Umumnya di perusahaan-perusahaan multinasional besar biasanya sudah mendevelop integrated management system map nya. untuk repository dokumen, aplikasi bisa menggunakan Documentum, LiveLink, Oracle based atau sistem solusi dari vendor lain. seperti pada Documentum, anda bisa mengaplikasikan quality dari status dokumen dan semua historycal revision serie-nya. Pada umumnya di perusahaan mulitnasional EPC, mereka biasanya juga sudah membangun sistem document tracking dan progress reportnya.

Tanya – Sketska Naratama

Dear rekan migas Indonesia,

Mau bertanya terutama pada para ahli Doc Control, pada saat ini sistem terbaru apakah yang digunakan untuk me-manage doc baik itu project spec, datasheet, pfd, p&id, drawing, etc dalam project EPCI? Seperti sudah habit di kita, sulit saya menemukan partner project yang tertib dokementasi terutama dalam content, status dan revisi update 🙁

Bukan hanya ini, sering juga seorang designer meng-update doc tetapi mereplace doc yang terdahulu hanya karena keterbatasan ia menggunakan operating system (OS). Jika loss control, lalu kita mau lihat history bagaiamana pula cara nya jika sudah seperti ini? Efektifkah kerja-kerja kita?

Tanggapan 1 – Eka Retno Mustikarini

Dear Bp.Sketska,

Itulah pentingnya administrasi yang baik, sehingga traceability dapat dikontrol, untuk isometric drawing proses replacement drawing terdahulu tidak menjadi masalah dengan alasan untuk menghemat ruang kosong di hard disc, tetapi untuk selanjutnya memang harus di buat kolom revision di drawingnya(dan memang sudah seharusnya menjadi hal yang baku) mungkin bisa di check di ISO TS16949 Clausal 7.1.4. apapun documentnya(.pdf, .dwg, .ProEng etc) yang berkaitan dengan traceability harus di sertai tanda atau sesuatu yang mngindikasikan perubahan tersebut. Demikian informasi, Insya Allah dapat membantu.

Tanggapan 2 – liliekprasetyo

Jika informasi yang ditanyakan ‘System Apakah Yang Tercanggih untu DCM’? Jawabanya adalah IMIS. Ini generasi terakhir dari turunan WorkSpace, documentum dan sekarang ini IMIS. IMIS ini tidak lagi memerlukan bantuan semacam IPMS, AM-Meridian, BO, Metadata dll. Namun belum masuk ke Indonesia. Saat ini yang populer di Indonesia masih Documentum.

Tanggapan 3 – Richard Bonardo

Pak Sketska :

Untuk sistem Doc Controlling rasanya tergantung nature kerjaan dari tiap-tiap perusahaan. Di tempat saya bekerja, document controlling dilakukan dengan sistem folder access control dimana hanya document controll admin yang bisa mengupdate isi Folder Final/Latest/Release, – folder inilah yang jadi acuan kerja semua orang -.

Setiap orang yang mengupdate isi documents/drawing/PID wajib menginfokan secara tertulis (email) pada doc controller dan doc controller wajib mengifokan secara tertulis juga pada project team member. Cukup simpel tapi banyak effort untuk memastikan sistem komunikasinya berjalan

Saya rasa ini sudah cukup untuk scope pekerjaan saya. Namun ditempat lain saya pernah lihat system web-based yang lebih bagus dan otomatis mengirimkan email notify jika ada update pada isi folder. (macam facebook Pak) Hanya saja sistem ini kurang bagus untuk tempat-tempat yang internet conectionnya lambat.

Saya yakin ditempat lain ada yang lebih bagus dari ini silahkan dishare..

Tanggapan 4 – Andre Maulana

Pak Sketsa,

saya bukan ahli doc cont.., tapi karena saya kebetulan di information management jadi juga ngurusin EDMS di dalamnya. umumnya di perusahaan-perusahaan multinasional besar biasanya sudah mendevelop integrated management system map nya. untuk repository dokumen, aplikasi bisa menggunakan Documentum, LiveLink, Oracle based atau sistem solusi dari vendor lain. seperti pada Documentum, Bapak bisa mengaplikasikan quality dari status dokumen dan semua historycal revision serie-nya. pada umumnya di perusahaan mulitnasional EPC, mereka biasanya juga sudah membangun sistem document tracking dan progress reportnya.

dalam hemat saya, seharusnya tidak dibenarkan seseorang mengupdate revisi dengan tidak menyimpan issued document revisi sebelumnya (lengkap dengan native file nya) …

saya rasa perusahaan EPC yang baik harusnya tertib dalam masalah dokumentasi.. apalagi yg masih menganut sistem document-centric.. yang melihat maturity progress berdasarkan progress dari dokumen yg telah diissue.

