Membicarakan paperless selalu ada hubungannya dengan software pengolahan
dokument atau bahasa kerennya DMS ( Document Managemen System) Sekarang
ini kan banyak banget tuh DMS bertebaran tapi kira2….Software DMS
seperti apakah yang cocok untuk diterapkan diperusahaan2 besar
sekarang2 ini?
Pertanyaan : Natali

Membicarakan paperless selalu ada hubungannya dengan software pengolahan dokument
atau bahasa kerennya DMS ( Document Managemen System) Sekarang ini kan banyak
banget tuh DMS bertebaran tapi kira2….Software DMS seperti apakah yang cocok
untuk diterapkan diperusahaan2 besar sekarang2 ini. Berhubung disana sini sedang
gencar2nya penghematan di terapkan. Maklum krisis kan masih berkepanjangan neh…

Menggunakan software untuk mengelolah dokumen di perusahaan merupakan suatu
langkah penghematan jangka panjang. Tul gak ?

Tanggapan 1 : Hasanuddin

Untuk paperless ini, saya tergolong masih "konvensional" dan menganggap
baru bisa dilaksanakan setelah semuanya (sarana, prasarana, legal, dll) udah
siap. Yah, mungkin bisa 10 tahun ke depan atau 15 tahun atau entah kapan.

Bagi saya pribadi, masih banyak disadvantages-nya (karena saya mungkin bukan
orang IT kali ya???). Berikut adalah pendapat saya:

Advantages of Paperless:

  • Space Saving (karena gak perlu storage paper)
  • Easy Searching (tinggal ketik subject yang dicari tanpa perlu repot2 buka
    dokumen hardcopy dan tentu saja lebih akurat)

  • Labour Saving (nggak perlu kurir, office boy buat mengcopy dokumen dsb). Mohon
    dicatat, labour saving tidak mesti berarti cost saving lho…

Disadvantages of Paperless:

  • High Up-front Cost (untuk procure PC, scanner, high quality monitors, computer
    network, dll dibutuhkan investasi gede. Belum lagi cost yang timbul untuk meng-install
    dan start-up system-nya)

  • High Ongoing Cost (untuk maintenance system agar performance tetep terjaga.
    Cost untuk employer yang mensupervisi system-nya juga saya rasa tidak murah)

  • Inadmissible to Court (dokumen related to legal issue harus dalam bentuk cetak,
    except di negara Jerman mungkin…seperti kata ibu Natali – mohon dong dishare
    di milis ttg UU tersebut)

Yang lain mungkin bisa share ide/pendapatnya.

Tanggapan 2 : Fajar Siswandaru

Ikut nimbrung ya…

Saya tambahin advantages-nya:
– Transparansi Data,
Dengan siapapun termasuk ‘publik’, data bisa dishare dengan mudah. Ini terutama
bermanfaat untuk E-Gov ataupun prshn yang membutuhkan customer relationship
yang kuat.
– Survivability
Data digital lebih mudah untuk disimpan ataupun dibackup, sehingga hilang risiko
data hilang akibat dokumen yang ‘menguning’ / hilang / dimakan tikus, rayap
dll.
– Data Reliability / Security
Dengan sistem enkripsi dan ‘penandatanganan digital’, data bisa dijamin keabsahannya
atau tidak dapat diubah / dipalsukan.
– Efisiensi Operasi
Data digital bisa diakses dengan mudah dus bisa dibulak-balik, disortir, difilter,
dikaitkan sehingga dapat dianalisa untuk menampilkan ‘fakta tersembunyi’ dari
data tsb (Data Mining). ‘Fakta tersembunyi’ tsb bisa dimanfaatkan untuk merencanakan
operasi bisnis sehingga langkah yang diambil lebih tepat sasaran.

