Saya bekerja pada sebuah Industri Petrochemical yang sedang membangun 9
plant baru (termasuk utility).
Saya saat ini sedang mereview usulan *Rekomendasi Spare Part Instrument and
control untuk Operasional selama 2 tahun* (sejak Start Up) dari Vendor, EPC
dan Project Manajemen Team. Di tempat kami ada 9 project plant yang
dikerjakan beberapa EPC, dan tiap EPC/PMT akan merekomendasikan 2 years
Opretional Spare Parts untuk masing masing plant. Sebagai owner engineer,
kami ingin mereduce quantity dan cost dengan cara mereview semua usulan
spare parts (9plants) dari semua plant project dan dan menetapkan jumlah
stock aman di central warehouse. Yang saya ingin tanyakan, adakah standard
dan metode penetapan minimum requirement 2 years Spare Parts (/unit spares)
dalam sebuah project? apakah yang dijadikan acuan EPC dalam merekomendasikan
jumlah spare part untuk suatu equipment untuk operasional 2 th? Begitu pula
dengan unit spare, apa saja pertimbangannya dan bagaimana merumuskan jumlah
stock amannya?

Tanya – Gunawan Trijatmiko

Dear All,

Saya bekerja pada sebuah Industri Petrochemical yang sedang membangun 9
plant baru (termasuk utility).
Saya saat ini sedang mereview usulan *Rekomendasi Spare Part Instrument and
control untuk Operasional selama 2 tahun* (sejak Start Up) dari Vendor, EPC
dan Project Manajemen Team. Di tempat kami ada 9 project plant yang
dikerjakan beberapa EPC, dan tiap EPC/PMT akan merekomendasikan 2 years
Opretional Spare Parts untuk masing masing plant. Sebagai owner engineer,
kami ingin mereduce quantity dan cost dengan cara mereview semua usulan
spare parts (9plants) dari semua plant project dan dan menetapkan jumlah
stock aman di central warehouse. Yang saya ingin tanyakan, adakah standard
dan metode penetapan minimum requirement 2 years Spare Parts (/unit spares)
dalam sebuah project? apakah yang dijadikan acuan EPC dalam merekomendasikan
jumlah spare part untuk suatu equipment untuk operasional 2 th? Begitu pula
dengan unit spare, apa saja pertimbangannya dan bagaimana merumuskan jumlah
stock amannya?
Mohon pencerahan dari bapak bapak sekalian.

Tanggapan 1 – Sketska Naratama

Dear pak Gunawan,

Apa yang saya ketahui hal ini terkait dengan budget dan guarantee dari
paket2 yang dikerjakan oleh EPCI company tersebut. Relatif memang 1-2 tahun
running sebagai garansi bahwa paket yg telah di design hingga instalasi tsb
running dgn baik. Utk spare part, logika nya begini: misalkan pompa running
lalu dlm 6bulan bocor, mungkin krn pemasangan seal tdk baik atau lain hal,
mk seal tsb sdh tersedia (stock) di gudang. Sehingga sbg user tidak perlu
P.O atau idle krn hanya seal. Begitu juga utk yg lain, sampe2 mur-baut,
gasket aja masuk kedalam 2 years recommend spare part.

Tanggapan 2 – permana chepy

Pak Gunawan,

Bisa juga refer ke list Bill of Material Instrumentation karena di BOM tersebut dijelaskan secara rinci mengenai material yang dibeli dan part2nya karena pada saat Phase 3 pastinya sudah sangat jelas requirement isntrument tsb. lalu di sempurnakan lagi pada saat Phase 4 DED.
yang jelas Di BOM sudah mencakup Field Instrument, Bulk Of Material, PLC System dll
dari masing2 requirement sudah bisa di identifikasi akan adanya kebutuhan spare part.
biasanya company punya kebijakan masing2 mengenai min max spare part,
kalau yang saya ketahui ditempat saya yaitu minimum 1 atau 2 pcs material harus ada di stock dan katakanlah max harus 3-4 pcs, sehingga jika da keperluan mendesak ada stock dan tidak perlu mendesak untuk PO karena seperti yang kita ketahui beli barang tidaklah mudah ada procedurenya dan memakan delivery time yang cukup lama tergantung meterial yang kita request.

Alternative lain dari setiap penawaran vendor mestinya dimasukan recommendation spare part list sehingga pada saat PO (Purchase Order) barang katakanlah PSV, LT, PT, PI , SDV, PCV, PLC dan lain2 sudah included dengan spare part tersebut.
bisa juga di highligh ke vendor bahwa requirement spare part untuk 2 years.

Sebaiknya memang setiap equipment ada spare part, sehingga katakanlah paling minimum 10% material instruments stock harus ada di warehouse jika memang budget project mencukupi.

Kalau budget tidak cukup bisa juga pake system skala prioritas saja
mana yang lebih penting dan kritikal mungkin bisa didahulukan untuk stock spare part.
sehingga kita mudah untuk ngecek potensi barang apa saja yang memerlukan routine spare part.
idealnya barang yang terpasang kena panas, hujan, debu, udara, terkena process 24 jam sehari dll..sangat perlu spare parts at list walau cuma 1 buah, sehingga jika ada penggantian part akan lebih mudah dan terkontrol.

Mungkin dari rekan lain ada yang mau menambahkan.

Tanggapan 3 – Gunawan Trijatmiko

Apakah tidak ada standard baku yang fix/jelas menegnai penetapan jumlah
spare part untuk 2 tahun operasi? Untuk yang general saja, belum
memperhitungkan critical equipment dan delivery time, karena hal itu bisa
menjadi kasus khusus yang berbeda.
Begini contohnya, apabila di plant saya ada 10 control valve yang identical
baik ukuran dan materialnya, berapa banyak spare part yang harus saya simpan
di warehouse untuk persediaan selama 2 tahun operasi. Memang tidak mungkin
kita punya nilai pasti, tapi pendekatannya bgm. Mungkin rekan2 dari EPC
khususnya bisa membantu saya. Apa yang dijadikan dasar/standard dari
vendor/EPC dalam menentukan jumlah tsb, bukan sekedar pokoknya ada spare
saja kan?

Tanggapan 4 – Adia Rachman

Sekedar menambahkan pak,

Untuk perhitungan menentukan safety stock untuk spare part,

Rumus umum untuk Reorder Point (ROP) dan Reorder Quantity (ROQ) :

ROP = (Lead Time x Annual Usage)/365

Annual Usage bisa diganti dengan Monthly Usage dan angka 365 menjadi 30.

Economic Order Quantity = akar dari [(2 x Annual Usage x Order
Cost)/(20% Price)]

Safety Stock:

Critical = Mean Absolute Deviation x 2.33

Standard = Mean Absolute Deviation x 1.64

Average Stock On Hand (SOH) = EOQ/2 + Safety Stock

Definisi:

* Safety Stock (SS) is minimum quantity to be always available in stock
at all time. .

* Re-Order Point (ROP) is the point where the stock level will need to
replenish by reordering stock replacement.

* Re-Order Quantity (ROQ) is the quantity to reorder when stock level
reaches ROP.

Tanggapan 5 – Sidiq Kurniawan

Pak Adia,

Tolong dishare referensi dari perhitungannya juga dong Pak. Terimakasih.