Berikut adalah tahapan-tahapan penyusunan sistem dokumentasi QMS (dari yang paling rendah level-nya sampai ke yang paling tinggi): 1. Supporting Document. Identifikasi work instruction masing-masing pekerjaan yang ada di lapangan dan form2 yang berlaku. Misalnya, proses pembelian material umumnya adalah keluarkan RFP dari user, kemudian assigned by authorized person etc; 2. Procedure. Identifikasikan procedure-procedure pada setiap fungsi. Ini lebih umum dari work instruction. Work Instruction berada di bawah level procedure. Ini menyangkut apakah basic function yang dilakukan oleh masing-masing organisasi. Procedure ini dapat dibuat dengan re-thinking mengapa sutau department berdiri, what is its role in the company etc.

Tanya – Johanes Anton Witono

Wah menikmati hari-hari baru tengah hutan Sumatera ternyata menyenangkan juga. Tenang dari hiruk-pikuk ibukota. Saya ingin tahu bagaimana langkah2 untuk menyusun sistem dokumentasi untuk QMS. Apa saja tahapannya, apa yang diperlukan, bagaimana pola berpikir dalam menyusun sistem dokumentasi tersebut. Terima kasih atas bantuannya. Jawaban juga bisa dijapri ke : Johanes_AW@pec-tech.com

Tangggapan 1 – yeri kurniawan@sulzer

Pak Johannes,

Ini adalah pengalaman saya tentang pembuatan system manajemen mutu di perusahaan saya bekerja sekarang.

Berikut adalah tahapan-tahapan penyusunan sistem dokumentasi QMS (dari yang paling rendah level-nya sampai ke yang paling tinggi)

1. Supporting Document. Identifikasi work instruction masing-masing pekerjaan yang ada di lapangan dan form2 yang berlaku. Misalnya, proses pembelian material umumnya adalah keluarkan RFP dari user, kemudian assigned by authorized person etc..

2. Procedure. Identifikasikan procedure-procedure pada setiap fungsi. Ini lebih umum dari work instruction. Work Instruction berada di bawah level procedure. Ini menyangkut apakah basic function yang dilakukan oleh masing-masing organisasi. Procedure ini dapat dibuat dengan re-thinking mengapa sutau department berdiri, what is its role in the company etc.

4. Quality manual. Buatkan quality manual masing-masing fungsi. Di sini ada janji-janji masing2 fungsi, misalnya department produksi berjanji untuk menepati delivery schedule, productivity. Janji-janji managemen, seperti menjadi perusahaan world class di bidangnya, dll.

Dan tambahanya:

5. Buatkan quality objective masing-masing department/fungsi. Harus terukur, dapat dicapai dan disetujui oleh fungsi2 tersebut.

6. Buatkan business process. Business process adalah inter-relasi antara fungsi. Misalnya Fungsi Produksi, Fungsi Purchasing dlsb-nya. How the connect to each other.

dan masih banyak lagi…..silahkan yang lain menambahkan.

Selamat, anda bakal berhubungan dengan hal-hal yang sedikit njelimet, tetapi menyenangkan. Have fun !

Tangggapan 2 – dirman artib@amec

Wah….ceritanya bisa jadi panjang nih……..

Kalau saya tentu akan memberikan pencerahan bukan untuk tujuan sebuah sertifikat yang ditempel didinding semata, tetapi sebuah sistem manajemen terdokumentasi adalah infrastruktur penting bagi organisasi sebagai jalan hidupnya.

Ada 4 tipe perusahaan/organisasi yg ‘moving towards’ to ISO 9001:2000

1. Blank System – Tidak mempunyai system manajemen yang terdokumentasi sama sekali ( ‘Boss Head is the System only’).

2. Mempunyai dokumen-dokumen spt.

Forms/template/prosedur-prosedur/skets-skets untuk operasional tapi tidak mengacu kepada Sistem ISO 9001.

3. Menerapkan dan mempunyai dokumen untuk ISO 9001/9002/9003:1994 (versi lama), dan sekarang mau di’upgrade’ ke ISO 9001:2000.

4. Telah mulai mendesain system document-nya dan telah mempunyai sebahagian dokumen spt. Policies, sebahagian prosedur, flowchart/process map.

