Rangkuman Diskusi Mailing List Migas Indonesia (Juli 2003) ini membahas mengenai As built drawing. Apakah standarisasi dari pernyataan ‘As_built’ itu, dan adakah konsekuensinya jika didapatkan data di lapangan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam dokument as built yang diberikan?

Pertanyaan : (Yudiantoro Solehudin – Alstom
Power)

Dalam hal memulai suatu pekerjaan perluasan (extension project), dalam hal
ini engineering stage, kebutuhan akan data existing (keadaan sebelum diperluas)
sangatlah di perlukan, yang menjadi permasalahan existing data tersebut sulit
didapatkannya, baik dari owner maupun dari previous contractor yang menanganinya.

Salah satu kesulitan pengambilan data dari owner, yaitu data yang diperlukan
tidak ada (not available data), bisa juga data yang terhimpun oleh owner tidak
berupa data situasi akhir (As built) dari yang ada. Dari point data "As-built"
inilah yang saya ingin tanyakan kepada rekan-rekan di mailing list. Apakah standarisasi
dari pernyataan "As_built" itu, dan adakah konsekuensinya jika didapatkan
data di lapangan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam dokument as built
yang diberikan, dikarenakan menyangkut cost untuk inspeksi keadaan sebenarnya
dilapangan,

Untuk data sebagai sandaran dimulainya pekerjaan yang dijadikan referensi kerja,
apakah cukup dokumen yang di_stempel As built itu saja sebagai sandaran, ataukah
dokumen yang dengan nomor dokumen, establishnya, checker yang dilengkapi dengan
tanda tangannya (sebagai informasi ada beberapa dokument tanpa nomor dokument
(hanya berupa liftlet).

Tanggapan 1 : (R Gautama)

As build drawing adalah gambar yang sesuai dengan dilapangan ketika konstruksi
selesai, namun dengan tahun berlalu adakalanya terdapat tambahan item (konstruksi)
yang tidak dimasukkan ke dalam "last as build drawing" tersebut atau
memang filing gambar dari owner yang kacau balau. adalah penting peranan owner/orang
lapangan dari owner untuk mendapatkan informasi sejelas mungkin yang biasanya
akan dijelaskan dalam pre-tendering.

Semua data mengenai pekerjaan tesebut adalah penting, berupa gambar yang bapak
maksud, dimana nanti akan ada sorting dimana akan dipilih gambar2 yang memang
bermanfaat. dari cuplikan data yang bapak temukan nanti akan dipadukan menjadi
satu sehingga mendapatkan gambaran komprehensive mengenai situasi lapangan.
perlu diperhatikan tanggal gambar tersebut jika kurang dari tanggal as built
kemungkinan itu sudah out of date. memang informasi di lapangan tidak dapat
digantikan oleh informasi lain dari pada pengamatan langsung.

Jalan belakang "mungkin" dapat dikerjakan adalah meminta orang yang
udah dilapangan (misalnya mandor lokal yang dikenalin ama owner) untuk melaporkan
kondisinya dan memfoto beberapa titik yang dianggap oleh kita perlu. Tentunya
orang tersebut perlu diberi persekot yang sesuai.

Tanggapan 2 : (Slamet Suryanto – Pertamina)

Mas Yudi,
Menurut pendapat saya, jika saya kontraktor, adalah prioritas untuk meyakinkan
bahwa fasilitas setempat yang menjadi obyek proyek perluasan apakah mempunyai
apa yang disebut MOC (Management Of Chenges) atau apapun namanya perusahaan
EPC kadang-kadang menyebutnya Management Of Concesion).Jika MOC telah dijalankan
dengan baik (dimana ada bukti pernah dilakukan audit untuk subyek tersebut)maka
kita dapat berasumsi bahwa As Built documents dapat dipakai sebagai acuan awal
dalam engineering stage.

Bagaimana jika hal-hal tersebut belum atau tidak pernah dijalankan? Saya akan
meminta komitmen dari facility owner untuk menjamin ketersediaan data yang mutakhir
tepat waktu dan hal ini merupakan kebiasaan dalam EPC Contract. Bagaimana jika
owner tidak bisa memberikan jaminan tersebut? Setidaknya ada 2 strategi yang
dapat dilakukan yaitu mengajukan additional cost untuk case tersebut(sebelum
tender) atau mundur dari proses tender. Dalam hal terakhir yang kita hadapi
akan banyak kendala risiko yang tersembunyi dimana akan menguras sumber daya
perusahaan. Maunya untung malah buntung, kan?

Pengalaman pada saat melakukan HAZOP dimana as built drawing kurang meyakinkan
ternyata memboroskan waktu yang tidak sedikit.

Tanggapan 3 : (M. Nashar)

Pak Yudi
Sebenarnya As Built Drawings adalah dasar dari suatu bangunan atau gambar project
sebelum dimulai (Blue Print), kalau ada penambahan seharusnya hal tersebut di
revisi secepatnya malah seharusnya digambar dulu As Built Drawingnya sebelum
pengerjaan di lapangan dimulai.

Sepegetahuan saya cukup banyak perusahaan kita tidak memiliki as built drawing
yang lengkap dan teratur, seharusnya as built drawing tentunya ada no document
, checker dan authorize. Alasan lain adalah terlalu memakan tempat memang dapat
dibayangkan bila suatu project refinery karena untuk bangunan misalnya lima
tingkat setidak-tidaknya ada lebih dari 20 as buit drawing ukuran A0 karena
tidak hanya konstruksi tapi juga electrical , mechanical dll.

Peyelesaian dari masalah ini beberapa telah menerapkan program computer seperti
Autocad dll untuk pembuatan gambar tersebut atau biasa disebut digitize hal
ini jelas tidak perlu memakan tempat yang besar.