Tanggapan 5 – Salam Syah

P’ Sketsa,

Tergantung Pak, mau yg Terintegrasi or hanya Lokal.

Menurut pengalaman saya, untuk System yg Terintegrasi saat ini yg Documentum masih bagus. Bekerja di satu file, setiap ada perubahan sewaktu akan save selalu akan di tanya, apakah mau menaikan revisi or hanya menaikan versinya saya.

Key nya ada di Document control untuk merilis & menotifikasi setiap perubahan ke Team Member.

Sedikit kelemahan Documentum hanya klo pas update lupa CekOut maka seve file harus ke local, setelah itu batu diupload ke system. Dan harganya juga lumayan plus setiap nambah member harus bayar fee lagi di tambah harus connect terus ke internet.

Klo yg system local, di servernya di bikin Folder, Working untuk Engineer, Latest & Superseded untuk Document Control. Jadi semua Engineer/Designer bekerja di Working Folder , stelah selesai kirim ke Document control untuk update yg di Latest, mindahan yg lama ke Superseded & ngirim notifikasi ke Team member.

Untuk registrasinya saya pake Access yg di link ke filenya langsung sesuai dengan revisi or versinya masing2. Di access nya di set security levelnya semua bisa buka tapi hanya bisa untuk search document and print report. Jadi klo ada yg nyari document tinggal di search aja trus klik documentnya sesuai dengan revisi yg diinginkan.

Tanggapan 6 – AGUS FRICSON

Ya memang documentum agak sedikit mahal, tapi ada juga yg similiar dengan documentum yaitu ‘Sharepoint’ product microsoft mungkin kelasnya dibawah documentum, tapi dalam hal dokumen management Ok lah.

Seperti misalnya version dari dokumen tersebut bisa ke record secara automatis oleh system, jadi user bisa ngetrek mulai dari versi awal hingga latest version, dan kita juga bisa lihat siapa-siapa saja yg modify dokumen tersebut.

System juga bisa automatis Alert kesetiap users yg disubscribe terhadap dokumen tersebut, jadi kita bisa tahu siapa yang update, modify, delete dokumen tsb dan users yg disubscribe akan dapat notification dari system.

Security juga tidak kalah Ok, admin bisa ngeset orang-orang tertentu yg bisa akses ke dokumen tsb, contoh confidential data, etc ini bisa dibatasi aksesnya disystem. Dokumen collaboration juga ok, misalnya satu dokumen dan diupdate oleh setiap section dengan proces checkin/out.
Dokumen link juga cukup baik, kita bisa kirim email by link kesetiap orang tanpa perlu di attached, misalnya filenya 15mb jika dikirim lewat email bisa hang, tapi dengan fasilitas email link file sebesar 30, 50mb bisa kita kirim.

System ini juga web base, jadi bisa diinclude didalam intranet jika company tersebut mempunyai intranet.

Jadi memang semua system ada kelebihan dan kelemahan, kembali ke company masing-masing bagaimana system tersebut bisa mengcover apa yg diinginkan oleh perusahan dalam hal dokumen manajemen mereka baik yg jenisnya project ataupun yg umum. Documentum and Sharepoint system cukup baik, saya juga pernah menggunakannya.

Tanggapan 7 – Dirman Artib

Kalau yg mau menerapkan EDMS, ada beberapa sofware yg tersedia dan jadi jejak langkah sependek pengalaman saya :

1. Sewaktu di jiran menggunakan Cimage-Fusion yaitu database program yg terintegrasi dgn Convero sebagai software Project Management & Control. Data dan hasil olahan data/informasi dari Cimage-Fusion digunakan oleh Convero untuk perencanaan dan pengukuran aktivitas dan performance project e.g. berapa deliverables yg di produce, apa yg outstandng, yg delay, yg kritikal dll. Cimage-Fusion juga melakukan kendali atas revisi, updated, superseded dan issuance time yang bisa memitigasi kesalahan di seputar hal tersebut. Cuma, biaya investasi awal dan operasional/perawatan cukup besar, karena harus paket antara Cimage & Convero, sehingga hanya cocok buat project besar. Pada project nilai kecil tidak ekonomis dan tak efisien. Kayaknya untuk nilai-nilai project EPCI di Indonesia kurang cocok. Jadi hati-hati dgn tawaran program ini, bisa-bisa kacau di tengah project, apalagi jika reimbursable type project. Additionally, 2 program ini sangat tergantung dari sistem training yg harus dilakukan untuk semua orang. Jika nggak ada cukup budget, jgn coba-coba dibeli, bisa-bisa justru terperangkap dalam. Ini sangat tidak cocok buat perusahaan yg ‘bullshit’ type company yg punya human resource development jelek, yaitu yg kurang berkenan mengalokasikan budget buat training program.

