MRP lebih tepat diaplikasikan sepenuhnya pada manufaktur. Karena semua variable dalam MRP terpenuhi dalam kondisi manufactur yaitu : Production requirement (required date & quantity) berdasarkan break down material dari Production Master Schedule, Schedule received, Stock On hand, dan Planned order released, yang dipelaksanaannya dipengaruhi oleh Order Quantity dan Lead Time. Disadari atau tidak MRP diaplikasikan pada Project, tapi tidak sepenuhnya, karena dalam MRP ada komponen Stock on hand yang harus dimaintain levelnya yang dijadikan sebagai dasar dalam penentuan titik pemesanan kembali (Planned order released), tidak seperti dalam project yang biasanya tidak ada stock, stock yang dimaintain dalam project adalah untuk spare saja. Kondisi MRP dalam Project adalah Required at SITE (required date & quantity), Schedule Received, dan Planned Order Released (tidak ada Stock on Hand yang harus dimaintain).
Aplikasi MRP dalam Project biasanya adalah dengan Procurement Schedule / Procurement Master/Monitoring Schedule yang merencanakan mulai dari kapan Inquiry/MTO/Requisition harus diissue oleh engineering sampai material Arrived at SITE (baik LLI maupun yang bukan LLI). Seperti diungkapkan oleh rekan2 bahwa biasanya LLI item malah yang men-drive Project Schedule secara keseluruhan.

Tanya – Adia Rachman@pt-spv

Dear Rekan professional,

Mungkin bisa di-share kaitan antara MRP (material requirement Planning)
dgn salah satu knowledge area pada Project management yaitu Project Time
Management (khususunya scheduling).

Permasalahannya :

1. Mengapa dalam setiap project tidak melakukan metode MRP dalam
setiap pengadaan materialnya?

2. Dalam Penjadwalan waktu penyelesaian yang bersifat tidak pasti
(probabilistic), apakah metode MRP dapat digunakan?? Jika Bisa,
bagaimana caranya? dan jika tidak Mengapa?

3. Penjadwalan waktu yang bersifat probabilistic, dalam project
management biasa dilakukan metode 3 points estimating, dgn network
diagram PERT. Metode apakah yang dilakukan MRP dalam menghadapi waktu
penyelesaian yang bersifat probabilistic?

Mohon maaf bila pertanyaan-nya berkembang menjadi agk banyak,
Mohon pencerahannya bila rekan ada yg lebih tahu, expert dan experienced
dalam menghadapi persoalan seperti diatas.

Tanggapan 2 – Rusydi

Pak Adia,

Saya coba sharing sependek pengetahuan saya:

1. Menurut saya pernyataan tersebut tidak tepat. Semua proyek pasti punya
MRPnya. Cuman mungkin istilahnya berbeda. Dalam sebuah proyek pasti ada
Procurement Plan, yang berisi plan mulai dari Issue RFQ, PO, sampai jadwal
kapan material arrive on site. Dan ini erat kaitannya dengan project time
management, dimana dalam membuat master schedule perencanaan pengadaan
material harus dimasukkan. Biasanya dalam membuat Procurement Plan kita
membedakan material dalam 2 kategori:

1) Material yang pengadaannya memerlukan waktu lebih lama (Long Lead
Item) dan mendrive durasi proyek. Contoh: Compressor, Generator, Control
Valve,Linepipe, dll.

2) Material yang pengadaanya bisa dilakukan dengan waktu yang lebih
singkat dan tidak mendrive durasi proyek secara keseluruhan. Contoh: Steel
structure, pipes, fittings, semen, pasir, dll).

2. Mungkin perlu dijelaskan dulu metode MRP itu seperti apa? Sependek
pengetahuan saya, dalam penjadwalan waktu penyelesaian proyek, pengadaan
material harus dimasukkan dalam jadwal/schedule, terutama material LLI yang
mendrive durasi proyeck secara keseluruhan seperti yang saya sebutkan di
atas.