Masing-masing perusahaan di atas tentu akan berbeda tahapan dan proses untuk ketaatannya ‘compliance’ kepada standard. Tapi yang jelas ISO 9001:2000 mempersyaratkan hal di bawah ini untuk dokumentasi thd. dokumentasi-nya :

Clause 4.2.1 ISO 9001:2000 requires the documents to be developed :

1. Pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu dari Top Management.

2. Prosedur-prosedur wajib yg dipersyaratakan oleh ISO 9001, yaitu

a. Pengendalian dokumen

b. Pengendalian Records/data

c. Penanganan Ketidakssesuaian (Handling of non-conformances
(produk/layanan)

d. Tindakan Korektif (Corrective action)

e. Tindakan Pencegahan (Preventive Action)

f. Internal Audit

3. Dokumen-dokumen lainnya yang dinyatakan perlu oleh organisasi untuk keefektifan perencanaan, operasional dan pengendalian proses-prosesnya

4. Records/data yang diperlukan oleh Standard ISO 9001 (harus baca clause per clause).

Secara umum (dengan tidak memasukan tantangan spesifik pada ke 4 tipe organisasi di atas) maka tahapan-tahapannya adalah :

1. Training peoples (management & workers) in ISO 9001 system Quality Awareness.

2. Design, establish and determine the policies

3. Design, establish & determine process maps for core process & supporting processes.

4. Develop and determine 6 mandatory procedures incorporating with people assignment & level of people responsibilities in implementing of these procedures.

5. Develop and determine other procedures which the organization think that these are important for operational & controlling process (depend on
the organization decision).

6. Develop and determine the other documents if necessary such as Work Instruction, Forms/template, sketch, brochure, etc.

7. Socialize and implement all document throughout organization (around 3 months)

8. Training some peoples for Internal Auditor

9. Conduct Internal Audit to verify the level of system effectiveness
of system implementation for whole processes and areas. If your organization implementing ISO 9001:2000 for getting certification of compliance the next step as follows.

10. Discuss & decide the certification body that you align with-> you need to review & decide them based on your business strategy as your independent partner during you using them for maintaining the system.

11. Opening initial communication to certification body and send application letter for certification.

12. Certification body will come to your organization for discussion the scope of process that you will certify.

13. Certification body conduct audit on your organization and decide that you are compliance or non-compliance with ISO 9001:2000

14. If you are not compliance yet, they will raise the Corrective Action Request (CAR) or Non-conformance Report (NCR) for you to take action on the issues in that documents -> Some certification body using CAR but some are using NCR, basically they are same as the non-conformities items.

15. Maximal 6 month, you have to close out these items which raised in CAR or NCR -if NO you have to send the new application. And process no. 10 will be repeated.

16. If you can close out within 6 month, the certification body will verify the effectiveness of your action on these CAR or NCR and then if you pass the verification process the certification body will provide you the CERTIFICATE.

17. The certification body will visit you for surveillance audit minimal 1 per year (most of them are 2 per year)

18. The CERTIFICATE will be expiry within 3 years, but you can apply the re-certification after but the item no 10 will be repeated.

Mudah bukan ?

Tetapi persoalan tidaklah terlalu gampang jika seorang Top Management mulai mendesain sebuah Kebijakan perusahaannya seperti Kebijakan baik dalam aspek Mutu, HSE, Security, Financial, Ethics atau kombinasi di antaranya , karena sebuah kebijakan tentulah harus sesuai dan sejalan dengan arah dan cita-cita ‘what I want to be in the future’ jangka panjang (baca : visi dan juga misi) dan sebatas mana Top Management dapat meramalkan aspek-aspek yang mempengaruhi dunia masa depan tersebut spt. Kebijakan & Regulasi pemerintah, kesepakatan-kesepakatan dunia internasional, analisa pasar, ketersediaan infrastuktur di luar organisasi, perkembangan dan arah politik, ekonomi, dll. Philosophies, value, WWSF (Where We Stand For), keinginan, harapan, tujuan dan sasaran akan tersirat di dalam sebuah Kebijakan.
Artinya adalah sebuah perusahaan mengeluarkan sebuah Kebijakan Etika (Ethics Policy), maka pesannya adalah jangan coba-coba bermain kotor dengan perusahaan kami karena siapapun baik karyawan sendiri maupun pihak luar akan ditumpas habis-habisan jika kethuan melanggar etik perusahaan.

Maka semakin banyak Informasi yang dapat dibaca dan diolah untuk sebuah kebijakan maka akan semakin sempurna lah sebuah kebijakan.

ISO 9004 memberikan beberapa pedoman dalam mendesain kebijakan mutu , di
antaranya harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

* Tingkat dan tipe peningkatan masa depan seperti apa yang dibutuhkan oleh organisasi untuk sukses.

* Harapan dan tingkat kepuasan pelanggan yang akan dicapai.

* Perkembangan jumlah dan tingkat kompetensi Manpower dalam organisasi di masa depan (1-3 tahun)

* Kepentingan dan harapan pihak-pihak lain yang berkepentingan (pemegang saham, organisasi pemerintah & masyarakat yang relevan, karyawan, dll.)

* Jumlah dan rencana perkembangan karyawan apabila menerapkan standar ISO 9001

* Potensi kontribusi suppliers-suppliers, sub-contractors, partners strategies.

* Peraturan-peraturan sekarang dan kalau bisa trend perobahan peraturan di masa akan datang.

Lalu bagaimana pedoman mendesain proses-proses map dan prosedur-prosedur ?

Wah kepanjangan jika dimuat di sini. Mudah-mudahan di lain waktu bisa kita posting.