Pada prinsipnya sebenarnya sebuah perusahaan ketika akan memulai sebuah project, di awal sudah membentuk team Project Management.Di dalam project management ini, sebuah project di ‘manage’ dalam setiap aspek dan kegiatan. Organisasi team dibangun yang terdiri dari (minimal):1. Seorang Project Director (jika diperlukan) sebagai personal in charge yang responsible terhadap keseluruhan project dan biasanya bertanggung jawab ke direksi perusahaan.2. Seorang Project Manager (wajib ada) sebagai penanggung jawab project yang day by day berhubungan langsung dengan seluruh stake holder. Seorang Project Manager membawahi seluruh struktur organisasi (team) project management ini.3. Cost controler (atau bisa juga cost engineer), yang bertugas memonitor project cost.

Tanya – osing markosing

Bapak2 yang terhormat,

Mohon di share pemahaman bagaimana management sebuah project besar? baik dari sisi engineering, procurement, construction, pendanaan dan waktu mungkin dalam hal project di atas 1 juta US Dollar.

Tanggapan 1 – Reza Ismiriadi

Pak Osing

Sekedar share dan bantu rembuk, tanpa bermaksud menggurui di pagi hari. mungkin pertanyaannya masih terlalu lebar.
Mohon maaf Pak, pertanyaannya masih terlalu general. karena yang ditanyakan ‘management’ untuk fase E, P dan C. Karena kalau coba ambil rujukan ke PMBoK saja ada 9 knowledge area, dengan tools dan techniques tersendiri pada masing-masing proses (initating, planning, executing, controlling dan closing).

Kalau boleh saya coba modifikasi pertanyaannya:

‘bagaimana me-manage sebuah project besar dari fase engineering, procurement kemudian construction (EPC Project)?’ kenapa pertanyaan nya jadi begitu, karena biar lebih mudah kita berpijak pada triple constraint, teori dasar project management (PM) : cost (dana), time (waktu) and scope, di tambah Quality. Jadi rekan-rekan disini bisa berbagi pengalaman dan cerita nya akan lebih rinci.

Project besar? project kecil?

pada dasarnya yang di manage ya hal diatas tadi di fase E atau P atau C.

Yang perlu di jadikan catatan adalah bahwa project itu secara alami akan berbeda satu sama lain. Jadi mungkin pengalaman dan cerita masing-masing orang akan beda, karena project itu ‘unique’.

Semoga berkenan, saya sendiri berharap diskusi ini berlanjut lebih rinci, karena saya juga baru dalam hal ini.

Tanggapan 2 – Gunawan Raharjo

Pada prinsipnya sebenarnya sebuah perusahaan ketika akan memulai sebuah project, di awal sudah membentuk team Project Management.Di dalam project management ini, sebuah project di ‘manage’ dalam setiap aspek dan kegiatan. Organisasi team dibangun yang terdiri dari (minimal):1. Seorang Project Director (jika diperlukan) sebagai personal in charge yang responsible terhadap keseluruhan project dan biasanya bertanggung jawab ke direksi perusahaan.2. Seorang Project Manager (wajib ada) sebagai penanggung jawab project yang day by day berhubungan langsung dengan seluruh stake holder. Seorang Project Manager membawahi seluruh struktur organisasi (team) project management ini.3. Cost controler (atau bisa juga cost engineer), yang bertugas memonitor project cost.

Biasanya cost control tidak menyusun budget karena budget sudah ditentukan di awal sebelum project dimulai. Budget sudah disiapkan oleh owner (perusahaan), dan tugas cost controler adalah memonitor penggunaannya.4. Scheduller, bertugas mengatur dan memonitor jalannya perkembangan project day by day yang disesuaikan dengan master plan (master schedule) yang seharusnya sudah disusun di awal. Tugas ini cukup berat karena hampir sebagian besar project di Indonesia selalu terjadi perubahan dari milestone (master schedule), disinilah peran scheduller untuk selalu update perubahan, termasuk perubahan kurva s-nya.5. Project control, secara umum mengontrol jalannya project. Biasanya project control lebih kepada tugas-tugas member team project management. Seorang project control wajib menguasai salah satu project software (primavera, ms project, artemis, clarity, dll).6. Dokumen control, bertugas mencatat dan mendokumentasikan semua kegiatan project.Selanjutnya untuk sebuah Project Management Services (Project Management Total), diperlukan lagi:1. Team Engineering (civil, electrical, mechanical, instrument, dan spesific engineer jika dibutuhkan, misal engineer turbin, welding, piping, dll). Tugas team engineering adalah sebagai pendamping engineering dari kontraktor jika terjadi perubahan design, revew design, saran-saran atas pekerjaan engineering project. Tapi team engineer ini tidak memiliki authority terhadap pengawasan pekerjaan engineer atau pekerjaan konstruksi project. (nantinya tugas ini ada di team supervision – construction management).2. Team procurement (logistic, shop inspector, dll), bertugas mengawasi procurement dan logistic project. Biasanya team procurement bersama kontraktor terlibat dalam inspection untuk mengontrol pengadaan. Inspector dalam Project Management Team tidak memiliki authority untuk menerima atau menolak spec sebuah barang (yg tdk sesuai dengan design), melainkan hanya mengawasi dan membuat laporan ketsesuaian atau ketidaksesuaian. Tugas menerima atau menolak ada di bagian (biasanya pihak ke-3) seperti surveyor dan QA. Untuk test inspection bisa menggunakan jasa surveyor bersertifikasi.3. Team Construction Management (didalamnya terdapat team supervisor – civil, mecanical, electrical, instrument, dan spesific engineer). Team ini bertugas mengawasi jalannya konstruksi. Apakah sesuai dengan master design dan master plan. Dan mengawasi kegiatan para engineer contractor.4. Pihak ke-3, seperti surveyor dan inspector.Selain itu, Project Management Team akan semakin bagus jika dalam struktur organisasi juga dicantumkan Risk Management dan HSE Management. Mereka langsung berada di bawah Project Management.Risk Management dan HSE Management bertugas di awal membuat risk register dan HSE procedure untuk mengantisipasi kemungkinan2 resiko yang terjadi. Selanjutnya saat berlangsungnya project, Team ini bertugas memonitor pelaksanaan dan membuat report jika terjadi risk.Sekedar catatan:Biasanya pihak kontraktor sudah memiliki team project management sendiri, sehingga seringkali owner (pemilik project) cukup meminta laporan dan memantau team project management kontraktor ini.Ada kalanya pula si owner (perusahaan) juga membentuk team project management sendiri untuk mengawasi jalannya project.Kedua hal di atas sudah umum dilakukan, namun hal ini memiliki kekurangan dan kelebihan.Kelebihannya adalah : menghemat biaya.Kekurangannya adalah : independensi pengawasan jalannya project. Biasanya ada konflik interest, baik disisi kontraktor maupun owner.Untuk itu sebaiknya diperlukan pihak luar yang independent, yaitu perusahaan project management services.Intinya adalah, dengan mempercayakan pengawasan project kepada project management services company, si owner bisa tidur pulas dan si kontraktor bekerja sesuai schedule karena di awasi oleh pihak luar yang tidak memiliki keterikatan apapun.Demikian penjelasan singkat, mohon maaf jika kurang memuaskan. Jika anda berminat ingin tahu lebih banyak atau bermaksud menggunakan jasa project management services baik keseluruhan atau sebagain (personal), silakan menghubungi saya lewat japri.

Tanggapan selengkapnya dari rekan-rekan Mailing List Migas Indonesia mengenai pembahasan pada Bulan Januari 2009 ini dapat dilihat dalam file berikut: