Pada organisasi berbasis project, sebuah quality plan dibuat khusus karena pada umumnya ada karakteristik dan persyaratan khusus yang harus dipenuhi. Terkadang persyaratan dari project-ke-project tersebut juga sangat khusus tidak terbatas pada produk, tetapi juga kualifikasi dan kompetensi resources (sdm) yang terlibat serta merambah ke area lain yang harus dipastikan kesesuaian nya sebelum proses membuat.merealisasikan produk dimulai. Ini adalah metode proaktif untuk memastikan bahwa quality dari produk tersebut bisa dijamin dari awal aktifitas ‘pay now, not to pay later’.

Tanya – andyuli

Mohon pencerahan atas test case berikut ini.

Bila sebuah perusahaan memberikan sebuah PO ke sebuah vendor (sebut saja PT. A) kemudian main vendor tersebut memutuskan untuk menyerahkan pengerjaan PO tadi ke sebuah perusahaan fabricator (sebut saja PT. B) yang mana karena PO ini adalah untuk pembuatan sebuah skid dimana salah satu itemnya sebut saja ada 2 pressure vessel buatan PT. C yang musti disassembly maka pertanyaan saya adalah berapakah jumlah Quality Plan yang harus ada dalam kasus tadi (untuk diserahkan ke perusahaan pemberi PO for review) dan kalo ternyata hanya butuh satu Quality Plan maka siapa yang harus membuatnya, PT. A atau PT. B.

Tanggapan 1 – Endri Prasetyo

Berdasarkan pengalaman saya, untuk case ini yang harus membuat adalah PT A. Umumnya ini diatur dalam kontrak atau dokumen QA (juga pada saat bidding jika ada). Sebagai tambahan, sub vendor terkadang harus ada approval dari pemberi PO.

Tanggapan 2 – Amy Siswandi

Sependek pengetahuan saya, Quality Plan hanya dibuat 1 (yang ditujuak kepada end user) dan itu dibuat oleh ‘Vendor A’ sebagai vendor pertama dalam supply chain.
Apabila ‘Vendor B’ akan membuat Quality Plan, maka ditujukan ke ‘Vendor A’ dan begitu seterusnya untuk ‘Vendor C’ ke ‘Vendor B’.

Tapi bisa juga hanya 1 Quality Plan. Kebetulan saya pernah membuat untuk Project Total E&P, Quality Plan hanya dibuat 1, dan kolom approval dibuat beberapa kolom untuk kepentingan validasi dari pihak terkait.

Mohon koreksi dari anggota milist yang lain, jika pernyataan saya kurang atau mungkin salah.

Tanggapan 3 – I Made Sudarta I Made Sudarta

Pak Andyuli yth,

Kasus yang anda buka ini cukup menarik untuk dibahas, saya sadar bahwa kasus-kasus seperti ini sudah sering kita temui terutama pada pekerjaan fabrikasi seperti apa yang anda utarakan. Disini saya coba untuk membantu memecahkannya, kita lihat dulu term of quality plan itu adalah perencanaan mutu yang mana digunakan sebagai guidance dalam melaksanakan rangkaian suatu proses yah katakanlah proses fabrikasi pressure vessel c/w skids sehingga diharapkan dapat menghasilkan barang yang bermutu sesuai dengan persyaratan dari se pembeli (purchaser).

Dalam hal ini Vendor (A) seharusnya mempunyai quality plan yang mencakup kontrol proses fabrikasi, pemilihan sub vendor dan kontrol terhadap sub dan sub vendornya kalau pekerjaan tersebut diserahkan ke Vendor (B) dan Vendor (C). disinilah letak perhatian dari si main purchaser untuk memastikan bahwa pekerjaan akan dikerjakan sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dan terkendali. Jadi kesimpulannya adalah Quality Plan yang diserahkan cukup 1 yaitu dari Vendor (A)saja.

Demikian pendapat dari saya semoga dapat membantu.