3. Saya tidak tahu metode apa yang digunakan dalam MRP. Tapi kalau berbicara
mengenai PERT method dengan 3 point estimating (Pessimistic, Realistic &
Optimistic) maka itu digunakan bukan hanya untuk pengadaan material
(MRP) tapi juga aktivitas lain seperti desain Enginerring, fabrikasi dan
konstruksi/instalasi, dll.

Mohon dokoreksi bila salah.

Tanggapan 3 – Adia Rachman@pt-spv

Mas Rusydi, Teima kasih atas responnya,

1. Betul pak, mungkin dalam project Istilahnya menjadi berbeda.
wajar karena MRP umumnya diaplikasikan pada perusahaan Manufacturing.
Dalam project, kegiatan pengadaan material dilakukan scheduling seperti
halnya kita melakukan scheduling pada aktifitas proyek. Namun apakah
kekurangan dari sistem MRP bila diaplikasikan dalam scheduling kegiatan
pengadaaan material proyek yang seperti biasa kita lakukan dalam
Memanage suatu project?

2. kegiatan pengadaan material memang dimasukkan dalam penjadwalan
proyek secara keseluruhan, baik itu untuk part Long Lead Item maupun
bukan (hanya berbeda durasi Lead Time), namun dalam MRP, 3 objektif yag
mesti dipenuhi yaitu :

a. Memastikan material dan produk tersedia untuk
dilakukannya produksi maupun pengiriman (delivery)

b. Me-maintain level terendah dalam inventory (lower
inventory cost and storage space)

c. Merencanakan aktivitas manufaktur, jadwal pengiriman dan
kegiatan pengadaaan dari ketiga objektif diatas, sistem MRP memang lbh banyak
dipalikasikan dalam dunia manufaktur, pertanyaan saya, apakah mungkin
sistem MRP ini diaplikasikan pada project karena setiap project tentunya
memiliki kebutuhan material yang lebih bervariasi dibandingkan
manufaktur?

3. dalam MRP, sy belum pernah mendengar waktu perencanaan
dikategorikan menjadi 3 points estimating (Optimist, most Likely &
Pessimist), MRP kebanyakan bersifat deterministic dan hanya memakai
normal time dalam penjadwalannya. Bila MRP menggunakan 3 points
estimating, perlu dibuat satu persatu menggunakan durasi waktu yang
diinginkan (ex : MRP utk waktu pessimist, MRP utk Waktu Optimist), maka
hal ini akan menjadi lebih kompleks dan memakan banyak waktu dalam
perencanaannya. Apakah ini salah satu alasan mengapa MRP tidak dilakukan
dalam kegiatan pengadaan material proyek yang minimalnya melakukan 3
points estimating?

Demikian tanggapan saya mas rusydi, qta teruskan sharingnya dan berharap
rekan2 yang lain jg turut menambahkan dan mengoreksi.

Tanggapan 4 – Rochim,Abdur @petrofac

Urun rembug,

Saya sepaham dengan ulasan Pak Rusydi, bahwa untuk setiap eksekusi
project ( bahkan proposal stage sekalipun ) akan selalu ada MRP, dan di
EPC biasa disebut Procurement Plan dengan acuan awal merefer ke schedule
issue Requisition yg dikeluarkan oleh Engineering, selanjutnya kita bisa
buat schedule untuk issue RFQ ke Vendor, terima quote dari mereka, bid
tabulation ( commercial dan technical) completed, recommend to project
management for nominated vendor, issue PO, delivery time & term, custom
clearance hingga arrival at job site semuanya harus ter-planning …
setidaknya seperti itulah detailnya, terutama untuk LLI ( biasanya untuk
delivery time diatas 6 bulan … tergantung project policy ) seperti yg
diuraikan Pak Rusydi. Dan selanjutnya Procurement Plan akan menjadi
bagian dari Project Master Plan. Jika untuk proposal stage, tentunya
Project Master Plan akan menjadi point tersendiri bagi client untuk
menentukan bidder yg akan handle project mereka.

Tanggapan 5 – tonsco

Saya setuju dengan Pak Rusydi..

Dalam membuat schedule, menurut saya justru di drive oleh procurementnya
terutama yg long lead item..

