Kalau bicara maintenance management, sangatlah luas. mungkin ada baiknya lebih specific apa yg diingikan. work process dari mulai work identification – planning – scheduling – execution – follow up…. sebenernya adalah hal yang basic. banyak hal yang bisa menjadi dasar strategi, minimal para user harus paham apa operating context untuk equipment/plant yang mereka miliki, KPI atau standard performance-nya. Untuk maintenance strategy sendiri, banyak metode yang bisa diaplikasikan dalam pembuatan maintenance program. ada yg bersifat generik ada pula yang bersifat individual, semuanya harus disesuaikan dengan karakteristik perusahaan tersebut. mana yang bisa diaplikasikan, ya itu… tergantung perusahaan tersebut? seperti apa mereka menganggap maintenance itu, cost center, cost control, atau investasi? Seberapa tanggap perusahaan tersebut terhadap perubahan yang terjadi di dunia maintenance, yang awalnya hanya berupa ‘fixed when it broken’ sampai menggunakan teknik ‘predictive maintenance’ dengan peralatan yang cukup mahal.

Tanya – Maurina Andriana

Rekan migas,

Saya ada pertanyaan mengenai maintenance management.

Apakah ada diantara rekan2 sekalian yang dapat menjelaskan mengenai tipe/macam maintenance strategy dan maintenance program yang diaplikasikan di dalam pengoperasian oil and gas facility? Jika bisa, mungkin ada yang bisa memberikan work process dari maintenance strategy, program dan planning.
Dan apa saja yang dipertimbangkan untuk menentukan strategi maintenance tersebut.
Terima kasih atas bantuannya.

Tanggapan 1 – ROSES-Man

Kalau bicara maintenance management, sangatlah luas. mungkin ada baiknya lebih specific apa yg diingikan. work process dari mulai work identification – planning – scheduling – execution – follow up…. sebenernya adalah hal yang basic. banyak hal yang bisa menjadi dasar strategi, minimal para user harus paham apa operating context untuk equipment/plant yang mereka miliki, KPI atau standard performance-nya.

Untuk maintenance strategy sendiri, banyak metode yang bisa diaplikasikan dalam pembuatan maintenance program. ada yg bersifat generik ada pula yang bersifat individual, semuanya harus disesuaikan dengan karakteristik perusahaan tersebut. mana yang bisa diaplikasikan, ya itu… terbgantung perusahaan tersebut? seperti apa mereka menganggap maintenance itu, cost center, cost control, atau investasi? Seberapa tanggap perusahaan tersebut terhadap perubahan yang terjadi di dunia maintenance, yang awalnya hanya berupa ‘fixed when it broken’ sampai menggunakan teknik ‘predictive maintenance’ dengan peralatan yang cukup mahal.

Saya rasa rekan2 migas ini banyak yang berkompeten, namun mungkin perlu pertanyaan yang spesifik… satu persatu dulu. agar diskusinya fokus…..

Tanggapan 2 – edi.triono

Bu Maurina,

Mengenai macam maintenance strategy,sedikit yg saya ketahui ada beberapa: (monggo dikoreksi/ditambahkan kalau kurang)

1. Breakdown Maintenance atau kadang disebut run to failure maintenance –> tindakan/maintenance dilakukan stlh terjadi kegagalan dr suatu equipment

2. Preventive Maintenance atau Calender-based Maintenance –> perawatan dilakukan setiap periode tertentu atau dilakukan sebelum equipment mengalami kerusakan, prinsipnya fix it before it break

3. Predictive Maintenance, atau dsb juga Condition Based Maintenance –> penentuan waktu maintenance dilakukan berdasar data diagnostik, performance, data operasi, desain, maintenance histories, dll.