Tanggapan 4 : (Ramzy SA – Radiat Utama)

Mas setahu saya as built drawing itu justru gambar setelah terjadi perubahan
alias final drawing, sebab kalau sebelumnya disebut design drawing, ada lagi
fabrication drawing, nah setelah selesai baru dibuat as built drawing sebagai
contoh kalau membuat bejana tekan design drawing itu dibuat oleh bagian engineering
kemudian dijabarkan menjadi fabrication drawing, agar di lapangan para pekerja
tahu lokasi nozzle dsb. nah setelah selesai biasanya ada perbedaan ukuran sedikit,
juga ketebalan juga nozzle orientation itu semua didata dan dibuat as built
drawingnya.

Tanggapan 5 : (Slamet Suryanto – Pertamina)

Setuju dengan Pak Ramzy bahwa As Built Drawing diisu setelah suatu commisioning
atau bahkan setelah start-up selesai atau bahkan setelah masa garansi dilakukan.
As Built Drawing dibuat berdasarkan kondisi terakhir sebagaimana terpasang pada
tahap Commisioning/Start up/Pelimpahan dimana pada saat tahap construction menggunakan
For Construction Drawing. As Built Drawing telah mengcover hal-hal yang mungkin
terjadi perubahan pada For Construction Drawing pada saat tahap Construction
(installation, change request, mechanical completion, site acceptance test,
pre-commisioning). Perubahan yang terjadi antara For Construction Drawing dengan
As Built Drawing sangat bervariasi antara tidak ada perubahan sampai dengan
major changes. As Built Drawing juga merupakan salah satu dokumen serah terima
antara contractor dengan owner sebelum project closing-out.

Tanggapan 5 : (Dana Ardian – Exxon)

Design dasar dari suatu project dituangkan dalam bentuk "blue print"
yang kemudian dicetak untuk konstruksi sebagai "design drawing" .
Di dalam design drawing disertakan "fabrication drawing" yang merinci
khusus detail fabrikasi. Seringkali Civil/Construction Engineer membuat perubahan
di lapangan berdasarkan input dari engineer lain ataupun berdasarkan "punch
list", kemudian perubahan tersebut dituangkan ke dalam bentuk "As
Built’ drawing yang notabene berbeda dari design drawing. "As Built"
drawing adalah final drawing yang merupakan dokumen yang akan di hand over kepada
client.

Tanggapan 6 : (M. Nashar)

Pak Dana, Pak Slamet, Bapak -bapak
Anda benar as built drawing adalah gambar yang mencantumkan perubahan dari design
asli (blue print) saya agak mixed up mengenai hal itu.

Pertanyaan dari Pak Yudi adalah apakah sebuat as built drawing cukup distempel
kalau diperusahaan saya as built drawing tetap harus ada no document, drafter,
checker dan yang bertanggung jawab misalnya manager atau cukup supervisor. Penyimpanan
juga harus baik karena segala sesuatu mengenai bangunan tersebut adalah berdasarkan
dari as built drawing yang terakhir. Malah untuk bangunan misalnya hotel as
built drawing adalah faktor yang penting karena dari gambar tersebut dapat dibuat
misalanya untuk safety operating procedure dll

Tanggapan 7 : (Donald Panjaitan)

Secara kontraktual as built drawing adalah suatu keharusan dan dalam kontrak
biasanya as built drawing memiliki bobot tertentu, karena drawing ini merupakan
data yang harus dipergunakan oleh yang berkepentingan untuk maintenance, pengembangan
dll. Jadi secara de jure as built drawing harus distempel, di tandatangani/paraf
oleh drafter, supervisor/manager dari builder untuk keabsahannya.

Karena namanya as built drawing, yah harus merupakan jiplakan proyek yang dikerjakan,
jadi tidak harus mengacu kepada design drawing. Kalau ada perubahan dari design
drawing dalam as built drawing harus diberi cloud sebagai tanda revisi (artinya
mengalami perubahan dari basic planning).

Tanggapan 8 : (Achmad Farid Badjuri – Supraco)

Setuju "As build Drawing" sebagai drawing/PFD-P&ID yang UP TO
DATE, menggambarkan kondisi terahir. Sesuai namanya maka harus terus dijaga
dan direvisi sesuai kenyataan terahir di lapangan/plant. As build drawing juga
manganut "Continual Improvement" seperti sistem.

Menurut saya, As built Drawing itu merupakan document penting dari MOC (management
of Change) sebagai element penting dari SMK3, PSM, HSEMS, atau apapun namanya.
Emang perlu biaya utk up date drawing secara kontinyu, maka memang harus didukung
oleh management commitment. Dalam operasinya, banyak perusahaan sebagai bagian
dari improvement (optimasi process/produksi, safety environmental, operability,
maintenance, dll), dilakukan modifikasi2. Nah, sekecil apapun modifikasi baik
permanent atau temporer (tgt temporer ini berapa lama), maka harus tercermin
dalam drawing/As build drawing.

Saya masih ingat ketika dulu menemani consultant dari insurance company atau
bank pemberi kredit, ketika masuk Control room mereka minta lihat P&ID/PFD.
Ketika disodorin gambar tadi dia minta as build drawing "yang terakhir".
Kebetulan yg ada di Control room sudah agak kadaluarsa (>2 tahun) tdk mencerminkan
kondisi terahir. Dia minta yang up to date, dan gambar lama disingkirkan dari
control room. Kami segera ganti dgn as build drawing yg up to date, karena kami
memang melakukan revisi as build tiap 6 bulan pada tahun2 pertama kemudian setahun
sekali. Bagi consultant tersebut temuan ini dianggap HIGH PRIORITY, karena vital
bagi safety assessment bila ada pekerjaan.