Akibatnya Engineering yg nantinya men-generate spesifikasi di’paksa’ utk
mengikuti LL item dalam pengertian kapan harus keluar RFQ dan PO nya..

Hanya istilah saja yang berbeda. Dulu saya mengunakan istilah Procurement
Services.. Terima kasih

Tanggapan 6 – Adia Rachman@pt-spv

Dear pak Tonny, pak Rochin dan pak Rio,

Terima kasih atas respon yang diberikan, sanagat menarik skali
diskusinya, namun sayangnya belum menjadikan solusi atas persoalan inti
yaitu kaitan MRP dengan Project Time management (scheduling).

Saya coba untuk menjelaskan persoalan tsb agar point permasalahan
menjadi lbh jelas,

1. MRP umumnya diaplikasikan pada perusahaan manufaktur yg item
productionnya tetap / baku dan kebutuhan material sudah ditetapkan sejak
membuat MPS (master Production Schedule). Namun dalam project, yg
bersifat unik dan berbeda antara satu project dgn yang lainnya, apakah
sistem MRP ini bisa diterapkan untuk scheduling project??

2. Menurut saya, MRP lebih cocok diterapkan pada vendor atau
supplier yang memasok material project yang dibutuhkan, mengapa?karena
kita sebagai user tidak mempunyai privelege atau authority khusus untuk
menjadwalkan proses produksi vendor itu sendiri hingga produk vendor tsb
siap dikirim kepada user? lain halnya sistem partnership yang dimana
user menetapkan item produksi vendor dan jadwal pengiriman vendor karena
item produksi itu sudah pasti dan sudah ditetapkan sebelumnya sehingga
lebih mudah dimanage dgn MRP.

3. dalam scheduling, kita mengenal adanya metode 3 points
estimating dan two points estimating (normal time & crashing time untuk
aktivitas yang bersifat deterministic), di dalam MRP, dimanakah saya
harus melakukan input untuk 3 points estimating sekaligus? karena MRP
sendiri menggunakan waktu yang bersifat deterministic.

Mohon maaf, bila diskusi menjadi berkepanjangan, sy hanya ingin rekan2 yg lebih tahu bisa share pngetahuannya dalam menghadapi persoalan seperti diatas.

Tanggapan 7 – heri Prayitno

Dear Pak’s,

Ingin sekedar memberi tanggapan, kebetulan saya ada sedikit pengalaman baik di Manufactur maupun di Project :

Seperti yang anda sebutkan bahwa MRP lebih tepat diaplikasikan sepenuhnya pada manufaktur. Karena semua variable dalam MRP terpenuhi dalam kondisi manufactur yaitu : Production requirement (required date & quantity) berdasarkan break down material dari Production Master Schedule, Schedule received, Stock On hand, dan Planned order released, yang dipelaksanaannya dipengaruhi oleh Order Quantity dan Lead Time.

Disadari atau tidak MRP diaplikasikan pada Project, tapi tidak sepenuhnya, karena dalam MRP ada komponen Stock on hand yang harus dimaintain levelnya yang dijadikan sebagai dasar dalam penentuan titik pemesanan kembali (Planned order released), tidak seperti dalam project yang biasanya tidak ada stock, stock yang dimaintain dalam project adalah untuk spare saja. Kondisi MRP dalam Project adalah Required at SITE (required date & quantity), Schedule Received, dan Planned Order Released (tidak ada Stock on Hand yang harus dimaintain).
Aplikasi MRP dalam Project biasanya adalah dengan Procurement Schedule / Procurement Master/Monitoring Schedule yang merencanakan mulai dari kapan Inquiry/MTO/Requisition harus diissue oleh engineering sampai material Arrived at SITE (baik LLI maupun yang bukan LLI). Seperti diungkapkan oleh rekan2 bahwa biasanya LLI item malah yang men-drive Project Schedule secara keseluruhan.