4. Proactive Maintenance atau kadang disebut Precision Maintenance/Reliability Maintenance –> mengidentifikasi permasalahan dan memperbaiki untuk mengurangi kerusakan –> salahsatu tool nya Root Cause Failure Analysis

Untuk aplikasinya, tergantung dari SDM (keahlian orang), biaya (investasi), dll

Tanggapan 3 – ROSES-Man

Saya coba membahas sedikit ya, mudah2an masih ada yang tertarik…. (IMHO and CMIIW)

Menurut saya, maintenance strategy itu melingkupi tiga hal:

– struktur organisasi

– alur kerja/proses

– maintenance program

tiga hal ini sangat berpengaruh dalam menentukan tujuan maintenance kita, dalam jangka pendek dan jangka panjang.

struktur organisasi jelas berpengaruh terhadap penerapan strategi maintenance, dari yang ramping sampai yang sangat lebar. mulai dari in-house (semua dilakukan sendiri, ada spesialis) sampai dengan outsourcing (menggunakan tenaga luar, terutama untuk spesialis). struktur top-down juga tentu mempengaruhi bagaimana strategi tersebut diterapkan: ada yang manajer – superintendent – supervisor – foreman – groupleader – teknisi, tapi ada juga yang praktis manajer – supervisor – foreman – teknisi. jelas perlakuan kedua struktur tersebut berbeda dalam membuat strategi yang tepat. dan setiap perusahaan dapat menerapkan sesuai keinginannya, karena memang tidak ada standarnya. Semuanya dilakukan dengan ‘rasa kenyamanan’ pekerja di masing2 perusahaan.

alur kerja biasanya terdiri dari planing – scheduling – execution – follow up – improvement. planning tentunya bertugas untuk membuat segala hal yang berkaitan dengan maintenance task, mulai taskcard/checklist, material yang dibutuhkan, peralatan, manpower, dan fasilitas lainnya. sedangkan scheduling, lebih ke arah memastikan bahwa semua hal yang dibutuhkan akan ada pada waktunya, termasuk unit yang akan dilakukan maintenance (apalagi bila membutuhkan shutdown). execution, adalah pelaksanaan task tersebut… harus sesuai dengan checklistnya, menggunakan peralatan dan material yang sudah disediakan dan sesuai waktu yang diberikan. follow up adalah menganalisis hasil pekerjaan maintenance, apakah sesuai dengan planning awal… terutama masalah manpower, material, checklist, peralatan, bahkan waktu yang tersedia. apalagi bila dalam pekerjaannya ternyata, ada finding yang cukup penting… namun tidak dapat dilaksanakan saat itu juga. salah satu analisisnya adalah apakah hal tersebut berkaitan dengan pekerjaan maintenance tersebut. imporvement tentunya tindak lanjut dari follow up terhadap kekurangan yang ada pada saat pelaksanaan pekerjaan tersebut mulai planning sampai execution.

maintenance program adalah hal yang terpenting dari semua ini, karena di sinilah inti dari pekerjaan maintenance. semua pekerjaan maintenance yg dilakukan terhadap suatu plant/equipment sebaiknya terdokumentasi (baik itu computerised atau hardcopy). pekerjaan A sampai Z harus ada dalam maintenance program, yang terdiri dari breakdown maintenance, preventive, prdictive, termasuk juga detective maintenance. Pembagian istilah ini memang belum ada keseragaman, dimana menurut saya adalah sebagai berikut:

– corrective maintenance: breakdown & detective maintenance.

breakdown = repair, dilakukan apabila equipment sudah rusak

detective = inspeksi yang dilakukan untuk mengecek apakah equipment tersebut sudah gagal atau belum, kl gagal ya harus ganti.

