Biasanya di setiap perusahaan ada prosedur procurement sendiri2, ada yg rumit tp ada juga yg simple. Kalo di perusahaan2 migas yg berada di bawah naungan BPMIGAS, ada yg namanya PTK 007 yang menjadi acuan standar prosedur pengadaan barang dan jasa. Di dalamnya diatur misalnya, berdasarkan nilainya mana pengadaan yg bisa dilakukan dengan penunjukan langsung, mana yg pemilihan langsung dan mana yg harus ditender terbuka. Untuk proses tendernya juga ada prosedur dan tata caranya sendiri, misalnya, ada yg 1 sampul, ada yg 2 sampul, kemudian ada yg 1 tahap dan ada yg 2 tahap, dsb. Sedangkan untuk perusahaan2 BUMN ada Kepres yg mengatur mengenai tata cara pengadaan barang dan jasa (kalo nggak salah no 80 th 2003).

Tanya – ermawita

Dear Rekan-rekan Milister,

Saat ini saya sedang belajar masalah procurement, mungkin ada yang bisa membantu menjelaskan ataupun memberi referensi acuan standart prosedur procurement.
Terimakasih

Tanggapan 1 – darmansyah@palyja

Coba googling dgn keywordsnya = FIDIC

Tanggapan 2 – donny rico m

Mungkin jawaban dari pertanyaan ini dimulai dng: apakah emang belum ada di tempat anda prosedur baku untuk procurement system? karna takutnya udah ada policy company namun anda belum sempat buka-buka kali (kebiasaan anak muda langsung short cut gitu, he..he..). padahal jika against policy company, bahayanya luar biasa. karena itu, saran saya, lihat detail dulu ke dept anda atau melanglang buana ke Dept lain atau palign tidak bertanya dulu secara internal. di beberapa company yang ginian ini ada di satu Dept yang menyimpan semua dokumen prosedure karena procurement itu sifatnya general bersamaan dengan Prosedure dari Dept lain. good luck.

Tanggapan 3 – gogor wicaksono

Rekan Erma,

Tambahan dari saya, untuk kegiatan procurement di bawah pengawasan BP MIGAS
Republik Indonesia, akan berbeda dengan kegiatan procurement secara umum, yaitu
diwajibkan mengacu pada Pedoman Tata Kerja BP MIGAS nomor 007/PTK/VI/2004 yang
telah mengalami revisi pertama pada tahun 2009.

Tanggapan 4 – gusti04

Cuma ingin sharing,

Pada saat pembelian material, engineering mengeluarkan dokumen berupa datasheet (jika ada untuk barang-barang tertentu) atau data spesifikasi material. Diikuti dengan RFQ (siapa yang mengeluarkan dokumen RFQ ini?).
Lalu, sama pihak procurement, mengirimkan data-data engineering ini kepada vendor untuk memperoleh quotation.

Quotation dari vendor ini akan di evaluasi oleh engineering sehingga keluarlah dokumen technical bid evaluation (TBE). Yang menyatakan hasil evaluasi dan digunakan procurement untuk menentukan siapa yang berhak mendapatkan contract, tentu ada waktu untuk klarifikasi.

Requirement yang terdata di data spesifikasi, ada kalanya tidak 100% cocok dengan yang ditawarkan oleh vendor. Namun otoritas engineering untuk menentukan deviasi tersebut bisa diterima atau tidak. Nah, pertanyaannya jika telah diterima, berarti data spesifikasi yang awal apakah perlu direvisi mengikuti spec nya vendor yang sudah diterima?

Sehingga PO yang dikeluarkan sesuai dengan spec yang telah direvisi.

Karena jika tidak, akan ada kesulitan pada saat vendor ingin mengirimkan material tersebut ke warehouse, karena akan direject karena tidak sesuai dengan di datasheet.

Sekalian, apakah PTK 007 ada mencantumkan yang dimaksud dengan vendor list? Yang diharuskan sesuai dengan vendor list itu apakah nama perusahaannya atau nama brand materialnya?