Tanggapan 4 – Dirman Artib

Bp. Andyuli and rekan-rekan milis,

Marilah kita tinjau dulu hakekat dan makna sebuah Quality Plan. Apa itu ? Kenapa harus ada dan dijadikan sebuah persyaratan (a requirement) ? Bagaimana pembatasan nya ? etc

Latar Belakang :

Istilah Quality Plan per definition dirujuk kepada Note 1 dari Clause 7.1 Planning of product realisation :

A document specifying the processes of the quality management system (including the product realisation procesess) and the resources to be applied to a specific product, project or contract.

Dalam ISO 9000:2000 – QMS Fundamentals and vocabulary, clause 3.7.2 quality plan didefinisikan sebagai :

Document (3.7.2) specifying which procedure (3.4.5) and associated resources shall be applied by whom and when to a specific project (3.4.3), product (3.4.2), processes (3.4.1) or contract.

Kemudian harus dipahami juga apa yang di diterangkan dalam Note 1, Note 2 dan Note 3 di mana intinya adalah bahwa Quality Plan harus lah konsisten dengan quality manual, proses-proses yang didefinisikan pada level ini, dan quality plan adalah bahagian dari quality planning (3.2.9).

Kenapa harus ada Quality Plan yg terdokumentasi ?

Sependek pengamatan dan pengalaman saya bekerja di area ini selama hampir 15 tahun, sebahagian (besar or kecil ?) para professional QMS (QA Advisor, QA Engineer, QC dan Inspector bahkan Quality Manager) hanya menerima bahwa Quality Plan adalah sebuah hal yang harus dan sudah ada untuk organisasi yang berbasis project (aktivitas sementara dan produk/servis nya unik dari kontrak ke kontrak lain nya). Lalu apakah sebuah organisasi tak berbasis project tidak memerlukan quality plan ?

Kebetulan saya pernah bekerja 1 tahunan dengan organisasi yang tak berbasis project, alias mereka membuat produk yang karakteristiknya relative tetap setiap hari, hanya saja ada beberapa tipe dan opsi-opsi produk yang harus dibuat berdasarkankeperluan kapasitas, besar-kecil, material CS atau SS atau kombinasi untuk beberapa komponen utama. Lalu, apakah mereka tidak mempunyai quality plan ?

Sebenarnya sebuah organisasi yang organisasinya tak berbasis project-by-project pun mempunyai quality plan, karena mereka juga menetapkan proses-proses dan prosedur-prosedur yang akan digunakan serta merencanakan sumberdaya (resources), whom and when dalam merealisasikan spesifik produk/servis dan tipe-, tetapi mereka tidak umum menggunakan istilah documented quality plan seperti apa yang biasa kita buat dan alami dalam organisasi yang berbasis project.

Pada organisasi berbasis project, sebuah quality plan dibuat khusus karena pada umumnya ada karakteristik dan persyaratan khusus yang harus dipenuhi. Terkadang persyaratan dari project-ke-project tersebut juga sangat khusus tidak terbatas pada produk, tetapi juga kualifikasi dan kompetensi resources (sdm) yang terlibat serta merambah ke area lain yang harus dipastikan kesesuaian nya sebelum proses membuat.merealisasikan produk dimulai. Ini adalah metode proaktif untuk memastikan bahwa quality dari produk tersebut bisa dijamin dari awal aktifitas ‘pay now, not to pay later’.

Dalam organisasi berbasis project, misalnya di sektor oil and gas atau power/energy, terkadang melibatkan banyak organisasi yang berbadan hukum serta mempunyai keahlian berbeda-beda. Dalam hal ini lah rencana kualiti (quality plan) harus dibuat efektif karena resources dan keahlian yang berbeda-beda harus di organise, coordinate, control dan manage dalam memenuhi persyaratan-persyaratan serta standard-standard yang tertuang dalam kontrak dan apendix-apendixnya.