Disadvantages of Paperless: – High Up-front Cost (untuk procure PC, scanner,
high quality monitors, computer network, dll dibutuhkan investasi gede. Belum
lagi cost yang timbul untuk meng-install dan start-up system-nya)

Sebetulnya tidak juga, apabila Anda hitung dengan metoda ‘depresiasi’ atau
PC dll itu dihitung sebagai aset yang bernilai dan nilainya menurun, maka cost
nya akan ‘rendah’. Selain itu, sudah banyak koq vendor yang menyediakan segala
perangkat keras di atas dengan cara kredit/leasing.

– High Ongoing Cost (untuk maintenance system agar performance tetep terjaga.
Cost untuk employer yang mensupervisi system-nya juga saya rasa tidak murah)

Cost employer untuk administrator saya kira tidaklah tinggi, dan juga sebetulnya
tidak dibutuhkan banyak administrator. Skill yang dibutuhkan untuk seorang administrator
juga tergantung kompleksitas sistemnya. Sistem sederhana ya tidak usah merekrut
highly-skilled person untuk menjadi administratornya. Sehingga gajinya pun bisa
rendah.

– Inadmissible to Court (dokumen related to legal issue harus dalam bentuk
cetak, except di negara Jerman mungkin…seperti kata ibu Natali – mohon dong
dishare di milis ttg UU tersebut)

Nah ini memang masalah utamanya, data / dokumen digital belum bisa dianggap
‘legal’ / ‘sah’ di Indonesia. Salah satu contoh saya ungkapkan di dunia kesehatan
/ RS. Catatan rekam medis (Medical Record) adalah sah menurut UU jika dalam
bentuk ‘kertas’. Data digital bukanlah rekam medis yang sah. Jadi RS yang ingin
me-implementasikan paperless tetap saja harus membuat ‘data kertas’ nya, dan
iniliah yang membuat repot pekerjaan. Karena walaupun fasilitasnya sudah mendukung,
namun hukumnya belum, sehingga diimplementasikan sistem ganda (paperless dan
paper).

Memang dibutuhkan sedikit waktu untuk memecahkan masalah ini. Namun dalam setiap
diskusi dengan ‘pejabat pemerintah’ biasanya mentok dengan paradigma "Ayam
dulu, telur dulu". Mau UU nya dirubah dulu sehingga paperless bisa diimplementasikan?
Atau paperlessnya dulu diimplementasikan secara luas sehingga pemerintah mempunyai
‘alasan’
untuk merubah.

Tanggapan 3 : Jacob Jordanus

Sekedar sharing,
Kalau di s’pore, sejak beberapa tahun lalu pemerintah sudah memberlakukan e-submission,
jadi semua dokumen termasuk gambar kerja dikirim ke pihak autorita yg berwenang
lewat internet.
Meskipun demikian, sampai sekarang pun semua pihak yg akan menggunakan e-submission
tsb secara tidak langsung juga diminta memberikan hard copy nya (berupa A1 size
dwgs) juga, kalau ngak yah tau sendiri akibatnya, pemeriksaan atau pemberian
ijin juga akan "terlambat"

Tapi untuk bidang perpajakan, fasilitas paperless ini sangat membantu sekali.
Si-pembayar pajak (income tax ) bisa melakukan filling semua data ke autorita
dgn cepat, kalau beruntung juga bisa dapat uang S$10.000.00 lho (maklum, supaya
masyarakat memilih e-filling ketimbang lewat jasa pos).

Tanggapan 4 : Dika

Tentang paperless ini saya pernah dengar sejak tahun 1994 waktu masa-masa awal
internet – kalo nggak salah. Ide itu memang muncul dari orang-orang yang bergerak
dalam bidang IT. Namun, memang sepertinya kita ke depan akan mengurangi paper
untuk keperluan kantor dsb. Tetapi, kalau untuk urusan yang tetap memerlukan
paper saya rasa masih akan tetap. Seperti juga halnya, dengan kartu kredit dan
kartu atm. orang tidak lagi perlu bawa segepok uang untuk belanja keperluannya.

Tapi bukan berarti uang kertas tidak lagi diperlukan.
Selamat ber IT dan bermain dengan kertas.