2. Masih dari jiran yaitu A-conex (sori lupa spelling). Ini lebih sederhana dan cocok buat project menengah dan kecil, cuma kurang terintegrasi dgn proses Project Management. Ini juga memitigasi resiko di seputar kesalahan pengendalian revisi, issuance date, dll. Tapi si suplier program, akan menambah modul-modul program sesuai dgn besar budget.

3. Sekarang saya pakai program InfoWorks untuk project suangat besuaaaar (mempekerjakan 30.000 pekerja) dengan lebih dari 60-an paket kontraktor. Belum bisa cerita dan komen masalah profile dan performance dari program, maklum baru 10 hari di sini. Tapi kesan pertama sangat menggoda, dan initial assessment sangat mantap, apalagi ditunjang dengan sistem training yang sistematik dan mature.

Tanggapan 8 – Andre Maulana

Sebetulnya memang di jaman giat-giatnya paperless seperti sekarang ini, EDMS (electronic document management system) adalah yang paling tepat menurut saya. Tapi masalahnya semua integrated system ini tetap membutuhkan human factor yang baik. Benar seperti kata Pak d’Art bahwa training dan orientasi yang baik dan mudah penyampaiannya akan berpengaruh kepada kesiapan para penggunanya. Dan peran engineering group sebagai reviewer/approver/originator juga sangat besar untuk mau ikut mengerti bagaimana sistem dokumentasi dalam perusahaannya berjalan. Semua pihak sangat berkaitan agar quality status dari issued document bisa kita catat, pantau, dan lapor.

Menyambung kembali kegelisahan Pak Sketsa terhadap performance dokumentasi, untuk bidang Oil&Gas ini memang tidak bisa hanya dilihat dari issuance document saja. Jika document yang kita issue tapi susah untuk di track dan digunakan atau dimanfaatkan sedemikian rupa oleh pihak lain (i.e. Procurement, Material Management, atau direview oleh Project Management via portal web misalnya) akan menjadi masalah baru di luar document management yang membuat si Project Management Team jadi pusing lagi. Quality of status dari masing-masing komponen di tiap disiplin menjadi penentu, dimana memang engineering document adalah menjadi bukti dari pencapaian target dari suatu progress, tapi belum tentu kesiapan dari semua elemen-elemen dari tiap disiplin sudah sama dan bisa digunakan oleh pihak-pihak lain. Apalagi di proyek tipe EPC, yang hiruk-pikuk pemesanan, pembelian, dan pengadaan barang termasuk hal-hal yang krusial. Jika informasi dari engineering group tidak kompak kematangannya maka kasihan juga nantinya. Karena belum tentu dalam satu issued document, barang-barang dalam drawing itu sudah sama quality statusnya. Karena masing-masing issued document hanya merefleksikan quality status dari masing-masing disiplin saja.

Memang perlu ada sistematika terpadu termasuk EDMS didalamnya yang mendukung bahwa si EPC Consultant/Constructor ini confidence dengan status deliverable nya.

Tanggapan 9 – Sketska Naratama

Trims masukannya p Andre, p Dirman (Ahlan fii Qatar),
Memang pada dasarnya bergantung besar kecil nya project juga dengan cermin kompleksitas team yang terlibat.

Software hanyalah sebatas sarana dengan segala kelebihan dan kekurangannya. Maka dari itu, subjek ini adl habit dokumentasi.
Mari mulai dari habit kita untuk memahami struktur organisasi project lalu tertib teratur (Apapun jabatan didalam project). Semakin tinggi jabatan nya, bukankah seyogya nya ia menjadi contoh dengan sikap bijaksana nya?

Yang paling simple saya handle project dgn modal Excel dan Outlook.
Dalam outlook selalu saya create subjek yang mudah, dgn content:

‘Issue’ ‘Nomor Project’ ‘Nama Client’

Contoh:

‘Engineering Review – Project 095, Pertamina EP’

Sehingga sewaktu-waktu ada yg comment di meeting, mk track nya mudah dgn Outlook. Begitu pula dengan sistem MoM, dapat mudah dibuat dgn sedikit kreatifitas. Karena ada juga yang confirm per statement email OK, tetapi kenyataan aktual lain. Dari sinilah kita men track.

Beberapa software project yg dikatakan oleh p Dirman sudah saya lihat.
Ada juga yang di create oleh EPCI company itu sendiri seperti nya ya, lalu di komersialkan.

PS Masukan ini diluar keterbatasan orang menggunakan operating system (OS) yang umum. Jika menggunakan OS sangat terbatas, mendasar sekali penjelasan nya.