Yang menjadi masalah adalah ketika terjadi kebutuhan/permintaan material yang sifatnya additional dalam pelaksanaan Project, ini juga yang menyebabkan MRP tidak bisa sepenuhnya diterapkan dalam Project, beda halnya dengan di Manufactur, karena bagitu ada perubahan bisa langsung menyesuaikan perhitungannya (itemnya biasanya sama, hanya penambahan quantity, bisa selesai dengan adanya partnership dengan vendor), sedangkan di Project tidak, karena begitu ada additional material biasanya mulai dari awal lagi prosesnya (sending Inquiry to vendor, quotation, clarf tech & commercial, dst).

Hal-hal tersebut yang menyebabkan MRP tidak bisa sepenuhnya diterapkan dalam Project.

Mohon korekasinya…

Tanggapan 8 – Rochim,Abdur @petrofac

Pak Adia,

Casenya jelas beda antara Manufactur dan Project base. Manufacture
sifatnya lebih banyak material yg diorder secara berkesinambungan dan
mostly bersifat mass production dimana tidak ada lagi material yg
bersifat ‘Engineered Items’, karena memang design cukup sekali saja
dibuat oleh ‘Product Design Department’ di awal suatu design product
baru ataupun develop product yg sudah ada.Selanjutnya bagian PPC (
Production Planning control) yg akan mengatur jalannya produksi antara
kebutuhan supply yg diminta oleh marketing, schedule production dan
supply materials/raw materials dari banyak vendor. Bahkan di Astra ada
system yg bernama KANBAN dan JIT ( Just In Time ) yg bertujuan
meningkatkan efisiensi produksi dan meminimalisir jumlah stok materials
di gudang mereka.
Sedangkan project base lebih dominan pada ‘Engineered Items’ ( terutama
package ) yg di-design specific sesuai kebutuhan project dan demikian
juga fabrikasi di Vendor, dan sisanya adalah Non Engineered Items atau
Bulk Materials yg dibuat oleh Vendor secara Mass Production. Mungkin MRP
lebih cocok diterapkan untuk Bulk Materials, tetapi tidak terlalu tepat
untuk project base yg kebutuhannya tidak berkesinambungan dimana hampir
semua materials sudah ditetapkan MTO-nya di awal project. Tentunya
pemilihan vendor tidak semata masalah commercial dan technical
acceptable, tetapi juga jadwal produksi yg mereka propose yg bisa
memenuhi project schelude. Kita memang tidak punya otoritas mengatur
jadwal produksi Vendor, tapi kita punya otoritas untuk memilih diantara
sekian banyak Vendors yg bisa memenuhi project schedule kita, ini pun
harus di monitor agar jadwal produksi yg sudah dijanjikan dan
dialokasikan untuk kita bisa terlaksana sesuai janji mereka.

Tanggapan 9 – Adia Rachman@pt-spv

Mas Heri,

Terima kasih banyak atas penjelasannya.

Sangat menarik dan secara keseluruhan memberikan pencerahan tentang apa
yang sy tanyakan sebelumnya.

dan rekan2 yang sbelumnya turut berdiskusi, saya ucapkan banyak terima
kasih.

semoga dgn sharing hal2 seperti ini dapat menambah knowledge tentang
Project management, bagi saya khususnya dan bagi rekan2 profesional pada
umumnya.

Tanggapan 10 – andre maulana

Saya sependapat dengan uraian Pak Heri di bawah ini, bahwa aplikasi MRP dalam Project adalah perencanaan mulai dari kapan requisition diissue oleh Engineering dan material arrived at site. Dan biasanya pada perusahaan-perusahaan yg menjalankan EPC Project sudah mencoba membuat system yang baik untuk meng-handle MRP dan integrasinya dengan Document Management (issue engineering document, requisition, POs, dsb) dan konsistensinya antara engineering design hingga construction. Sehingga bisa meminimalkan resiko.

Terimakasih untuk thread e-mail ini yang saya rasa sangat berguna untuk menambah wawasan saya di project management system.

Tanggapan 11 – Rio Gajahmada

To All,Setuju dengan pak Rochim nih, semoga bisa jadi acuan untuk yang lainnya dalam menentukan Project Master Schedule dengan kaitan Material Requires Planning, bravo pak Rochim…