Dalam hal keperluan jumlah quality plan terdokumentasi akan sangat tergantung dari high level strategy yang disesuaikan dengan jumlah dan ragam organisasi-organisasi yang terlibat dalam mendukung serta mensupply produk/servis pada project tersebut. High level strategy seyogyanya direpresentasikan oleh quality plan pada tingkat sang empunya project yang secara umum di sektor oil and gas dipanggil ‘CLIENT’ atau ‘COMPANY’. Pada praktisnya terkadang mereferensi kepada ‘Functional or Technical Specification’ dari fase project sebelumnya, misalnya pada tahap detail design atau EPCI maka akan merujuk kepada ‘Specification for Contractor/Supplier Project QMS’ atau sejenisnya yang didevelop saat fase Basic Engineering atau FEED. Jika tidak ditemukan informasi pada ke 2 dokumen di atas, maka seyogyanya akan diterangkan pada Project Execution Plan (PEP), di mana secara ideal sebuah PEP harus memberikan arahan strategi terhadap aspek-aspek yang penting untuk eksekusi project, termasuk aspek quality. Dalam buku PMBOK pun ada Section khusus untuk Project Quality System. Anyway, ini tentu diskusi khusus ranah Project Management, silahkan jika mau didiskusikan lebih dalam.

Persoalan yang sering ditemui justru kualitas dari PEP yang tidak memberikan arahan jelas tentang strategy pada aspek quality of product, quality of processes dan quality system. Hal ini disebabkan oleh bermacam-macam hal, mulai dari issue kualifikasi, kompetensi, style of management si PM pada area SDM, sampai kepada kurangnya informasi tentang multi organisasi yang terlibat pada area Supply Chain. Bahkan ada persoalan-persoalan yang mendasar , misalnya sudah rahasia umum dan common practice bahwa si PM baru nongol setelah project sudah jalan. Tidak logis memang, tetapi ini ada dan sering terjadi. Biasanya ditanggulangi dengan PM sementara yang dihandle oleh pejabat beyond PM (Director or CEO etc) saat Project Kick-off meeting yang mungkin kompetensinya tak sesuai atau aktualnya tak cukup waktu untuk fokus di awal-awal project, tetapi banyak kasus sang Client pun tak peduli karena semata-mata berpegang kepada liability si kontraktor (baca : resiko). yang sifatnya adalah reaktif.

Kembali ke Jumlah Quality Plan dalam kasus pertanyaan:

Tidak ada dalam international standard (ISO 9001, API Spec Q1 atau equivalent) yang mempersyaratkan jumlah quality plan, tetapi si perusahaan yang mengeluarkan order atau PO seyogyanya harus memastikan secara ‘Assurance System’ bahwa PT. A mempunyai kualifikasi dan berkemampuan membuat produk serta memenuhi persyaratan produk dan persyaratan servis lainnya. Nah, pemastian ‘assurance’ inilah yang dipersyaratkan oleh clause 7.4.1 Purchasing process of ISO 9001:2008 dalam hal evaluation dan selection of suppliers. Berarti, si perusahaan yang akan issue PO harus melakukan evaluasi bagaimana produk dan pesanan sejenis atau hampir sama dari pengalaman si PT. A sebelumnya dibuat, alias bagaimana proses dari bahan baku diproses, diorganise, dikendalikan diangkat, angkut, potong, welding, inspeksi dan verifikasi dst. , nah itulah dia quality plan yang real yang mungkin didokumentasikan dan diberi nama quality plan atau diberi nama lain tak masalah sepanjang bahwa rencana itu efektif atau paling tidak meyakinkan ‘assurance’ akan efektif. Ini lah yang dimaksud sebagai implementasi persyaratan clause 7.1 Planning of product realisation. Nah, di situlah seharusnya diketahui bahwa PT. A mempunyai partner strategis dan resources dan work methods dari PT. B dan PT. C yang mensupply beberapa parts atau komponen atau alat yang secara praktis adalah implementasi dari strategy dan bahagian dari proses-proses si PT. A dalam merealisasikan produk dan servis. Tapi ingat, bahwa si PT. A harus memastikan proses-proses yang dia outsource ke PT. B dan C adalah terkendali, nah inilah yang merupakan paragraph baru dari ISO 9001:2008 dari versi sebelumnya yaitu paragraph 4 dari clause 4.1 General requirements.

Kesimpulan :

Yang diperlukan oleh si perusahaan yang mengeluarkan PO adalah kepastian ‘assurance’ bahwa si PT. A mempunyai rencana terdokumentasi bagaimana dia merealisasikan produk lewat organisasinya, yang mungkin juga melibatkan outsource agar bisa dipenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan. Jumlah dari rencana terdokumentasi itu, apa yang mungkin diberi istilah sebagai quality plan bukan merupakan hal essential. Bisa saja dibuat sebuah Interface Quality Management/Plan yang notabene isinya adalah quality plan for product specific yang terintegrasi antara proses-proses di antara PT A, PT B dan PT C beserta si customer yaitu perusahaan yang mengeluarkan PO.