– proactive maintenance: preventive & predictive

preventive = penggatian atau overhaul suatu komponen dalam interval tertentu

predictive = inspeksi untuk mengetahu kondisi peralatan tersebut, atau banyak dikenal dengan condition base monitoring. penyusunan maintenance program bisa menggunakan banyak metode, seperti RCM, RCA, FMEA, RBI, dsb…. yang terpenting adalah bagaimana plant/equipment tersebut dapat berfungsi sesuai dengan standar yang diminta.

jadi penerapan untuk specific industry ya tergantung dari keadaan industri tersebut, mana yang bisa dia gunakan. tidak terpaku terhadap industri sejenis, semuanya bisa dilakukan assesment melalui banyak metode: six sigma, TPM, kaizen,dsb…. sehingga dapat dicarikan yang cocok dengan karakteristik organisasi di perusahaan kita.

wah panjang, mudah2an penjelasannya bisa membantu…….

*IMHO & CMIIW ya….

Tanggapan 4 – Maurina Andriana

Pak Roses-Man,

Maaf saya baru menemukan email bapak di spam-box saya.

Saya sangat setuju dengan pernyataan bapak, bahwa maintenance management itu adalah bidang yang sangat luas.

Mengingat saya masih anak bawang di dunia operations and maintenance, maka saya ingin sekali mendapatkan penjelasan yang simple akan peran dan posisi maintenance,khususnya maintenance management di dunia oil and gas ini.

Ada hal yang sangat banyak membuat saya bertanya. Mungkin saya akan buat more specific :

1. how a typical oil installation is organized

2. How big is maintenance part in OPEX

3. How big is the portion of maintenance in oil and gas organization, the work task distribution onshore – offshore, client – contractor, etc.

4. Then, how the communication is developed between logistic, maintenance, operator.

5. Who is planning maintenance

6. Who is executing maintenance

7. Who is performing special needs of maintenance (campaign based, etc)

8. Who is performing standard routine maintenance

9. Who is ordering spares, tools

10. Who is studying the necessary improvement

11. How is the typical ratio of between PM and CM (corrective maintenance) in real practice.

Ehmm, itu hal yang sampai sekarang masih saya coba cari tau, karena jujur saya sangat buta dengan real practice maintenance management di oil and gas industry. karena, dunia operations and maintenance memang sangat luas, dan implementation-nya sangat tergantung pada every company (client) itself.

Terima kasih sebelumnya.

Tanggapan 5 – ROSES-Man

wah banyak banget ya pertanyaannya… terus terang tidak semua bisa saya jawab. saya juga baru terlibat untuk dunia maintenance di oil and gas ini, background saya lama di airlines sih. tapi secara garis besar mungkin bu maurina bisa dapat gambaran…… tapi ini di luar konteks oil and gas, jadi general aja…. jadi pertanyaan untuk spesifik migas, saya skip dulu….

biasanya maintenace itu sekitar 30-50% dari operational cost, tergantung dari jenis industri, mulai dari investasi peralatan sampai dengan manpower. pembagiannya tergantung dari jumlah plant/equipment yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. ini biasanya tergantung dari bagaimana manajemen memandang sebuah organisasi maintenance: cost center, cost control atau investment. kl maintenance dianggap sebagai cost center, biasanya organisasi maintenance-nya dibuat sekecil mungkin dengan multiskilling mechanics (kadang2 malah overload). sedangkan bila dianggap cost control, mungkin masih lumayan ada keseimbangan antara kemauan manajemen dengan real di lapangan. dan kalo dianggap sebagai investment, ini lebih bagus lagi…., manajemen mengerti pentingnya posisi maintenance dalam produksi sehingga berani melakukan investasi untuk maintenace agar produksi tetap berlangsung.

hubungan antar bagian2 tersebut (departemen) biasanya dituangkan dalam manual atua SOP, yg kemudian bisa diterjemahkan melalui CMMS sehingga semua pihak yang terkait dengan maintenance mengerti situasinya. maintenance akan melaporkan kepada logistic ttg segala kebutuhannya dalam melakukan pekerjaannya (spares, tools, facilitas, kontraktor, dsb) dan juga kepada operasi ttg waktu pelaksanaannya (kapan, peralatan yang mana, perlu shutdown atau tidak, berapa lama, dsb).

proses tersebut tergantung dari elemen2 maintenance. seperti yg pernah saya tuliskan di email sebelumnya (setelah email yang anda reply), ada 5 proses: planning, scheduling, execution, follow up, analyze.

