“write what you do, and do what you write” kalimat ini bagi saya mewakili makna tentang pentingnya sebuah dokumentasi, hal sekecil apapun yang menyangkut urusan kantor ataupun klien ada baiknya anda mencatatnya, hal ini setidaknya dapat membantu anda menganalisa kembali apa yang sudah dan atau akan anda kerjakan sehingga jika diperlukan anda dapat mencarinya dengan mudah.

Sesuatu bisa saja terjadi pada komputer kita, seperti crash, hang, virus atau bahkan ga bisa dinyalakan. Lalu apa yang kita lakukan? sementara pekerjaan harus segera di selesaikan, klien sudah berulang kali menelpon untuk komplain atau sekedar mengingatkan agar kita segera mengirimkan penawaran.

Tentu saja kejadian seperti ini banyak sekali varian-nya, saya hanya menyebutkan sebuah skenerio diatas untuk mewakili puluhan atau ratusan kejadian lainnya yang sama dan memiliki dampak yang hebat terhadap produktivitas. Ya benar kejadian seperti itu akan menurunkan produktivitas kerja bahkan melambungkan/meng-create pengeluaran yang tidak perlu.

Kemudian, apa yang bisa kita lakukan untuk meminimalisir keadaan-keadaan tadi??

Dokumentasi

“write what you do, and do what you write” kalimat ini bagi saya mewakili makna tentang pentingnya sebuah dokumentasi, hal sekecil apapun yang menyangkut urusan kantor ataupun klien ada baiknya anda mencatatnya, hal ini setidaknya dapat membantu anda menganalisa kembali apa yang sudah dan atau akan anda kerjakan sehingga jika diperlukan anda dapat
mencarinya dengan mudah.

Dokumentasi bukannya tanpa masalah, masalah yang paling sering kita temukan adalah kita harus meluangkan sedikit waktu kita untuk menulis dan tentu saja masalah terbesar kita adalah menganggap kecil sesuatu sehingga kita berfikir ga perlu untuk mencatatnya.

Kesadaran akan pentingnya dokumentasi serta membangun culture dokumentasi menjadi sesuatu yang harus kita terapkan dalam keseharian kita di kantor.

Bagaimana jika dokumentasi kita hilang?? yang disebabkan komputer crash atau kena virus??

Backup

Setiap data tentu memiliki nilai tersendiri, apalagi data-data penting perusahaan, shedule, bahkan perjanjian kontrak sangat vital fungsinya bagi sebuah perusahaan, oleh karenanya pencadangan data (backup) seharusnya menjadi rutinitas bulanan, mingguan dan harian.

Banyak cara membuat cadangan data, anda bisa membuatnya menjadi data soft-file dengan meng-copy ke berbagai jenis media seperti CD, DVD, flashdisk, online storage atau anda juga menggunakan email sebagai media pencadangan data. Selain membuatnya menjadi data soft-file jika diperlukan anda dapat mencetaknya menjadi sebuah printed-dokumen.

Warnai hari dengan dokumentasi dan backup untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Artikel ini dapat anda baca juga di Blog Primagain, Primagain adalah penyedia solusi teknologi informasi dengan talenta terbaik untuk memecahkan masalah bisnis Anda di era digital ini.Kunjungi http://www.primagain.com