusaha meyakinkan End Users, karena
kebetulan secara aggregate,
jumlah pembelian perusahaan dalam setahun untuk jenis barang Brand tsb mempunyai
nilai yg cukup besar US$nya. Sehingga perlu diadakan test untuk mengetahui performance
dari barang Substitute.

Atau supaya gampang, duit perusahaan ini, mahal tak apalah … yah … beli
aja deh … apa yg diminta oleh Users. Kemahalan harga sebagai trade-off resiko
yang tidak mau ditanggung oleh pihak pembeli. Jadi akhirnya, kita membeli barang
termasuk membeli rasa aman karena barang Brand sudah dijamin sertifikat.

Tanggapan 1 : (Dewi Suminar)

Saya mendapat kesan betapa berat nya tugas seorang buyer, di mana dialah yang
harus meyakinkan user nya untuk berani menggunakan product lain, agar dapat
mengurangi cost production dan meningkatkan efisiensi perusahaan. Berarti seorang
buyer harus bisa juga mempresentasikan suatu barang, seperti ketika sang vendor
mempresentasikan barang nya kepada seorang buyer. Padahal buyer tersebut setiap
hari menangani berbagai macam product dan brand dan kadang untuk memahami suatu
produk diperlukan latar belakang ilmu pengetahuan tertentu yang tidak dapat
langsung dimengerti dalam waktu hanya
sehari-dua hari.

Apakah ini karena masalah kode etik suatu perusahaan yang membatasi pertemuan
antara user dan supplier?

Tanggapan 2 : (Samidi – Stoltoffshore)

Sebagai buyers sering kali saya mengalami kejadian seperti apa yang diceritakan
oleh ibu Anita, Kalau saya perhatikan dilema seperti ini ujung-ujungnya hukum
rimba juga. Siapa yg kuat / punya wewenang dia yg menang.

Saya pernah kerja di dua kondisi perusahaan berbeda, yaitu Perusahaan "A
"dimana otoritas procurement / pembelian lebih tinggi dari user. Sedangkan

perusahaan "B" dimana users begitu berkuasanya sehingga bisa melakukan
deal thd supplier utk kemudian di buatkan purchase order (PO) kepada buyer,
jadi fungsi buyers cuma administor aja, Without negotiation.

Pada perusahaan "A" buyers dapat melakukan pembelian spare part mulai
dari made in Taiwan, OEM, atau brand lain selama spec yg dinginkan oleh buyers
terpenuhi. Ini tentu saja masih sejalan dengan visi procurement yg dibatasi
oleh budget tahunan sementara permintaan yg diajukan oleh users kadang-kadang
diluar apa yg telah mereka budgetkan.

Misalkan ada suatu permintaan dari user " Pensil 2B merk G". Sebagai
buyer apakah kita hanya akan meminta penawaran (RFQ) seperti apa yg ditulis
users?. Tentu sebaiknya kita juga meminta pensil 2B dari merk, A, B,C, D. Mana
yg murah dan delivery tercepat itu yg harus kita ambil.

Demikian juga dalam kasus pembelian spare part banyak kejadian dimana delivery
time tdk dapat dipenuhi oleh supplier ketika deadline sdh tiba. Ada kasus begini
"Dalam suatu tender Re-new Main Engine dimana supplier A menawarkan harga
200 dgn delivery time 3 hari, sedangkan perusahaan B dgn harga 150 selama 5
hari mana yg harus kita pilih?. Disinilah analisa dan insting seorang buyers
bekerja yg sering keputusannya bertentangan dengan si users.

Jadi konflik karena kepentingan antara user dan buyer akan selalu terjadi.
Gimana cara mengatasinya? ada pendapat lain?…………….

Tanggapan 3 : (Ganapati Sjastri Satyani – Pertamina)

Pak Samidi dan rekan2 lain,
Menurut hemat saya antara users dan buyer tidak perlu terjadi kondisi "siapa
yang harus dimenangkan". Saya yakin bahwa baik user maupun buyer bekerja
untuk kepentingan Perusahaannya, jadi yang seharusnya menang adalah kepentingan
Perusahaan itu.