-planning bertugas untuk memastikan segala kebutuhan untuk pekerjaan maintenance, mulai dari taskcard, spares, tools, keahlian mekanik (elektrik, mekanikal, welder, NDT, dsb), perkiraan waktu, kapan kira2 harus dilaksanakan.

-scheduling berdasarkan data dari planning, maka scheduling harus memberitahukan kepada operasi kapan pelaksanaan maintenance tersebut, dan berapa lama. lalu request kepada logistic/store/warehouse unutk kebutuhhan material/spares dan tool yang diperlukan. dan bila dibutuhkan maka harus dilaporkan juga kebutuhan menggunakan jasa pihak ketiga (kontraktor).

-execution biasanya dilakukan oleh mechanic yang harus diawasi oleh foreman-nya (minimum). pengisian dalam takscard haruslah jelas. spares yang ada dilist digunakan atau tidak, step by step process, waktu yang dibutuhkan, temuan dalam pekerjaan tersebut, dan kesulitan dalam melakukannya.

-follow up diartikan sebagai tindakan lanjutan. maka kalau ada temuan harussegara dimasukkan ke dalam sistem agar tidak terlewati apalagi kl waktunya mendesak, terutama kebutuhan spares-nya. selain itu juga diperlukan untuk memasukkan data2 lainnya seperti penggunaan spares, tools, man hour, skills ke dalam sistem. dengan kata lain bagian ini lebih banyak bertindak sebagai recording.

-analyze harus dilakukan untuk melakukan improvement, mulai dari hal yang simple seperti manhour apakah sesuai dengan planning, demikian pula dengan spares dan tools. lalu perlu diperhatiikan pula langkah2 dalam taskcard, mungkin ada yg tidak perlu dilakukan atau mungkin ada yg perlu ditambahkan. yang terpenting adalah hasil dari pekerjaan tersebut apakah sesuai dengan harapan, masih adakah yang bisa kita tingkatkan, atau bisakah kita menggantikan dengan teknik lain yang lebih akurat…. and so on… phase ini biasanya memutuhkan lebih dari satu periode pelaksanaan untuk mengetahui apakah kita di jalur yang benar…..

itu secara general dalam konsep maintenance yang saya kira hampir setiap industri serupa, yang berbeda adalah kebutuhan dan konsep operasionalnya….. apabila masih membutuhkan bantuan, silahkan kita bisa berdiskusi japri….. tapi tentunya dengan tema satu persatu.

Tanggapan 6 – Gunawan Siregar

Untuk Maurina yang sedang memperdalam ilmu di daerah tundra sana, boleh yah saya ikut sumbang saran seputar topik Maintenance Management. Kebetulan sempat ditugaskan 6 tahun lebih di Maintenance (atau Tek Pem kalau istilah PTMnya) , mula2 jadi Maintenance Engineer lalu jadi Reliability Engineer.

Seingat saya Maintenance mengurus hal-hal sbb :

1. Breakdown Maintenance, Preventive Maintenance (PM) dan Condition-Based Maintenance (CBM).

2. Schedule ( scheduled Turn-Around, minor/hot-gas/combustion inspections, etc )

3. Spare-Parts ( material requisition, min/max level,spare-part inter-change-ability/SPIR)

4. Maintenance Work Order (MWO) untuk repair, calibration, tests, etc.

5. Monitor biaya (cost ) maintenance, misalnya manhour dan material costs.

6. Maintenance Contracts, misalnya untuk hot/cold insulations, pipe/tank painting, alat2 berat, pemotongan rumput, specialist costs, dsb…dsb.

