Secara umum, project akan membuat cost / schedule baselines sebelum menghitung/monitoring progress. Dimulai dengan membuat work breakdown structure (WBS), yang meng-identifikasi semua aktivitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Kemudian dilanjutkan dg menghitung cost estimate dan menyusun project schedule.
Untuk proyek EPC, Client bisa menyusun high level WBS yang terdiri dari Engineering ; Procurement ; Construction dan mengembangkannya ke level yang lebih detail.

Tanya – samrah sinam

Rekan Migas Indonesia,

Pada saat mengeksekusi EPC Project, tentunya ada aturan main perhitungan Work Progress yang tertuang dalam dokumen Project Planing and Control Procedure.
Dalam dokumen tsb secara detail menjelaskan perhitungan2 persentase pencapaian progress pekerjaan yang akhirnya menjadi ‘Claim Tagihan’ si Kontraktor ke si User.
Dan tentunya hal ini sangat berpengaruh terhadap hitungan Cash-Flow si Kontraktor dalam me-Running project tsb, dimana si Kontraktor memerlukan dana untuk DP pembelian barang, menggaji engineer, mobilisasi equipment, etc (CMIIW).

Mohon pencerahannya, mengenai :

(1) Perhitungan (wajar) persentase progress sebuah proyek EPC yang terdiri dari Engineering Progress – Procurement Progress – Construction Progress

(2) Hal apa yang menjadi ‘area of concern’ dari pembuatan aturan main tersebut.

(3) Dalam sebuah tender, apakah Harga Sebuah Proyek EPC telah meng-consider mengenai term/ persentase pembayaran? dan diketahui/ disepakati oleh kedua belah pihak (kontraktor dan User) karena setahu saya Project Planning & Control Procedure ini merupakan salah satu deliverable dalam pekerjaan engineering, dan bukan menjadi salah satu dokumen yg disertakan dalam proses tender tender (CMIIW).

Tanggapan 1 – waluya_priatna

Biasanya estimate nya mengikuti construction baru itung estimate mhr untuk precomm and comm kalau mechnical comlp suda diitung under construtiom tapi kita harus punya sbum( standard base unit mhs) weigh as per equipment saya lagi engga ada kerjaan pisa jadi partimer ni saya bekar comm di mcdermott dan conoco.

Tanggapan 2 – Eko Drajat Nugroho

Susah juga menjawabnya, krn masing2 client beda perhitungannya, ada yg mengacu pada peraturan ada di masing2 company, tp ada yg flexible base nego dan lobby.

Di company lama saya contract EPCI dg client company swasta juga dg term payment kurang lebih sbb:

DP 30% (Setelah PO diterima)

Payment 60% (setelah semua material fabrikasi diterima client)

Payment 5 % (setelah commissioning)

Payment 5 % (setelah 3 bulan commissioning)

Di sini begitu PO diterima langsung proses payment DP, utk biaya overhead, material dll.

Di company berikutnya contact EPCI juga dg client BUMN:

Tidak ada DP.

Payment I 30 % setelah semua material fabrikasi diterima

Payment II 65 % setelah commissioning

Payment III 5 % setelah 3 bulan commissioning.

Nah ini cukup berat, karena harus modal sendiri utk proses engineering dan pembelian material serta fabrikasi. Di sini detail bobot progress sangat alot dibicarakan dimuka dg client.

Tanggapan 3 – samrah sinam

Terima Kasih atas sharingnya…

Saya ingin mengambil contoh term progress untuk Procurement,
bagaimana bobot perhitungan yang umum dipakai apabila work step meliputi sbb:

(1) Issued RFQ =……%

(2) Received Quotation = ……%

(3) Technical Bid Analysis = …….%

(4) P/O = …….%

(5) Design Approved = …..%

(6) Upon major material received at vendor shop = …….%

(7) Ready to shipment (ex-work) = …….%

(8) At Site & QC Checked = …….%

(9) Installation =…….%

Atau ada aturan main yang lain?

Tanggapan 4 – dewa amor

Pak Sam,

Berikut bobot perhitungan progress procurement di project yg pernah saya kerjakan:

1) Issued RFQ =5%

(2) Received Quotation = 5%

(3) Technical Bid Analysis =10%

(4) Issued P/O =15%

(5) Design Approved =15%

(6) Upon major material received at vendor shop =25%

(7) Ready to shipment (ex-work) =15%

(8) At Site & QC Checked =10%

(9) Installation =Construction Price

Tanggapan 5 – Rusydi

Pak SAM,

Saya coba jawab berdasarkan pengalaman saya

1. Perhitungan Persentase yang wajar(ideal) untuk suatu EPC proyek adalah yang berbentuk S-Curve. Dimana pada 1/3 awal durasi dr proyek progressnya agak landai (phase desain engineering). Kemudian meningkat secara progressive pada 2/3 durasi (Procurement dan Construction). Kemudian landai lagi sampai akhir proyek (Precom, Commissioning, Close out).

2. Bagi EPC kontraktor concern utamanya adalah cash flow.

3. EPC proyek umumnya Lumpsum Contract. Presentase pembayaran berdasarkan presentase progress pekerjaan. Tapi ada juga yang pembayarannya berdasarkan milestone payment, dimana jumlah pembayaran telah ditentukan untuk setiap milestone yang tercapai. Dalam PEP (project Execution Plan), kontraktor mengajukan Schedule dan S-curve yang menjadi acuan dalam membuat estimasi dan forecast.

