Procurement merupakan salah satu bagian yang tingkat efisiensinya sangat berpengaruh langsung pada tingkat efisiensi operasi secara keseluruhan. Bagian Procurement adalah pintu penjaga pengeluaran yang utama. saat Procurement tidak lancar, atau bahkan bobrok, maka dapat berarti terjadi kebocoran pada biaya operasi.

Pembahasan – Dewi Sarmansjah

Yth. teman – teman semua,

Saat ini Procurement matters dalam operasi migas sangat strategis, bukan lagi masalah teknis biasa.
Banyak Faktor yang kemudian menjadi bahan pertimbangan.

Kalau dulu harga yang menjadi faktor utama, sekarang harga di combine dengan berbagai hal lain, seperti mutu, penyerahan, life – style cost, juga kesinambungan pasokan dan jasa.

Procurement merupakan salah satu bagian yang tingkat efisiensinya sangat berpengaruh langsung pada tingkat efisiensi operasi secara keseluruhan. Bagian Procurement adalah pintu penjaga pengeluaran yang utama. saat Procurement tidak lancar, atau bahkan bobrok, maka dapat berarti terjadi kebocoran pada biaya operasi.

Sering terjadi suatu kontraktor terkena penalty, atau semacam notice dari Bohweer karena hal di atas kadang dianggap remeh oleh kontraktor.

Jika telah begini, tidak jarang terjadi gugat menggugat antara Kontraktor dan Bohweer (di BANI umumnya).

Intinya, masalah Procurement sudah menjadi suatu items yang harus diperhatikan, karena sangat signifikan dampaknya bagi baik buruknya kinerja kontraktor, dan untuk mencegah ‘High Cost’ pada pekerjaan.

Semoga informasi yang tidak seberapa dan pasti sudah banyak diketahui oleh anda sekalian bermanfaat.

Tanggapan 1 – Waskita Indrasutanta

Saya senang sekali dengan strategic procurement seperti di-uraikan Bu Dewi dibawah, tetapi apakah secara kenyataan dengan sistim yang sekarang berjalan (tender), mutu, penyerahan, life-cost, dll yang disebutkan Bu Dewi bisa berjalan?

Misalnya suatu tender kontrak, melalui proses Pre-Qualification terjaring Bidder yang qualified. Kemudian disusul dengan tender dua tahap, dan terjaring kembali proposal yang administratively dan technically qualified, yang kemudian tahap akhir yang merupakan commercial proposal yang setelah di-normalized dengan factor Local Content, perbandingan terhadap OE (Owner Estimate) dsb., ditentukan pemenangnya.

Akhirnya yang menentukan sebagai pemenang adalah kembali ‘harga’. Penyaringan melalui Pre-Qualification, Administrative dan Technical evaluation hanya merupakan keputusan ‘pass’/’no-pass’ saja, dan sama sekali tidak mempunyai bobot dalam evaluasi penentuan pemenang. Bidder yang ‘pass’ dengan nilai tinggi, kembali mempunyai nilai ‘nol’ pada tahap berikutnya, sampai pada tahap akhir, iya ‘harga’ itu-lah yang menentukan. Bahkan, bidder yang memasukkan harga jauh dibawah OE, dengan secarik pernyataan bahwa bidder tetap sanggup melaksanakan proyek dengan dengan harga yang dimasukkan dan memenuhi spec dsb., tetap tidak bisa diganggu gugat, dan Owner (bouwheer) juga sulit mempertanggung-jawabkan untuk memberikan job-nya kepada second lowest atau diatasnya yang preferred berdasarkan bobot evaluasi ‘non-harga’, karena pada tahap akhir ini, semua bidder sudah pass tahapan sebelumnya. Jadi, Bidder yang mempunyai qualifikasi tinggi dari segi non-harga dan dia tidak mempunyai harga ‘termurah’ untuk memenuhi komitmen qualifikasi dan technical spec-nya, tetap saja tidak bisa mendapatkan job tersebut.

Al-hasil, sebagaian besar proses procurement/tender mendapatkan Kontraktor/Supplier/Product yang sebenarnya tidak dikehendaki oleh User, dan Bidder yang mempunyai bobot non-harga yang tinggi tidak bisa menjadi pemenang.

Ataukah saya yang salah masih berdasarkan prosedur yang kuno? Mohon masukan dari rekan-rekan.

Tanggapan 2 – Moderator MIGAS

Pengalaman yang saya dapatkan didalam membantu suatu proses procurement di suatu project tertentu, sesuai 100% dengan apa yang telah diutarakan oleh pak Waskita. Kita tidak bisa menutup mata terhadap harga penawaran yang terendah / paling murah. Tapi pada beberapa kasus – umumnya yang harga penawarannya tidak jauh berbeda – bidder ranking ke dua bisa juga menang dengan alasan-alasan seperti yang ada didalam postingnya pak Pulung. Memang yang paling ideal sih, technically nomor satu dan commercial nomor satu juga. Jadi everybody happy.

Pengalaman juga membuktikan bahwa para pemenang tender pengadaan barang selalu bervariasi / bergantian meskipun produk yang mereka tawarkan sama. Seperti pengadaan suatu Transmitter di dalam suatu proyek. Hampir semua merek transmitter yang ada sekarang seperti Rosemount, Smar, Yokogawa, Honeywell, Foxboro, E+H, dsb. mempunyai spesifikasi yang hampir sama, bisa lolos dari saringan aspek teknis. Kemenangan mereka banyak ditentukan dari kejelian mereka dalam membaca project requirements. Seperti contoh, project menspesifikasikan transmitter yang mempunyai kemampuan fieldbus. Bila vendor salah membaca kebutuhan seperti memberikan penawaran smart transmitter, yah konyol namanya. Pasti tidak lolos dari saringan aspek teknis, meskipun si vendor tersebut mempunyai trasmitter yang mepunyai kemampuan fieldbus.

Selain itu seringkali strategi marketing vendor itu sendiri yang menentukan keberhasilan dalam memenangkan suatu tender. Kadang-kadang suatu vendor memberikan harga pabrik dalam penawarannya sehingga dianggap banting harga oleh kompetitornya atau tidak fair. Padahal ini adalah suatu strategi pemasaran yang digunakan vendor tersebut untuk meraih kemenangan. Keuntungan bisa didapatkan nanti di tahun-tahun mendatang dalam pengadaan spare parts atau maintenance terhadap produk tersebut. Inilah suatu seni dalam pengadaan barang yang harus diketahui bersama sehingga tidak menimbulkan suara-suara negatif di kemudian hari.

Sekedar sumbangan pemikiran.

Tanggapan selengkapnya dapat dilihat dalam file berikut: