Sejauh ini kami, sedikit mengalami kesulitan mengenai penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Sudah kita maklumi bersama bahwa bagian pembelian selalu meminta usulan HPS dari user saat user meminta suatu barang atau jasa. Biasanya bagian pembelian meminta detail HPS yang dikuatkan oleh adanya quotation minimal tiga dari vendor maupun kontraktor. Hal ini cukup menyusahkan user karena tidak banyak vendor atau kontraktor yang bersedia memberikan quotation tanpa adanya kejelasan pekerjaan selanjutnya (bahkan tidak sedikit yang secara tersirat menolak, karena berpikir jangan-jangan hanya sebagai pembanding saja). Kalaupun toh ada yang berkenan memberikan quotation, pasti kurang memuaskan karena kisaran biaya yang diberikan hanya diberikan dalam bentuk lumpsum. Itupun perlu waktu cukup lama untuk mendapatkannya, apalagi tiga quotation. Pekerjaan seperti ini, yang bisa dikatakan sangat bergantung pada pihak lain, sangat memberatkan user. Akibatnya, hanya sedikit realisasi pengadaan yang bisa dicapai. Bagi teman-teman yang ahli dan berpengalaman di bidang ini, apakah ada sedikit saran untuk kami bagaimana sebaiknya cara menyusun HPS yang efektif?

Tanya – didin afandi

Selamat siang rekan-rekan milis,

Sejauh ini kami, sedikit mengalami kesulitan mengenai penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Sudah kita maklumi bersama bahwa bagian pembelian selalu meminta usulan HPS dari user saat user meminta suatu barang atau jasa. Biasanya bagian pembelian meminta detail HPS yang dikuatkan oleh adanya quotation minimal tiga dari vendor maupun kontraktor. Hal ini cukup menyusahkan user karena tidak banyak vendor atau kontraktor yang bersedia memberikan quotation tanpa adanya kejelasan pekerjaan selanjutnya (bahkan tidak sedikit yang secara tersirat menolak, karena berpikir jangan-jangan hanya sebagai pembanding saja). Kalaupun toh ada yang berkenan memberikan quotation, pasti kurang memuaskan karena kisaran biaya yang diberikan hanya diberikan dalam bentuk lumpsum. Itupun perlu waktu cukup lama untuk mendapatkannya, apalagi tiga quotation. Pekerjaan seperti ini, yang bisa dikatakan sangat bergantung pada pihak lain, sangat memberatkan user. Akibatnya, hanya sedikit realisasi pengadaan yang bisa dicapai.

Bagi teman-teman yang ahli dan berpengalaman di bidang ini, apakah ada sedikit saran untuk kami bagaimana sebaiknya cara menyusun HPS yang efektif? Mohon dishare ilmunya……

Tanggapan 1 – supriyanto sikumbang

Dear Pak Didin Afandi,

Saya mau coba urun pendapat Pak bukan menggurui, CMIIW. Memang benar Pak di beberapa instansi pemerintah, BUMN maupun perusahaan swasta mengalami kesulitan dalam penyusunan HPS/OE/EE. Termasuk di tempat saya bekerja juga punya problema yang mirip dengan yang terjadi di tempat Bpk.

Saya cerita dulu pak di tempat saya bekerja hal ini terjadi terutama karena perubahan pimpinan dan conflict of interest yang menyebabkan perubahan sistem dan tata kerja. dulunya di tempat kami semua HPS/OE/EE dibuat dan disusun spesifikasi dan harga barangnya serta dicari penawaran harga barangnya oleh bagian pengadaan/procurement. bagian pengadaan/procurement di tempat kami isinya orang-orang teknik/akademis yang kompeten dibidangnya. bagian procurement hanya akan menanyakan dan merundingkan spesifikasi barangnya saja bersama user. Disini user tidak perlu tahu menahu dan kerepotan mencari penawaran harga barangnya. pihak pengadaan/procurement yang akan menyiapkan semuanya dan menghubungi vendor. ini dilakukan untuk mencegah conflict of interest antara user dengan vendor, selain itu vendor sudah pasti percaya dengan pihak pengadaan kalau nantinya dia akan mendapatkan pekerjaan tersebut. kalo user mana ada vendor yang percaya, saya aja pernah dibilang bukan hanya nyari pembanding tapi disangka dari kompetitor mereka? udah gitu malu-maluin lagi kalo kita gak jadi beli barangnya/dia gak jadi pemenangnya. dalam pelelangan nanti tim teknis ini terdiri dari tiga unsur :

1. pengadaan/procurement, yang menyiapkan HPS dan memeriksa spesifikasi dan kuantitas barang sesuai kontrak.

