Sistem berasal dari bahasa Latin (systçma) dan bahasa Yunani (sustçma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat (Wikipedia Indonesia).

Isywara Mahendratto

Sistem berasal dari bahasa Latin (systçma) dan bahasa Yunani (sustçma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat (Wikipedia Indonesia).

Model sistem perusahaan yang paling mudah difahami adalah model S.E.R.V.O dimana sistem merupakan interaksi dari beberapa elemen yang masing masing elemen memiliki karakter yang unik. Interaksi antar elemen tsb. bergulir membentuk sebuah siklus tertutup yang tumbuh. Masing masing elemen memiliki dua karakter aktif yaitu aktif sebagai pelindung dan pengendali serta memiliki dua karakter pasif yaitu diayomi dan dikendalikan.

Contoh “sistem” dalam sebuah perusahaan adalah interaksi antara fungsi fungsi sales/marketing, pembiayaan, operasi/produksi, ketersediaan/availability serta quality.

Fungsi sales/marketing merupakan ibu dari fungsi pembiayaan (sebagai pemasok pundi uang) namun sekaligus sebagai pembeban fungsi operasi (menambah volume pekerjaan/produksi) namun secara bersamaan juga didukung oleh fungsi quality (zero reject) tetapi juga dibebani oleh fungsi availability (membantu melepaskan stok yang berlebihan).

Fungsi pembiayaan menjadi ibu bagi fungsi operasi/produksi (menyediakan sumber daya yang tangguh, biaya pemeliharaan, penambahan kapasitas produksi dsb.) namun juga mengontrol fungsi ketersediaan (agar tidak men-stok terlalu banyak) namun secara bersamaan di susui oleh fungsi sales/marketing dan dibebani oleh fungsi quality (agar mendukung penambahan sumber daya yang bagus, kapasitas mesin yang lebih besar dsb).

Fungsi operasi/produksi menjadi ibu bagi fungsi ketersediaan (stok selalu tersedia) namun menambah pekerjaan quality (terutama jika volume produksi besar) namun secara bersamaan juga di ayomi oleh fungsi pembiayaan sekalipun dibebani oleh fungsi sales (karena penambahan volume order).

Fungsi ketersediaan (availability) menjamin fungsi quality (tidak dikomplain karena kekurangan stok) namun akan mengejar ngejar sales/marketing (agar membantu menghabiskan stok yang berlebih) namun secara bersamaan diayomi oleh fungsi produksi (output yang cukup dari produksi) serta dikontrol oleh fungsi pembiayaan (agar tidak terjadi stok mandek).

Fungsi quality menjaga image fungsi sales/marketing (dengan mensuplai produk yang bermutu) sekaligus mendorong fungsi pembiayaan (agar mendukung fungsi operasi dalam hal kapasitas, pembiayaan operasional) namun secara bersamaan juga didukung penuh oleh fungsi ketersediaan (stok yang cukup) dan dibebani tambahan pekerjaan inspeksi mutu oleh fungsi produksi (akibat volume produksi/operasional).

Tugas seorang pemimpinlah memastikan masing masing elemen berada pada urutan yang tepat dan tetap konsisten sesuai jatidiri (keunikan/kompetensi) masing masing, sehingga sistem bergulir dengan sangat efisien hampir tanpa pemborosan energi (Tao Teh Ching / Lao Tse).

Sistem yang bergulir dengan baik akan menimbulkan efek bola salju yang semakin lama semakin besar dan membentuk siklus tumbuh bagi perusahaan.

Isywara Mahendratto
http://servocenter.wordpress.com/

Tanggapan selengkapnya atas diskusi di Mailing List Migas Indonesia Bulan April 2007 :