Non Conformance ada 2 kategori : 1. Nonconforming Product/Service –> yaitu jika produk atau layanan tidak memenuhi persayaratan yang ditetapkan. Contoh : produk yang diminta pelanggan adalah warna merah, tapi entah karena salah apa dikirim warna biru. Untuk NC jenis ini, ada beberapa saluran, yaitu perbaikan/repair, kerja ulang/rework atau produk dibuang/reject atau produk bisa dipakai dgn syarat tertentu/use as is. Contoh : Jika produk warna biru bisa digunakan untuk hal lain, maka bisa saja diipakai. 2. Nonconformance System/Process –> yaitu jika ada penyimpangan dari tata laksana yang ditetapkan. Contoh : Colokkan listrik baru hidupkan komputer, tetapi ada yang hidupkan switch komputer baru colokkan listrik.

Tanya – Yuyus Uskara

Dear milister,

mungkin ada yang mau memberi pencerahan masalah Non Conformance report.

ada cara yang sistematis gak sih untuk mendeteksi NC, selain fakta bahwa timbul NC karena ada yang ga comply sama prosedur.

juga, apa pertimbangan sebuah NC itu major atau cuma Minor.

karena, saya kok khawatir kalo NC report malah membuat kerjaan makin ga karuan, karena tuntutan manajemen untuk terlihat rapih administrasi, malah membuat orang ga fokus ke kerjaan, malah fokus ngumpulin NC.

terima kasih sebelumnya.

Tanggapan 1 – Endri Prasetyo

Pak Yuyus,

Saya coba sharing dari sisi QMS ISO 9001. Sependek pengetahuan saya, ISO 9001 mewajibkan adanya penanganan terhadap NC atau ketidaksesuaian, bahkan lebih tegas lagi bahwa adanya prosedur terdokumentasi adalah mandatory. Dalam ISO ini memang tidak disebutkan secara khusus bahwa timbulnya NC karena tidak comply terhadap prosedur tetapi lebih luas lagi adalah specification.

NC dapat diangkat dari proses fabrikasi, dari audit (internal) misalnya, dll. Spesifikasi dapat diterjemahkan sebagai prosedur, drawing, technical specification dan hal lain (tertulis) yang terkait dengan spesifikasi.

Berdasarkan pengalaman saya, pengkategorian NC dari internal kumpeni adalah untuk internal audit. Major jika ketidaksesuaian yang timbul berdampak langsung terhadap produk/bisnis atau bahasa yang belakangan sering dibilang sama ahli ekonomi ‘berdampak sistemik’. Sedangkan minor jika tidak berdampak langsung.

Nah sebenarnya jika terlalu sering timbul NC berarti perlu dipertanyakan kualitas corrective action dan preventive action-nya saat closing NC. Apakah sudah berjalan baik? Bagaimanapun antara NC dan corrective/preventive action saling terkait.
Tentu jika ditinjau dari sisi ‘prosedur’ harus ada ‘fleksibilitas’ dari kumpeni. Jika prosedur (yang memuat spec) dibuat sementara pada implementasinya banyak NC, ya berarti harus dilihat lagi apakah si pelaksana prosedur (misal production atau fase fabrikasi) memang mampu untuk melaksanakan prosedur ini, bisa saja sarana pendukung yang ada memang tidak memungkinkan untuk mematuhi prosedur. Tentu jika memungkinkan prosedur dapat dirubah/direvisi. Menurut saya ini alternatif terakhir yang diambil.

Demikian, silahkan para pakar NC mengoreksi dan menambahkan.

Tanggapan 2 – Yuyus Uskara

Terima kasih Pak Endi atas penjelasannya.

further discussion-nya Pak, contoh kasus:

sebuah kompeni kecil encourage seluruh karyawannya untuk membuat NCs jika ada ketidak comply-an terhadap spesifikasi. kemudian menjadi masalah adalah ketika karyawan dari satu department mengeluarkan NC untuk department lain atau mungkin untuk internal department-nya sendiri, yang kadang bisa menimbulkan ‘tension’.

what is the best way to address this thing Pak Endri? membumikan NC, bahwa NC adalah necessity, dan bukan momok menakutkan yang mendokumentasikan kesalahan yang harus dilawan.

