Changes Management sebagai turunan dari Risk management dari sisi Project Management ini mungkin sedikit berbeda dengan Management of Changes (MoC) dari sisi Operasi Produksi dan Operasi : terms dari API yang saya dapatkan adalah: Moc adalah : ‘The management system is intended to satisfy the requirements for the Operations Integrity Management System (OIMS) and OSHA Process Safety Management (PSM) systems’. Sementara dari sisi Manajemen Proyek adalah: ‘Change management is a structured approach to transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state. Change management (or change control) is the process during which the changes of a system are implemented in a controlled manner by following a pre-defined framework/model with, to some extent, reasonable modifications ‘.

Pembahasan – Antonius Pandiangan

Seperti yang kita ketahui bahwa dalam Project Management ada Triangle Constrain : Scope/Quality, Cost and Schedule. (Dan mungkin untuk dunia Oil & Gas perlu ditambahkan satu constrain lagi yaitu SAFETY)

Dan perlu di catat dalam triple constrain tersebut bahwa: kita hanya bisa mencapai 2 diantara 3. Good Quality and Fast/Ontime tapi Mahal (project Cost Over Run), Fast/Ontime dan On Budget namun ada beberapa Scope/Quality yang dikurangi .. dst ….
Sangat Jarang sekali (atau dg kata lain: hampir tidak mungkin) dalam dunia yang tidak sempurna, ini kita bisa mencapai ke tiganya. Yang artinya selalu ada PERUBAHAN (changes) dalam triple constrain dibandingkan dengan (approved) project premises . Sehingga diperlukanlah Changes Management.

Changes Management sebagai turunan dari Risk management dari sisi Project Management ini mungkin sedikit berbeda dengan Management of Changes (MoC) dari sisi Operasi Produksi dan Operasi : terms dari API yang saya dapatkan adalah: Moc adalah : ‘The management system is intended to satisfy the requirements for the Operations Integrity Management System (OIMS) and OSHA Process Safety Management (PSM) systems’

Sementara dari sisi Manajemen Proyek adalah: ‘Change management is a structured approach to transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state. Change management (or change control) is the process during which the changes of a system are implemented in a controlled manner by following a pre-defined framework/model with, to some extent, reasonable modifications ‘

Dan fokus diskusi ini adalah untuk membicarakan mengenai control terhadap perubahan-perubahan yang mungkin terjadi selama project berjalan. Sehingga penerapan Changes Management sangatlah relevan dalam menangani EPC projek, didalam dunia Oil & Gas di Indonesia. Berikut, beberapa kompilasi yang saya dapatkan, yang sekiranya relevan dengan pengalaman saya menangani project, untuk didiskusikan dan sebagai learnend and share didimilis.

Dari sisi EPC kontraktor (mungkin) ada idiom untuk ‘mencari-cari Change Order’ dan dari sisi Owner adalah untuk menjaga project premises yang sudah di sepakati dengan manajemen/shareholder: yaitu approved budget , time and scope.

Tujuan akhir dari diskusi ini adalah agar setiap insan di milis MIGAS dan pelaku-pelakunya melihat perubahan (atau dalam bahasa sehari-hari Changes ini adalah Change Order / Change Authorization didalam EPC kontrak) melakukannya secara profesional, obyektif, transparan dan auditable. Karena changes bukanlah sesuatu yang harus dihindari, namun merupakan sesuatu kepastian dalam pekerjaan proyek. Walaupun sudah melewati tahapan -tahapan studi (FEED/FEL) yang cukup panjang sebelum exection (EPCI), dan perubahan (Changes) tersebut bisa dipastikan selalu ada.

Sehingga pada akhirnya pelaku Project Management selalu memperhatikan Manajemen Resiko (Risk Management) dan turunanya seperti Contigency planning dan Changes Management.

Tanggapan 1 – Admin Migas

Saya menerima dokumen ‘Change Management – Basic Approach to Manage Changes with Project Risk Management at the EPC Contract’ dari Moderator KBK Manajemen Proyek Mas Alex Iskandar PMP – COPI, sekaligus untuk membuka topik diskusi baru mengenai Change Management. Dokumen bisa anda unduh dari URL : http://www.migas-indonesia.net/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=278&Itemid=42 bersama dokumen terkait lainnya mengenai Risk Management.

1. Benefits of Project Risk Assessment

2. Change Management – Basic Approach to Manage Changes with Project Risk Management at the EPC Contract (BARU)

3. Introducing Project Risk Management

4. Project Risk Management Procedures

5. Proses Manajemen Risiko

6. Reviewing A Project Risk Management System

7. Risk Management

8. Risk Management Planning, How Much Is Good Enough?

9. Schedule Risk Analysis Simplified

10. Separating Risks & Opportunities from Uncertainty

11. Successfully Managing Contract Risk

12. The application of a risk management approach in pharmaceutical R&D organizations

Tanggapan 2 – Cahyo Laksono Hadinoto

Pak Alex Iskandar PMP,

saya masih belum mengerti perbedaan2 mendasar antara Changes Management dengan MoC (Management of Change) yg dalam dunia EPC Project sering kali ‘dimanfaatkan’ oleh ke dua pihak (Contractor + Client).