Tanggapan 5 – rio.hendiga@akersolutions

Cuma ingin sharing,

Pada saat pembelian material, engineering mengeluarkan dokumen berupa datasheet (jika ada untuk barang-barang tertentu) atau data spesifikasi material. Diikuti dengan RFQ (siapa yang mengeluarkan dokumen RFQ ini?).

RFQ = Request For Quotation, akan dikirimkan oleh pihak purchasing berdasarkan Material specificarion dan dimensi yang dibutuhkan oleh pihak yang request ( bisa engineering, planner, production )

Lalu, sama pihak procurement, mengirimkan data-data engineering ini kepada vendor untuk memperoleh quotation.

Saat RFQ dari vendor sudah diterima, maka quotation dari vendor akan dikirimkan ke pihak procurement , terkadang vendor akan berkomunikasi langsung dg pihak buyer mengenai specifikasi barang yang diminta, atau jika mereka memiliki specs yang mirip .

Quotation dari vendor ini akan di evaluasi oleh engineering sehingga keluarlah dokumen technical bid evaluation (TBE). Yang menyatakan hasil evaluasi dan digunakan procurement untuk menentukan siapa yang berhak mendapatkan contract, tentu ada waktu untuk klarifikasi.

Requirement yang terdata di data spesifikasi, ada kalanya tidak 100% cocok dengan yang ditawarkan oleh vendor. Namun otoritas engineering untuk menentukan deviasi tersebut bisa diterima atau tidak. Nah, pertanyaannya jika telah diterima, berarti data spesifikasi yang awal apakah perlu direvisi mengikuti spec nya vendor yang sudah diterima?

Jika PR ( purchase request ) telah di buat, MS ( material specs ) telah ditetapkan, dan vendor telah mengirimkan quotation namun ternyata ada yang tidak sesuai specs yang diinginkan Engineering, makan pihak procurement akan membuat notice/waiver yang diberikan ke pihak engineering, yang mana bertujuan untuk mendapatkan approval dari engineering mengenai barang yang ditawarkan oleh pihak vendor.

Jika Engineering approved, maka material akan datang yang mana di millchert atau documentnya adakn di attachkan waiver/notice/memo dari pihak engineering tsb.

Adakalanya mungkin approved untuk semua project tapi adakalanya approved hanya untuk project itu aja.

Tapi jika PO sudah dikeluarkan, artinya dari awal vendor sanggup memenuhi permintaan buyer yang merujuk pd engineering requirement, tapi kadang setelah barangnya jadi, ternyata tak sesuai yang diharapkan, vendor akan memberi tahu pihak procurement, lalu buyer akan membuat waiver, lalu waivernya approved, maka di PO dan millchert tersebut musti dicantumkan juga waiver tsb, dan diberitahukan juga kepada pihak yang me request barang ini tentang kondisi barang ini, juga kepada QA dan QC untuk notice aja. Agar barang tersebut tidak di reject oleh pihak QA/QC incoming
Sehingga PO yang dikeluarkan sesuai dengan spec yang telah direvisi.

Karena jika tidak, akan ada kesulitan pada saat vendor ingin mengirimkan material tersebut ke warehouse, karena akan direject karena tidak sesuai dengan di datasheet.

Sekalian, apakah PTK 007 ada mencantumkan yang dimaksud dengan vendor list? Yang diharuskan sesuai dengan vendor list itu apakah nama perusahaannya atau nama brand materialnya?

Vendor list saya kurang begitu paham ya, tapi memang dicantumkan nama vendor dan productnya yang kita pakai di format IV, meskipun itu barang atau Jasa. CMIIW.

Tanggapan 6 – gusti04

Cuma ingin sharing,

Pada saat pembelian material, engineering mengeluarkan dokumen berupa datasheet (jika ada untuk barang-barang tertentu) atau data spesifikasi material. Diikuti dengan RFQ (siapa yang mengeluarkan dokumen RFQ ini?).
Lalu, sama pihak procurement, mengirimkan data-data engineering ini kepada vendor untuk memperoleh quotation.