2. user, yang menerima barang.

3. unsur teknis/penguji/inspeksi, yang memeriksa mutu barang.

Yang menentukan vendor mana yang menang dalam lelang ya hasil rapat pelelangan antara panitia lelang dengan tim teknis, walaupun biasanya pemenangnya sudah ditentukan/diatur oleh pimpinan karena adanya conflik of interestnya pimpinan. sistem ini sudah berjalan rapi tapi setelah pergantian pimpinan baru semua HPS dibuat oleh user karena bagian pengadaan/procurement dilumpuhkan oleh pimpinan. jadi sekarang ini user harus mencari penawaran sendirian tanpa peranan pihak pengadaan lagi. dan penentu vendor yang menang ditentukan oleh pimpinan melalui pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan, bukan hasil rapat lagi. dampaknya pas akhir tahun banyak anggaran yang tidak terserap dipaksa harus dihabiskan untuk hal-hal yang gak karuan/amuk-amukan ngabisin anggaran. contohnya digunakan untuk membeli barang-barang yang gak jelas dan gak berguna trus dipake untuk kunker ke luar negeri.

Menurut saran saya, lebih baik Bpk. perbaiki sistem dan tata kerja/tupoksi di tempat Bpk atau saling lempar tanggung jawab saja. menurut saya pihak pengadaan/procurement di tempat Bpk tidak mau repot atau sudah dilumpuhkan ya? gak usah ambil pusing Pak, serahkan saja tugas pembuatan HPS itu kepada pihak pengadaan barang/procurement. kan user juga punya rutinitas sendiri-sendiri ngapain direpotin ngurusin HPS/OE/EE yang remang-remang begituan. user kan tidak tahu rincian kisaran biaya, pajak, OVERHEAD (termasuk fee/jatah untuk pimpinan dan kroco-kroconya), beban bunga, dllnya. salah-salah buat HPS/OE/EE eh tahu-tahunya kita malah dipanggil pimpinan terus diintimidasi dan dimaki-maki.

Itu saja Pak cerita dari saya, mohon maaf kalo ada yang salah dan tak berkenan. maklumlah saya cuma manusia biasa dan tidak ada yang ideal di dunia ini.

Tanggapan 2 – didin afandi

Salam pak Supriyanto dan rekan-rekan milis semua…..

Kurang lebih cerita Bapak tadi serupa dengan yang kami alami di sini.
Saya sebagai user terus terang merasa kewalahan dengan sistem yang ada seperti sekarang ini.
Bukan cuma gara-gara susahnya nyusun HPS, tapi juga seringkali merasa diuber-uber (lebih tepatnya seperti diteror) oleh beberapa vendor yang pernah saya mintai quotation. Memang wajar kalo mereka (para vendor) bertindak seperti itu, karena mereka juga pingin barangnya laku. Tapi kan yang menentukan proses selanjutnya bukan saya (saya hanya sebatas mengusulkan HPS dengan pengukuhan tiga quotation).

Betul seperti yang disampaikan oleh Bapak bahwa akibat sistem ini, banyak rutinitas maintenance operasi di lapangan yang terganggu.

Mungkin ini dari saya sebagai user (yang boleh dikatakan sebagai objek penderita). Tapi kalo dipikir juga memang wajar, user yang mengusulkan berbagai program kerja, dan harusnya user yang harus bertanggung jawab untuk merealisasikan program tersebut, termasuk proses pembeliannya. Itu jawaban para pejabat pengadaan yang ada sekarang.

Kalaupun mau dibuat seerti itu sih saya setuju-setuju saja. Asalkan juga sistemnya diperbaiki. Kalau memang kita yang harus bertanggung jawab, ya sebaiknya dibentuk bagian pengadaan di sub wilayah kerja masing-masing. Kalau begitu kan adil. Tidak seperti yang terjadi selama ini, user punya program, user diberi anggaran, akan tetapi anggaran yang bisa dieksekusi sendiri oleh user hanya sebesar beberapa juta saja. Nah sekarang proyek apa yang nilainya hanya beberapa juta. Kebanyakan proyek kami bernilai milyaran. Sementara kami harus menyusun HPS sendiri yang kelanjutannya bergantung pada pihak pengadaan.

Kami sih sebagai user ingin fokus pada job desc kami sebagai operator. Tapi untuk merubah sebuah sistem yang sudah diketok palu direksi agaknya terlalu berat bagi kami.

Mungkin ada temen-temen milis yang punya saran tentang hal ini? Temen-temen vendor dan kontraktor juga boleh ikut membantu berdiskusi membantu saya karena saya masih baru dari freshgraduate bekerja di oil & gas.