Tanggung jawab kontraktor jika ada discrepancy diantara dokumen kontrak
Tanggung jawab kontraktor untuk checking akurasi FEED documents dari Client Discrepancy antara dokumen kontrak. Umumnya dalam kontrak ada clause “order of precedence”. Klausul ini menunjukkan tingkatan dokumen. Jika ditemui discrepancy diantara dokumen kontrak (misal spesifikasi dan keterangan di gambar tidak sesuai), klausul ini akan menunjukkan dokumen mana yang harus dijadikan acuan. Selain itu, selama proses bidding, Client juga memfasilitasi bid clarifications untuk menjawab pertanyaan / klarifikasi dari para Kontraktor.

Tanya – Sukra Arnaldi Ahda@gunanusa

Dear Rekan Migas,

Dalam bidding, jika terjadi discrepancy antara basic PID dengan isometric, tetapi baru diketahui saat fase detail engineering dan ternyata ada cost impact, siapakah yang bertanggung jawab, Klien atau Kontraktor?

Biasanya Klien akan melempar tanggung jawab ke Kontraktor dengan alasan mestinya Kontraktor menemukan discrepancy tersebut ketika bidding atau selambat-lambatnya sebelum endorsement.

Jika benar tanggung jawab Kontraktor, timbul lagi pertanyaan, sejauh mana Kontraktor mesti me-review basic design dengan tenggat waktu bidding yang terbatas?

Bagaimana jika banyak ditemui discrepancy seperti ini dalam basic design? Apakah semua mesti menjadi tanggung jawab Kontraktor?

Tanggapan 1 – bently.nurpatriawira

Nambahin dikit, kalo kontrak nya lump sump apapun yg terjadi akan jd responsibility nya kontraktor deh kayaknya. Lagi pula biasanya ada tech clarification during BID ato kalo udah award mungkin bs raise TQ ato concesion request.

Tanggapan 2 – Sketska Naratama

Dear pak Arnol

Lebih kurang apa yg disampaikan pak Bently benar, jika lump sum mk menjadi tanggung jawab kontraktor dengan pengecualian jika client memberikan BQ even EPCI lump sum contract Darimana asal BQ, logika nya dari P&ID toh? Jika dari basic nya saja ada deviasi mk di BQ pasti akan ada, bahkan bisa major.

Saran saya pelajari benar kontak nya dan discuss dgn orang legal. Ini penting karena terkadang kita orang teknik suka ‘lewat’ utk hal ini.

Pengalaman saya handle project, namanya EPCI lump sum contract, tetapi client memberikan BQ pd saat bidding. Di BQ pun terbagi atas: material cost dan installation – commissioning cost. Stlh submit bidding, siapa yg review technical dan harga jika bukan user?

Ada juga yang terjadi akibat pemindahan lokasi plant. Pada saat bidding lokasi tsb non-hazardous dan pada saat execute ada sebagian point lokasi yg harus hazardous. Hal2 spt ini harus balik ke kontrak, discuss dgn orang legal dan berikan feedback ke client.

Tanggapan 3 – kristiawan

Pak Arnol,

Mau ikut menambahkan. Konflik antara dokumen kontrak memang sering terjadi, terutama pada tender proyek besar yang dokumen tendernya sangat banyak.
Untuk mengantisipasi masalah ini, biasanya dikontrak ada klausul ‘order of precedence’. Klausul ini menunjukkan tingkatan dokumen kontrak, menunjukkan dokumen mana yang harus jadi acuan bila ada perbedaan diantara dokumen kontrak.
Semoga membantu.

Tanggapan 4 – Pala Utama

Pak Arnal,

Client biasanya akan melempar tanggung jawab dan membebani kontraktor, karena kontraktornya juga kurang profesional dan tidak siap untuk mengantisipasi kemungkinan yg akan pasti terjadi.
kalau kontraktornya bonafit dan punya banyak engineer, ya…di recek, apabila perlu kerja 24 jam, kalau proyeknya cukup besar kita bisa sewa Lawyer (pengacara), jadi memang tugas lawyer untuk meng antisipasi hal2 yg akan merugiksn kita.kalau ga salah pengalaman Antara ARCO dan Petro Sea.
di samping itu di dalam kontrak bisa di sebutkan, jika terjadi descrapancies akan di tanggung oleh siapa.

seharusnya isometric itu ikut P&ID, engineer sdh bisa menghitung dimensi dan quantity nya utk membuat isometric, nah kalau P&ID salah itu dia…seharusnya tanggung jawab Client..lah…

CMIIW and AMIIR (Accept Me If I am Right).