Quotation dari vendor ini akan di evaluasi oleh engineering sehingga keluarlah dokumen technical bid evaluation (TBE). Yang menyatakan hasil evaluasi dan digunakan procurement untuk menentukan siapa yang berhak mendapatkan contract, tentu ada waktu untuk klarifikasi.

Requirement yang terdata di data spesifikasi, ada kalanya tidak 100% cocok dengan yang ditawarkan oleh vendor. Namun otoritas engineering untuk menentukan deviasi tersebut bisa diterima atau tidak. Nah, pertanyaannya jika telah diterima, berarti data spesifikasi yang awal apakah perlu direvisi mengikuti spec nya vendor yang sudah diterima?

Sehingga PO yang dikeluarkan sesuai dengan spec yang telah direvisi.

Karena jika tidak, akan ada kesulitan pada saat vendor ingin mengirimkan material tersebut ke warehouse, karena akan direject karena tidak sesuai dengan di datasheet.

Sekalian, apakah PTK 007 ada mencantumkan yang dimaksud dengan vendor list? Yang diharuskan sesuai dengan vendor list itu apakah nama perusahaannya atau nama brand materialnya?

Tanggapan 7 – Indra Prasetyo

Mbak Erma,

Biasanya di setiap perusahaan ada prosedur procurement sendiri2, ada yg rumit tp ada juga yg simple. Kalo di perusahaan2 migas yg berada di bawah naungan BPMIGAS, ada yg namanya PTK 007 yang menjadi acuan standar prosedur pengadaan barang dan jasa. Di dalamnya diatur misalnya, berdasarkan nilainya mana pengadaan yg bisa dilakukan dengan penunjukan langsung, mana yg pemilihan langsung dan mana yg harus ditender terbuka. Untuk proses tendernya juga ada prosedur dan tata caranya sendiri, misalnya, ada yg 1 sampul, ada yg 2 sampul, kemudian ada yg 1 tahap dan ada yg 2 tahap, dsb.

Sedangkan untuk perusahaan2 BUMN ada Kepres yg mengatur mengenai tata cara pengadaan barang dan jasa (kalo nggak salah no 80 th 2003).

Prosedur yang umum dan paling simple dalam setiap pengadaan barang dan jasa umumnya sbb; User akan mengajukan request utk pengadaan barang atau jasa, biasanya user akan mengisi form yg disebut MSR (Material/Service Requisition) didalamnya user akan mencantumkan spesifikasi barang atau jasa yg diminta, jumlah, harga (OE/owner estimate), justifikasi, recommended vendor (kalau ada), delivery time/location, dan persyaratan lainnya (kalau ada). Berdasarkan request user tsb, buyer/purchasing dept akan mengeluarkan RFQ (Request For Quotation) ke sejumlah vendor/kontraktor. Selanjutnya vendor akan mengirimkan quotation atau penawaran harga. Dari beberapa quotation yg masuk tsb, akan dipilih satu vendor biasanya berdasarkan lowest price. Kalau seandainya harga terendah yg ditawarkan vendor ternyata masih diatas OE, atau ada 2 penawar terendah, biasanya akan dilakukan negosiasi.

Mudah2an membantu, kalau ada yg ingin ditanyakan lagi silahkan lewat japri juga boleh.

Tanggapan 8 – ermawita

Dear Rekan-Rekan Migas,

Terimakasih banyak kepada semua rekan-rekan yang sudah memberikan sharing dan inputan tentang masalah standart procurement di migas, mudah-mudahan kedepannya kita bisa saling membantu dan memberi masukan jika ada yang ingin saya perdalam lagi dan untuk rekan-rekan yang sudah berkenan untuk dihubungi lewat Japri, saya akan hubungi lewat Japri email.