Tanggapan 3 – jbsiagian

Pak Yuyus,

Masalah NC ini memang bagaikan makan buah simalakama, tidak dijalankan bisa dibilang tidak menjalankan prosedur tapi kalo dijalankan bisa mengakibatkan ‘tension’ internal. Harus agak bijak jg kita jika menemukan non conformance, yg pasti jangan dicari2, yg seperti begini yg bs menyebabkan ‘tension’ tadi makin tinggi. Jalankan saja sesuai prosedur yang sudah disepakati bersama dan lakukan tindakan preventive seawal mungkin dan pengawasan yg ketat jika tidak ingin NC report keluar apalagi level major yg bs menyebabkan penalti.

Tanggapan 4 – Ina Hakim

Dear all,

Sekedar menambahkan, salah satu cara yang saya pikir efektif untuk membumikan NC adalah melalui quality awareness yg memadai dari tingkat paling bawah sampe paling atas.

Saya pernah memcoba metode ini dan memberikan pengarahan kepada para pekerja terutama yg berada dilapangan tentang pentingx mengeluarkan NC sebagai salah satu tools kita didalam program ‘continual improvement’ .

Tools yg lain adalah seperti yg sudah di sebutkan sebelumnya : audit yg akan lebih memantau system … Sementara untuk produk sendiri kita bisa mengadakan surveillance progrm ( mulai dari tahap engineering, procurement).

Atau dapat juga dilakukan dengan mengadakan pengukuran produk dan performa perusahaan, yg selanjutx akan dilaporkan secara rutin kepada manajemen.

Mungkin ini saja dulu yang bisa saya tambahkan, semoga bermanfaat.

Tanggapan 5 – Endri Prasetyo

Pak Yuyus,

Memang terkadang ada euforia dari karyawan pada saat kumpeni baru mengimplementasikan penanganan NC.

Berdasarkan pengalaman saya NC report tidak untuk karyawan inter departemen, kecuali pada saat audit internal. Tentu secara prosedur contoh kasus dengan pengalaman saya bisa saja berbeda tergantung dari organisasi. Kalau untuk inter departemen kita bisa menggunakan media CAR (corrective action request) atau PAR (preventive action request). CA dan PA ini juga menjadi wajib pada sistem manajemen mutu (ISO 9001) dan masuk kategori mandatory.

Saya berasumsi pertanyaan Pak Yuyus dibawah untuk aktifitas diluar audit. Mungkin bisa diatur dalam prosedur penanganan NC bahwa yang berhak mengeluarkan NC adalah QC Inspector atau person yang in charge di kualitas (produk). Sehingga NC hanya akan muncul untuk problem yang terkait dengan kualitas produk (sebenarnya). Dan prosedur ini dan penanganan NCnya di pusatkan di suatu departemen. Misalnya QA.

Demikian juga CAR dan PAR dapat diatur dalam prosedur, siapa yang berhak mengeluarkan CAR/PAR, masalah apa yang dapat diangkat dll. Untuk ‘membatasi’ adanya CAR/PAR tentunya harus diatur masalah yang bagaimana yang ‘pantas’ dibuat CAR/PARnya. Mestinya jika komunikasi internal organisasi berjalan harmonis, tidak semua masalah perlu CAR/PAR kan? Sehingga tidak semua ‘kesalahan’ didokumentasikan, tergantung kualitas masalahnya.
Terus rasanya kok agak aneh kalo karyawan mengeluarkan CAR/PAR untuk departemennya sendiri. Ini kan bisa dikomunikasikan dalam meeting, briefing dll.

Demikian Pak, mudah2an sedikit menjawab. Dan saya rasa rekan2 yang lain juga sudah banyak yang sharing.

Tanggapan 6 – rery dwi saputra

Pak Yuyus dan milister,

Benar pendapat pak Johanes, bahwa masalah NC memang seperti memakan buah simalakama. Akan tetapi perlu diingat bahwa sebenarnya NC bertujuan mulia, yaitu untuk meningkatkan performa sistem serta sebagai fungsi kontrol untuk menjamin bahwa sistem yang telah ditetapkan oleh perusahaan berjalan dengan baik.
Untuk mengatur dan menjaga agar tujuan tsb tercapai, tentu juga harus dibuat prosedur khusus mengenai NC ini. Misalnya, NC hanya ditujukan ke departemen lain dan bukan ke internal departemen. hal ini dikarenakan untuk NC internal departemen, akan lebih bijak apabila diselesaikan secara internal (misal dengan Meeting mingguan, dsb). Sedangkan untuk NC antar departemen, lebih baik bila dikontrol oleh satu depertemen, dalam hal ini Dept. Quality yang memegang peranan. sehingga yang berhak mengeluarkan NC ke dept. lain hanya QC/QA, dan dept. lain mberhak mengeluarkan NC ke dept Quality.
Contoh tersebut tentu bergantung pada sistem organisasi di perusahaan masing-masing, tetapi yang terpenting adalah harus ada suatu prosedur/sistem yang mengatur masalah NC, jadi tidak sembarangan mengeluarkan NC.