Nah untuk mengatasi hal ini user dan buyer dapat duduk bersama merumuskan kepentingan
Perusahaan itu dan bagaimana memenangkannya lalu dituangkan dalam suatu prosedur
yang nantinya ditulis dalam system eProcurement, misalnya. Ini yang akan berjalan
dan karena yang menjalankan adalah mesin maka sampai system itu diupdate atau
dikoreksi maka prosedur itu masih akan bekerja sesuai dengan cetak birunya.
Campurtangan baik user maupun buyer menjadi dibatasi dan yang lebih banyak,
saya lihat, adalah proses pengambilan keputusan yang lebih bersifat kolektif
tidak hanya di satu sisi "user saja" atau "buyer saja".

Tanggapan 4 : (M. Nashar)

Ibu Dewi,
Memang dibeberapa perusahaan biasanya ada kode etik yang diterapkan mengenai
user dan buyer , bahkan di perusahan multi nasional dilarang keras adanya pertemuan
user dan buyer ditempat selain di office misalnya mengajak lunch atau dinner
di cafe, bila hal ini terjadi biasanya langsung atasnya menegor atau menlakukan
surat peringatan yang keras atau bila hal tersebut dianggap sangat menyimpang
yang bersangkutan dapat difired karena hal tersebut dianggap akan menimbulkan
confict of interest

Tanggapan 5 : (Anthon Panggabean – Oaktech)

Ibu Dewi dan Pak Nashar,
Kalau boleh ikut komentar, maka saya katakan bahwa kedua belah pihak sebenarnya
mempunyai peran penting bilamana kita melihat dari kaca mata Company. Target
Company didalam pengadaan adalah bagaimana mendapatkan suatu barang yg paling
tepat (unit ataupun spare parts) sehingga Company mendapatkan biaya operasi
secara ekonomis dan operasional yg optimal secara berkesinambungan.

Kendala yg sering dihadapi didalam pemikiran saya ialah, kurangnya pengertian
dari pada user ataupun buyer didalam target dan rencana Perusahaan. Sebagai
contoh user tidak mengerti bagaimana prosedure pembelian sampai barang itu tiba
di gudang dengan document yg harus lengkap, sementara buyer tidak mengerti sejauh
mana keperluan barang dimaksud dan apa resikonya bila harus menggantikan spare
parts/ unit dari merek lain secra teknis dan secara ekonomis dimana bila terjadi
masalah (barang tidak tepat guna) yg dirugikan adalah Company itu sendiri karena
akan terjadinya production lost, longer time to repair/dismantle, cost untuk
membayar vendor yg stamby kalau ada dsb.

Yg paling harmonis ialah kalau buyer, juga mengerti akan material dan sedikit
akan process dari plant yg dimaksud. Demikian pula user perlu pngetahuan akan
process pembelian, serta informasi dari vendor bagaimana general process pabrikasi
mulai dari entry order ke pabrik, pembelian raw material hingga process tahapan
berikutnya serta shipment dengan segala documentasi yg diperlukan sehingga user
dapat merencanakan pembelian dengan baik. Biasanya user mau cepat tanpa mengindahkan
lead time, dan procedure diatas.