Tanggapan 5 – Miftahul Arif

Accepted Pak Pala. Sependapat dengan Pak Pala, memang butuh effort yg keras biar discrepancy tsb tidak banyak.
Eniwei, jarang sekali loh dalam dokumen feed proyek ada dokumen yg sudah lengkap isometric dwg nya.

Tanggapan 6 – hadi muttaqien

Pak Sukra,

Salah satu kemungkinan adalah ‘Ambiguitas’: Membaca isi dokumen bisa saja kemungkinan dari mengartikan makna isi dokumen, atau ketidakpastian suatu kalimat/gambar, yang membuat sebuah dokumen yang bisa dipahami dalam dua atau lebih arti. Ambiguitas ini biasanya ada dua jenis;

(1) Laten ambiguitas tidak mudah terlihat dari gambar, bahasa atau teks dari suatu dokumen, tetapi muncul ketika dokumen dijalankan atau ditafsirkan bersama-sama dengan dokumen lain, dan;

(2) Kejadian ambiguitas muncul secara langsung dari gambar atau bahasa/teks dokumen itu sendiri.

Coba ditelaah lagi, karena biasanya ada klausal yang bisa menjadi jalan keluar yang bisa diterima semua bersama.

Demikian sharing dari saya, mudah2an bisa membantu.

Tanggapan 7 – Sukra Arnaldi Ahda@gunanusa

Betul Pak Hadi,

Perbedaan penafsiran seperti ini juga seringkali menjadi dispute. Pak Hadi punya contoh kasus mengenai klausul yang bisa menjadi jalan keluarnya? Terus terang kalau sudah terjadi ambiguitas, selama ini selalu manut dengan interpretasi Contract Engineernya Klien (british expat).

Tanggapan 8 – hadi muttaqien

Pak Sukra,

Karena yang menjadi masalah anda adalah adanya Cost Impact, coba saja di cari pekerjaan tambah-kurang dan di buatkan cost-nya menjadi balance. Coba dibaca/dicari di ‘Contract Document Book’ proyek anda pada klausal-klausal Commercial (biasanya ada di Book I).

Tanggapan 9 – Sukra Arnaldi Ahda@gunanusa

Terima kasih atas tanggapan dari rekan2.

Memang idealnya dalam kontrak EPC, bidder mesti bisa mengantisipasi semua discrepancy yang ada.

Saya sendiri belum pernah di Kontraktor EPC besar, tapi di kontraktor EPC menengah kebawah, me-review document tender dengan sampai detail itu sepertinya pekerjaan yang nyaris gak mungkin dikerjakan.

Akhirnya memang sering terjadi dispute.

Mengenai urutan kontrak EPC (Mohon dikoreksi kalau keliru), bidder menerima Basic design yg dibuat oleh FEED Engineering yang menjadi bakal Detail Engineering. Idealnya Basic Design tentu tidak boleh ada kesalahan.

Kalaupun ada 1 atau 2 discrepancy PID dgn isometric atau dengan spec gak ada masalah. Tapi jika discrepancy tersebut banyak terjadi, dan ada beberapa yang hanya bisa ketahuan ketika detail engineering, itu bagaimana? Apakah masih dibebankan ke Kontraktor? Jadi terkesan kerjaan bidder itu me-review kesalahan yang dibuat FEED.

Kalau menurut logika saya, krn FEED engineering bukan scope EPC (dimana “E” adalah detail engineering), mestinya Kontraktor bisa back charge ke Klien, dan klien bisa back charge ke perusahaan FEED Engineering yang membuat kesalahan. Itu lebih adil. Kalau tidak bisa di back charge, keenakan dong perusahaan FEEDnya?

Sayang saya belum pernah ketemu klausul yang mengatur hal demikian. Bagaimana dengan rekan-rekan?

Tanggapan 10 – Dirman Artib

Tingkatan pertama, kita bicara Preventive Action/Risk Mitigation, yaitu bagaimana mengidentifikasi, meng-assess, potensi masalah dan mendefinisikan strategy agar impak dari masalah itu dapat dikendalikan serta ditanggulangi dengan energi dan biaya yang pantas/mampu/kecil sebelum kegiatan/aktivitas dilakukan. Kegiatan me-review kontrak dan tetek bengek attachment nya, termasuk ‘design document of previous stage’ saat tender maupun awal project adalah tahapan penting dalam konteks Preventive Action/Risk Mitigation, tetapi kualitas dari hasil review hampir tidak mungkin mencapai tingkat persoalan seperti kasus pak Bently. Untuk itu, fungsi/dept. kontrak harus mempunyai faktor contingency agar sesuatu yang terlewatkan masih dalam range dapat diterima, terkendali dan ALARP kata mas crooth-crooth. Biasanya implikasi ditanggulangi dengan mengalirkan resiko kepada pihak lain (termasuk Client) atau memasukkan kepada harga tawaran, atau mengambil resiko yang mampu di manage. Nah kalau ambil resiko harus siap dengan metode, pengetahuan, resources yg kapabel ya….katakanlah sistem. Salah satu metode adalah ‘Change Management’, tapi perlu dipertimbangkan scope maupun definisi dari ‘change’ harus dibuat jelas.