Sekian dari saya, semoga membantu. silahkan rekan milister yang lain menambahkan atau mengkoreksi..

Tanggapan 7 – Yuyus Uskara

Terima kasih Pak Johanes, Bu Rery, dan Bu Ina,

saya tertarik dengan statement berikut dari Bu Ina:

Tools yg lain adalah seperti yg sudah di sebutkan sebelumnya : audit yg akan lebih memantau system … Sementara untuk produk sendiri kita bisa mengadakan surveillance progrm ( mulai dari tahap engineering, procurement)

Bu Ina, boleh saya minta penjabaran lebih jauh dari Audit yang lebih memantau system dan Surveillance Program.

atau milister yang lain yang punya penjabaran juga tentang hal tersebut.

thanks in advance.

Tanggapan 8 – Ina Hakim

Pak Yuyus,

Mungkin sudah ada beberapa rekan yg tadi sudah sedikit menyinggung masalah audit.
Jadi audit sendiri menurut saya lebih menitik beratkan kepada pemantauan system yg dijalankan. Bagaimana system pada saat review dokumen atau gambar. Finding dr audit yg biasa disebut Corrective Action Request (CAR). Selain memantau ketepatan waktu penyelesaian yg diambil dan tingkat keberhasilannya, statistik CAR yg bisa dibuat berdasarkan department atau discipline dapat digunakan untuk mengukur performax masing2….

Sementara surveillance atau mungkin ada yg menyebutx quality patrol, atau yg lainnya lebih menitik beratkan pada produk. Misalkan untuk proses pengelasan, apakan elektrod yg di pakai sudh sesuai wps dan seterusx. Surveillance menuntuk inspektor untuk jadi lebih proaktif, tidk hanya sekedar menunggu request inspeksi pada saat produk sudah selesai. Seperti halx CAR hasil dr surveillance juga dpat kita buatkan statistik guna memantau perkembangan kemampuan perusahaan didsalam mengurangi resiko kesalahan didalam setiap aktifitasx. Statistik ini tidak hanya dapat memantau performa perusahaan tetapi jg vendor atau subcont yg berada dibawah pengawan kita.

Mungkin ada kawan2 lain yg mau menambahkan… Silahkan….

Tanggapan 9 – Yuyus Uskara

Sekali lagi terima kasih Pak Endri atas pencerahannya, really insightful.

Tanggapan 10 – Dirman Artib

Pak NC itu ada 2 kategori :

1. Nonconforming Product/Service –> yaitu jika produk atau layanan tidak memenuhi persayaratan yang ditetapkan. Contoh : produk yang diminta pelanggan adalah warna merah, tapi entah karena salah apa dikirim warna biru. Untuk NC jenis ini, ada beberapa saluran, yaitu perbaikan/repair, kerja ulang/rework atau produk dibuang/reject atau produk bisa dipakai dgn syarat tertentu/use as is. Contoh : Jika produk warna biru bisa digunakan untuk hal lain, maka bisa saja diipakai.

2. Nonconformance System/Process –> yaitu jika ada penyimpangan dari tata laksana yang ditetapkan. Contoh : Colokkan listrik baru hidupkan komputer, tetapi ada yang hidupkan switch komputer baru colokkan listrik.

Yang nomor 1 biasanya dideteksi dari hasil inspeksi dan examination atau test. Contoh : Pipa sebelum di welding diinspeksi dulu, jika gap nya tak sesuai dgn persyaratan maka dikatakan NC product.

Yang nomor 2 biasanya didapat dari hasil pemantauan proses berjalan seperti internal audit atau peninjauan rutin dari kinerja proses seperti rapat mingguan project. Kalau dari internal audit biasanya resmi dikeluarkan permintaan tindakan perbaikan (Corrective Action Request). Kalau dari hasil tinjauan rutin biasanya hanya ditulis di MOM bahwa akan dilakukan tindakan ini dan itu serta diberi tanggung jawan ke personnel tertentu untuk melakukannya.

Definisi minor dan major diserahkan kepada masing-masing organisasi, karena hanya memudahkan untuk mengalokasikan dana untuk tindakan perbaikan.

Mudah-mudahan berguna.

Tanggapan 11 – Endri Prasetyo

Nah ini dia nih, akhirnya KBK QMS turun gunung juga memberikan pencerahan :d.