Sementara dari artikel yg Pak Alex sampaikan disebutkan sebagai berikut ‘Change management is a structured approach to transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state. Change management (or change control) is the process during which the changes of a system are implemented in a controlled manner by following a pre-defined framework/model with, to some extent, reasonable modifications’

Jikalau berkenan, mohon pencerahan lebih lanjutnya dengan contoh2 dalam pengaplikasiannya di dunia EPC Project? sehingga saya bisa mengerti perbedaan mendasar antara Changes Management Vs. MoC tersebut.

Sebelumnya saya ucapkan banyak terima kasih. Pak Alex, kapan2 dibuatkan kuliah umum juga dong biar ilmu2 serta pengalamannya bisa disebar2 ke yang muda2.

Tanggapan 3 – Alex Iskandar

Pak Cahyo dan rekan migas sekalian.

Saya juga sedang belajar, dan saya memanfaatkan diforum dimilis ini untuk share lesson and learned dan sekaligus belajar bersama, dengan tentunya memperhatikan etika bisnis yang ada.

Pak Cahyo, sengaja saya membedakan MoC ini dengan Change Management.
Karena paradigma selama ini (baca: pengertian sehari2) untuk kita yang berada di operator o&g: MoC adalah manajemen perubahan terhadap proses operasi dan produksi. Perubahan yang harus disertai oleh Hazid, Hazop, risk assesment etc untuk kemudian baru bisa diimplementasi kan.

Sementara yang saya maksudkan disini adalah dalam MoC dalam Project.
Dan pengertian secara luasnya adalah Change Management.

Di perusahaan saya bekerja disebut juga PMOC (Project Management of Change).
Menarik sekali, sebab dengan sistem ini kita terus dipacu agar terus mencatat secara baik (proper recording) setiap perubahan terhadap premises (scope/quality, cost & schedule) dalam setiap tahapan project. Tools/Software yang dipakai bisa bermacam-macam, yang jelas SETIAP PERUBAHAN perlu dicatat.
Karena kadang kita lupa (atau sering tidak memperhatikan) bahwa changes /perubahan hanya perlu dicatat dan dilaporkan apabila ada perubahan terhadap cost maupun schedule.

Sebagai contoh: Evolusi design di tahapan FEED, FEL1/2 s/d FEL3 adalah changes. Mungkin impact terhadap cost&schedule tidak significant dalam FEED budget dan schedule, karena obyek yang dihadapi adalah studi namun sangat berbeda apabila telah di tahapan eksekusi/EPCI.

Dalam EPCI eksekusi phase. Diperlukan komunikasi yang baik antara owner dan kontraktor. Pengalaman yang saya alami baik di kontraktor maupun di owner. Sengaja ada agenda-agenda ‘tersembunyi’ yang kemudian baru dimunculkan ketika di akhir project.

Mungkin hal ini untuk menghindari ‘konflik’ di awal-awal project yang biasanya (kalau bisa diibaratkan menikah) adalah fase ‘kemesraan’ antara owner dan kontraktor. Sehingga diakhir project adalah fase ‘perselisihan’ claims dan fase penyelelesaian disputes. Sehingga saya pikir perlu sekali untuk melakukan proper ‘Change Management’ sejak awal dilakukan eksekusi
proyek.

Pada intinya, diperlukan teknik komunikasi yang baik dalam mengidentifikasi setiap perubahan yang ada antara kontraktor dan owner. Teknik tersebut bisa dilakukan dengan biweekly meeting (minimal satu bulan sekali) untuk membahas dan mencatat setiap perubahan yang ada dari project premises (atau SOW kontrak yang disepakati)
Dan sistem ini perlu dituliskan dan dibakukan dalam prosedur yang disepakti.

Tahapan-tahapan berikutnya seperti dalam Changes management process slide saya, adalah diskusi dan solusi dalam menghadapi perubahan-perubahan tersebut. Mitigasinya sebagai: avoidance atau acceptance bahkan kalau memungkinkan transfering terhadap changes/risk tersebut.

Resolusi dalam pelaksanaan pekerjaan (agar tidak menggangu jadwal kerja) walaupun belum dicapai disepakati harga yang final dll. Namun paling tidak ‘ball park’ – gambaran besarnya sudah disepakati dan dicatat.

Disinilah diperlukan transparansi, profesionalitas dan auditable dengan adanya proper dokumentasi Dan tak kalah penting adalah pelaporan berkala terhadap stakeholder (line management, partners dan pemberi approval budget)

Sehingga proses akhir dari EPC phase ini adalah ‘menghasilkan’ sesuatu seperti yang dijanjikan dalam premises, tanpa harus diselesaikan dengan ‘perselisihan’ claims & disputes yang berkepanjangan diakhir project.

Tanggapan 4 – Admin Migas

Sepakat dengan yang telah diuraikan oleh Mas Alex. Bagi yang ingin mengetahui lebih detail mengenai Management of Change, telah saya upload 1 dokumen MoC di URL : http://www.migas-indonesia.net/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=352&Itemid=42.

Silahkan kalau ada anggota milis yang mau menambahkan koleksi folder ini.