Tanggapan 6 : (Dirman Artib – Amec Berca)

Anita, Dewi, Ganapati, Nashar dan rekan-rekan lain yang tertarik terhadap tema
diskusi ini. Tidak hanya buyers vs users yang diidentifikasi adanya perbedaan
interest antara berbagai fungsi dalam sebuah organisasi. Tetapi juga :

  • Production Operator vs Maintainer
  • Personnel Recruiting (HRD) vs End User
  • Design Engineers vs Field Engineers
  • Drivers vs Passengers
  • Team Tender vs Team Executor

Maintainer interest terhadap kondisi alat yang mengalami gangguan atau kerusakan
yang harus secepatnya diperbaiki, tetapi production opearator bilang bahwa alat
ini tidak bisa di"shutdown" untuk dilakukan perbaikan karena akan
menghentikan produksi (atau paling tidak mengganggu operasi produksi).
Tidak semestinya users tidak peduli cost atau efficiency, atau tidak semestinya
pula buyers tidak peduli ke -handal- an secara teknis sebuah "goods"
yang harus dibeli. Tetapi seorang buyers juga tidak boleh untuk me-makna-i efisien
itu adalah hanya harga yang murah, tetapi juga kualitas yang handal dalam pengertian
yang menyeluruh dan terintegrasi. Jika terjadi kegagalan dalam hal pemakaian
sebuah goods, ini juga bukan murni harus dibebankan kepada buyers yang berani
mengganti sukucadang asli atau brand alternatif.

Persoalannya terletak pada mekanisme pengambilan keputusan untuk mencapai keduanya
EFEKTIF dan EFISIEN. Teori-nya dalam sebuah system management yang terintegrasi,
semua pihak yang berkepentingan harus memberikan input terhadap proses tersebut.
Jika ada suatu ketidakpastian "uncertainty" , maka resiko "risk"
harus diidentifikasi dan perencanaan dalam mengendalikan risk tsb harus dibuat
dan didokumentasikan sebagai bagian hasil "output" dari proses pengambilan
keputusan itu. Kalau perlu ada sebuah "contigency plan" nya dan yang
lebih buruk adalah "disaster recovery plan" harus disiapkan.

Maka yang perlu ditekankan di sini adalah, sebuah proses harus melibatkan semua
pihak berkepentigan "involving people" sebagai bagian sistematika
sebuah sistem untuk membangun "ownership". Konsekuensi dari outputnya
harus ditanggung bersama, tetapi perencanaan untuk mengantisipasi resiko juga
harus dibuat beserta skenarionya.

Silahkan review mekanisme anda (management plan, methods, procedures, tools
and techniques s/d form records yang ada. Apakah sudah merepresentasikan aspek
integrasi ? Jika belum, usulkan untuk direvisi untuk system improvement.

Tanggapan 7 : (Hendarto Noegroho – Bayer Urethanes
Indonesia)

Saya berpendapat baik end user maupun buyer harus berorientasi pada tujuan
perusahaan (company goal), satu dari tujuan perusahaan supaya produknya lebih

kompetitif adalah dengan cara mengurangi production cost atau dalam bahasan
ini
disebut dengan biaya pembelian material dengan cara multi sourcing (tidak hanya

beli material yang branded saja).

Yang perlu dipertimbangkan adalah bukan hanya cost of material saja yang berpengaruh
menurunkan production cost, tetapi juga ada cost of equipment reliability. Artinya
seberapa besar biaya yang harus dikeluarkan akibat peralatan yang tidak reliable
(alat tsb sering ngadat dsb sehingga produksi terganggu) dibandingkan dengan
harganya??

Jadi dalam memutuskan untuk beli barang yang branded maupun yang tidak branded
baik end user maupun buyer haruslah berpatokan pada cost and benefit analysis.
Bila cost > benefit —> keputusan untuk membeli barang yang non-branded
harus dibatalkan, tetapi bila sebaliknya kenapa takuutt???.

So dalam kasus ini tugas end user adalah memberikan informasi spesifikasi teknis
selengkap-lengkapnya pada buyer, sedangkan pihak buyer bertugas untuk mencarikan
barang yang sesuai dengan spesifikasi dari end user dengan harga yang sekompetitif
mungkin. So dalam hal ini tidak ada satupun yang bertugas paling berat, yang
ada adalah bagaimana membentuk super team (antara end user dan buyer) sehingga
tujuan perusahaan untuk mengurangi ongkos produksi dapat tercapai.