Tingkatan ke2, adalah bagaimana mengkomunikasikan metode ‘Change Management’ ini kepada workforce yang akan menjadi detektor di lini depan. Tujuan utama adalah agar lini depan mendapatkan arahan yang jelas tentang apa yang harus dilakukan dengan tidak terkatung-katung dengan masalah atau terlibat terlalu jauh sampai masuk ke area komersial. Peranan praktis seorang Professional project control dalam memfasilitasi apa yang dideteksi oleh lini depan, kemudian menampilkan data dalam bentuk informasi/report serta menjaga validitas informasi adalah penting. Kemudian si tukang ‘Act’ project Manager adalah negotiator agar kerugian dalam aspek ini tak terjadi, bahkan bisa membalik kan potensi rugi menjadi keuntunga yang nyata, lumayan buat biaya karaoke an Project Team, ya kan …..

Tanggapan 11 – kristiawan

Saya mau menanggapi 2 topik pada e-mail Pak Arnol dibawah ini :

Tanggung jawab kontraktor jika ada discrepancy diantara dokumen kontrak
Tanggung jawab kontraktor untuk checking akurasi FEED documents dari Client Discrepancy antara dokumen kontrak.

Umumnya dalam kontrak ada clause “order of precedence”. Klausul ini menunjukkan tingkatan dokumen. Jika ditemui discrepancy diantara dokumen kontrak (misal spesifikasi dan keterangan di gambar tidak sesuai), klausul ini akan menunjukkan dokumen mana yang harus dijadikan acuan.

Selain itu, selama proses bidding, Client juga memfasilitasi bid clarifications untuk menjawab pertanyaan / klarifikasi dari para Kontraktor.

Waktu untuk mempersiapkan bid proposal memang terbatas, tapi Kontraktor bertanggung jawab untuk meneliti bid documents, memahami scope of work, contract terms & conditions, resiko pekerjaan, etc sebelum mengajukan penawaran.

Jika Kontraktor baru menemui perbedaan setelah menang kontrak & minta tambahan biaya, saya kira Client akan menolak. Tidak fair, kalau penawarannya teliti mungkin sang Kontraktor tidak akan berada di ranking 1 diantara para bidders. Typical jawaban Client … :-).

Checking akurasi FEED Documents

Kontrak EPC menuntut Kontraktor untuk menghasilkan plant yang “fit for the purpose” berdasarkan FEED yang disusun oleh Client. Masalahnya, kalau FEED keliru, detail engineeringnya juga ikut keliru, plant yang dibangun bisa tidak “fit for the purpose”.

Jadi, untuk kontrak EPC, Kontraktor memang bertanggung jawab untuk checking akurasi FEED documents.

FIDIC punya 2 standard conditions of contract yang biasa digunakan untuk kontrak EPC :

– Plant, Design & Build (yellow book)

Kontraktor diminta untuk mengajukan penawaran berdasarkan dokumen FEED dan subsurface data yang disediakan Client. Setelah contract award, Kontraktor diberi waktu (biasanya 2-3 bulan) untuk checking akurasi FEED dan mengajukan usulan perubahan teknis/komersial yang diperlukan. Kalau underground conditions ternyata tidak sesuai dg data Client, Kontraktor juga berhak untuk mengajukan variation order.

– EPC / Turnkey Project (silver book)

Kontrak type ini memberi waktu lebih panjang kepada Kontraktor untuk menyusun bid proposal. Kontraktor diminta checking akurasi FEED, verify & interpret subsurface / hidrology / environment data yang disediakan Client sebelum mengajukan bid proposal. Setelah contract award, bisa dibilang kesempatan untuk mengajukan variation order sangat kecil.

Kontraktor menghadapi resiko yang besar untuk kontrak EPC, karenanya contingency dalam cost estimate juga besar. Resiko Kontraktor relatif lebih kecil pada kontrak lump sum tradisional (detail design dibuat oleh Client). Tidak ada tuntutan ke Kontraktor bila hasil proyek ternyata tidak memuaskan karena kesalahan design.

silahkan rekan-rekan menambahkan …