Mungkin teman2 lain ada yang mau menambahkan.

Tanggapan 6 – Maifi Januar, PMP

Pak Sam,

Sebagai tambahan dari rekan-rekan yang lain:

1. Untuk engineering progress dapat menggunakan drawing atau document status sebagai perhitungan progress pekerjaan, sebagai contoh:

Issue for Comment (IFC) 20%, Issue for Approval (50%) dan Aprroved for Construction (90%) dan As Build Drawing (100%), dapat di modifikasi sesai dengan kebutuhan.

Procument menggunakan : RFQ, PO Issued, ready for shipment, Material on Site dll.

Construction: dapat menggunakan, 0% untuk activity start dan 100% activiy complete atau 20% – 80%

2. jika menggunakan progress payment biasa nya akan terjadi dispute pada saat verifikasi actual progress, ada baik nya di buatkan progress measurement procedure berikut dengan control point nya. area of concern lain nya adalah di pembobotan setiap deliverables.

3.jika document yang di maksud tidak disertakan di dalam tender process sebaik nya di jadi kan salah satu document yang harus di develop oleh contractor untuk di setujui oleh kedua belah pihak paling tidak sebelum memulai pekerjaan, kebayakan EPC contractor sudah mempunyai dokumen serupa, atau dapat juga menjadi salah satu penilaian pada saat technical bid. yang penting adalah ada nya procedure yang di sepakati oleh kedua belah pihak.

Semoga membantu,

Tanggapan 7 – Kristiawan

Pak SAM & rekan Migas,

Secara umum, project akan membuat cost / schedule baselines sebelum menghitung/monitoring progress. Dimulai dengan membuat work breakdown structure (WBS), yang meng-identifikasi semua aktivitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Kemudian dilanjutkan dg menghitung cost estimate dan menyusun project schedule.

Untuk proyek EPC, Client bisa menyusun high level WBS yang terdiri dari Engineering ; Procurement ; Construction dan mengembangkannya ke level yang lebih detail.

Saya ingin menjawab pertanyaan Pak SAM dibawah ini :

1. Perhitungan wajar % progress proyek E-P-C

Jika yang dimaksud adalah weight factor tiap unsur E-P-C terhadap keseluruhan nilai proyek, setahu saya tidak ada aturan baku dan akan berbeda untuk tiap proyek. Yang terbaik adalah menyusun project WBS dan membuat cost estimate untuk tiap unsur E-P-C. Dari situ kita bisa tahu berapa persentase wajar tiap unsur terhadap keseluruhan proyek.

Bagaimana menyusun detail WBS (misal breakdown dari activity Engineering, yg kemudian diberi % weight factor), juga tidak ada aturan bakunya. Tiap project/Client punya metode sendiri, yang penting semua activities yang dibutuhkan tercantum disitu.

2. Area of Concern dari aturan no. 1 diatas

Karena diskusi ini membicarakan milestone payment ke Kontraktor, prinsip dasarnya adalah nilai yang dibayarkan ke Kontraktor harus sesuai dengan nilai pekerjaan yang diselesaikan. Kontraktor akan cenderung untuk mengusulkan ‘front loading’ milestone payment, karena akan membantu cash flow-nya. Misalnya dg minta persentase besar untuk engineering work atau mobilisasi. Untuk Client, overpay ke Kontraktor cukup beresiko, karena bisa saja proyek dihentikan ditengah jalan dan Kontraktor sudah dibayar lebih besar dari nilai pekerjaan sesungguhnya.

3. Term pembayaran dalam tender

Umumnya dalam dokumen ITB, Client sudah menyusun payment terms (sering saya lihat 2 level WBS dengan weight factor / % untuk tiap activity). Tapi biasanya payment terms ini akan dibicarakan lagi pada saat final negotiation.

Biar lebih jelas, disalah satu contract proyek EPC, Client membagi payment schedule atas 3 bagian (WBS level-1) :

– Home office services $ 19 juta

– Equipment cost $ 188 juta

– Construction & Commissioning Assistance $ 126 juta

Kemudian di WBS level 2, Client membuat milestone payment untuk tiap activity breakdown (saya ambil contoh untuk home office services)

– 3% submission of performance bond & insurance certif

– 5% submission of complete planning dossier & procedure manual

– 78% prorata progress of detailed engineering

– 3% approval of Maintenance / Operating Manuals

– 5% Issue last ready for commissioning certificate

– 3% project documentation & as built drawings

– 3% provisional acceptance certificate

Pada saat proyek berjalan, tiap bulan Kontraktor – Client menyetujui progress yang dicapai untuk setiap activity di level-2 sebagai dasar invoice. Mudah-mudahan membantu menjawab pertanyaan Pak SAM.

Tanggapan 8 – Gorga Simanullang

Pak Kristiawan, Pak Sam dan Rekan Migas,

Saya sangat berterimakasih banyak topik seperti ini di buka di forum ini, kebetulan sekali saya lagi ingin mencari tahu atau mencoba mempelajari topik yg sedang di bahas tsb, dgn ini ada sedikit bayangan buat saya. Kalo boleh tahu buku apa atau acuan apa yg cocok menurut Bapak/Ibu menjadi pegangan untuk ilmu yg ini. kalo saya mungkin saat fini fokusnya masih pada project berskala kecil.

Terimakasih atas bantuan dan informasinya.