Semoga mencerahkan, dan mohon ma’af jika ada kesalahan.

Terutama kepada para senior dan rekan yang lebih mumpuni silahkan lebih dipercerah sampai 1000 lux πŸ™‚

Tanggapan 5 – I Made Sudarta I Made Sudarta

Wah uraian yang sangat detail dari Cik Dirman dan sangat bermanfaat.

Tanggapan 6 – andyuli

Terima kasih nih Pak Dirman atas pencerahannya yang mencapai 1000 lux katanya ļ, salam kenal dari saya yang masih hijau dan junior ini.

Maaf nih baru bisa aktif lagi karena kesibukan kerja dan keterbatasan prasarana di kantor.

Bahwa jumlah Q-Plan adalah bukan hal yang essential ketimbang keberadaan sebuah document (baca: Q-Plan) yang mampu merangkum/merangkai tahapan quality dalam process-process yang dibutuhkan dalam product realisasion adalah saya setuju dalam hal ini.

Sekedar berbagi pengalaman, mungkin rekan-rekan pemerhati mutu/quality juga pernah mengalami/menjumpai hal yang sama, ketika pada proses assessment vendor dilakukan untuk sebuah order yang akan dikeluarkan, kebanyakan para bidder menyatakan comply 100% atas semua requirement yg dicantumkan dalam bidding dokumen bahwa mereka bisa mensupply produk yang dibutuhkan sesuai specification (termasuk quality reqs tentunya) sehingga ketika pada akhirnya PO diberikan ke PT. A barulah terbuka kemampuan si awarded vendor bahwa memang dia bisa mensupply produk tapi dengan quality dinomor sekian kan. Bahkan wajah, bentuk, isi dan tujuan Q-Plan pun mereka have no idea sehingga akhirnya kita pun yang terpaksa menjadi trainer sesaat untuk hal ini, meski si PT. A ini sudah ber-ISO certificate lho. Mungkin contoh extrem-nya, barang sudah mau FAT, eh Q-Plan-nya masih IFC (Issued for Comment). Jadi selain karena ketidak tahuan akan idealnya sebuah Q-Plan, hal ini dikarenakan juga panjangnya Supply Chain dalam PT.A yang mana keberadaan PT. B dan C di dalamnya tidak diintegrasikan secara baik dan benar.
Mungkin ada solusi tepat untuk mengatasi masalah seperti ini di masa mendatang, dipersilahkan masukan-masukannya.

Tanggapan 7 – Dirman Artib

Jangka panjang bangun partnership dengan supplier, agar bisa membuat joint strategy dan sharing knowledge. Toyota telah membuktikan keberhasilan ini.

Jangka pendek, lakukan assessment yang detail terhadap supplier baik core process maupun supporting process nya , tidak hanya sebatas sertifikat tergantung di ruang resepsionis kantor yg hanya disurvey 1Xper tahun dgn standard compliance to ISO 9001. Karena yang kita perlukan adalah compliance dengan standard dan persyaratan market yg mungkin specific.

Tanggapan 8 – Admin Migas

Uda Dirman, betul sekali ‘The Toyota Way’ dapat menjadikan Toyota sebagai produsen mobil nomor satu di Amerika, bahkan dunia. Tapi dalam 1-2 bulan terakhir ini, kita menyaksikan recall mobil toyota di berbagai negara yang menimbulkan kerugian ratusan juta dollar. Kalau dilakukan assessment, ujungnya adalah kegagalan para pemasok bagian mobil seperti pedal gas yang tidak kembali ke posisi semula, rem yang tidak berfungsi baik, dsb. Kalau membangun partnership dengan supplier dan assessment detail sudah dilakukan, bagaimana mencegah kejadian di atas agar tidak terulang kembali ?.

Tanggapan 9 – hitler sigalingging

Boleh Pak sharing keberhasilan Toyota di explain inti2nya.