7. Melakukan equipment performance test.

8. Mendevelop master equipment list, mencakup critical & non-critical equipment, etc

9. Membuat estimasi biaya / budget maintenance tahunan.

10. etc..etc

Maintenance management jaman dulu merupakan sistem sendiri seperti MAXIMO, MIMICS, etc; sedangkan fungsi lain pakai sistem sendiri seperti AS/400 (HR & GA), JD Edward (F&A), etc. Belakangan muncul sistem SAP yang merupakan sistem terintegrasi yang mencakup modul-modul management untuk Finance, HRD, Maintenance, Production, Procurement, etc ; sehingga major oil companies / contractors banyak yang pindah ke sistem SAP ini.

Saya coba yah menjawab pertanyaan anda sbb :

1. Organisasi tergantung jenis company, apakah Upstream Company saja atau Downstream Company saja atau both Upstream & Downstream. Sebagai contoh, Maintenance Department bisa berada dibawah Manufacturing Manager atau Operations Manager. Terus Maintenance bisa juga terbagi dua : Offshore dan Onshore.

2 & 11. Tergantung struktur organisasi company ybs, OPEX ( Operating Expense ) bisa mencakup Operations cost, Maintenance Cost, HR & GA Costs ( salary , benefits, community development, etc ), dsb…dsb. Namun tidak termasuk CAPEX ( Capital Expense ) yang mencakup penambahan asset perusahaan ( misalnya plant equipment dari expansion projects). Hal sama berlaku untuk rasio PM dan CM.
Benchmark studies untuk perusahaan sejenis, memang pernah dilakukan (seingat saya pernah oleh SGS-Shell Global Solutions).

3. Tergantung pada besar asset perusahaan yang perlu dipelihara. Offshore platforms saja, Offshore Platforms plus Onshore Plants, atau kilang minyak ( refinery ) atau petrokimia akan berbeda besar organisasi Maintenancenya.

4. Maintenance Planning Section ( Tek Pem Ren ), berfungsi untuk bagian perencana fungsi maintenance, misalnya mengatur jadual scheduled turn-around, jadual
MWO (Maintenance Work Order), memonitor biaya/cost, material requirements, etc.

5. Komunikasi biasanya dilakukan setiap pagi melalui Daily Operation Meeting, berdasarkan Daily Operating Report yang di’generate’ SAP system setiap pagi. Komando bisa melalui Manufacturing Manager atau Kepala Kilang yang membawahi Operations, Maintenence, Engineering & Logistik.

6. Executing Maintenance tergantung konsep yang dipakai Maintenance apakah pakai ‘Area Concept’ ( Process Area, Utilities Area, Loading Area ) atau ‘Craft Concept’
(Mechanical, Civil, Piping, Electrical, Instrument) plus Maintenance Planning, Maintenance Workshop, Maintenance Reliability & Maintenance Support, Namun biasanya eksekusi oleh disiplin craft yang sama dengan peralatan yang lagi ‘ngadat’ atau rusak. Contoh : untuk repair oleh Workshop lalu dipasang oleh Field Maintenance.
Pengecatan rutin oleh Support Section atau oleh kontraktor. Performance test oleh multi- disiplin engineers.

7 & 10. Special needs for maintenance ( campaign, improvement ) bisa oleh siapa saja di Maintenance , namun biasanya oleh Maintenance Reliabilty Section.

8. Standard routine maintenance bisa oleh area / field maintenance, bahkan sudah bisa dibantu oleh field operator ( misal penambahan lube oil, seal oil, etc).

9. By definition, untuk membuat order spare atau tools oleh bagian Purchasing atau Logistic. Maintenance personnels ( engineer, supervisor, foreman, technician ) hanya bisa membuat Material Requisition.

Mudah2an sedikit tambahan ini bermanfaat adanya.

Tanggapan 7 – Maurina Andriana

Pak Gunawan dan Pak Roses,

Terima kasih atas segala penjelasannya. Saya mendapatkan pencerahan akan hal ini.
Sekarang saatnya untuk merenung lagi 😀