Seberapa berpengaruh history project dalam proses tendering? Dalam hal ini tentunya kita harus spesifik bicara apakah ini open tender, atau merupakan jenis tender spesifik/’tertutup’ seperti direct selection dll. Tender ‘tertutup’ seperti ini, sangat dibatasi pemainnya dan karena sifatnya juga, tender ini hanya boleh utk kegiatan yg bersifat mendesak / emergency dan atau bersifat maintenance / similarity product sebelumnya yg terpasang dll (seperti tercantum dlm PTK007) Dan hal ini memerlukan proses approval baik dari internal maupun eksternal company. Tidak ada proses pra kualifikasi disini.

Tanya – eko susilo

Dear rekan migas?

Seberapa berpengaruh history project dalam proses tendering? Karena kebanyakan proses tender menginginkan kita melampirkan history kita dalam project yang relevan dengan project yang akan kita ikuti tendernya dalam kurun waktu tertentu. Semisal kita sudah expert di satu bidang, mempunyai kemampuan, financial yang bagus, facility yang bagus serta mempunyai human resources yang bagus pula. Tapi kita tidak memliki history dalam bidang yang kita ikuti tendernya, tapi dari segi human resources, financial and facility kita yakin mampu. Dan berapa persenkah pengaruh kemampuan persuasif kita dalam proses tendering? Terima kasih atas tanggapannya.

Tanggapan 1 – Alex Iskandar

Rekan Eko,

Sekedar menambahkan pandangan saya terhadap diskusi ini

AFAIK

Dalam hal ini tentunya kita harus spesifik bicara apakah ini open tender, atau merupakan jenis tender spesifik/’tertutup’ seperti direct selection dll. Tender ‘tertutup’ seperti ini, sangat dibatasi pemainnya dan karena sifatnya juga, tender ini hanya boleh utk kegiatan yg bersifat mendesak / emergency dan atau bersifat maintenance / similarity product sebelumnya yg terpasang dll (seperti tercantum dlm PTK007) Dan hal ini memerlukan proses approval baik dari internal maupun eksternal company. Tidak ada proses pra kualifikasi disini. CMIIW

Kalau kita bicarakan jenis open tender, yang dimulai dengan Public announcement di media.

Kriteria penyeleksian dibagi dalam beberapa tahap, tergantung model tendernya, 1 sampul, 2 sampul atau 2 tahap (Teknikal dan komersial).
Ada beberapa keuntungan dan kelebihan dalam masing-masing model dalam jenis tender ini, namun dalam semua model tersebut tentunya ada tahap Pre Qualifikasi (PQ).
Tahapan ini akan menyeleksi bidder berdasarkan beberapa kriteria, yang saya ingat adalah: HSE system, Kemampuan finasial, sertifikasi dan sistem standard / manajemen mutu yang ada dan yang digunakan, fasilitas produksi/fabrikasi,peralatan/equipment yg dimiliki, kualifikasi personel dan History project sebelumnya.

Kembali ke subject pertanyaan, seberapa penting history/pengalaman project serupa? Tentunya ini kembali dari sistem skoring yang sudah disinggung pak Munawir diemail sebelumnya, yang jelas review oleh klien berdasarkan kritera kriteria yang sudah dijelaskan di elucidation meeting/ bid opening.

Jadi apabila rekan Eko sudah yakin terhadap kriteria2 tersebut terhadap perusahaan anda, namun karena experience yang belum ada. Maka harus diingat bahwa saingan perusahaan anda, adalah mungkin perusahaan yg memiliki skor yang sempurna terhadap semua kriteria2 yang dibuat klien tersebut. Kecuali anda menjual produk/ service yang sangat spesifik, sehingga pemainnya pun sedikit.

Bagi saya, track record, history project yang serupa, semacam CV buat kita yang karyawan mencoba melamar pekerjaan. Seberapa cocokkah kita terhadap pekerjaan yg dilamar, dengan pengalaman kerja kita. Jadi track record / pengalaman bisa jadi sangat penting dan juga ‘mahal’.

Sekedar saran yang mungkin sudah dibahas: history project/ pengalaman, bisa didapat antara lain dengan: menjadi subkontraktor terhadap main kontraktor, atau bisa juga dengan aliansi bisnis / konsorsium, sehingga dengan aliansi bisnis yang sudah mempunyai pengalaman tentunya, akan ‘mengerek’ nama perusaahaan anda.
Dan pengalaman diatas sudah ‘sah’ menjadi track record perusahaan.

Dan bisa jadi karena untuk menyaring vendor KKS / Klien bisa saja mengagalkan vendor/bidder dalam PQnya dengan kriteria skoring nya sendiri, dan sepenuhnya hak klien untuk menilai. Dan tidak ada negosiasi / ‘pendekatan’ dalam proses ini apalagi menambahkan dokumen-dokumen kelengkapan. Katanya ini namanya ‘post bidding’.

Karena terus terang saja, semakin banyak bidder yang masuk di tender, sebenarnya bagus juga karena menjadi lebih kompetitif, namun tentu saja menjadi beban dan menghabiskan waktu klien untuk mereview bidder2 tersebut. Bisa jadi dari puluhan bidder bidder yang masuk disaring menjadi dibawah 10 bidder. Karena ada juga persyaratan di PTK , adalah minimal 3 utk open tender dalam PQ agar bisa lanjut ke Teknikal.

Namun bukan berarti dibuat tiga yang lolos, tapi artinya benar-benar harus disaring bidder2 tersebut. Agar lebih mudah ke tahapan selanjutnya.
CMIIW

Maka sekali lagi berdasarkan pengamatan saya, kenapa katakanlah, vendor A yang lagi-lagi memenangi/ lolos, sementara vendor B yang kurang beruntung tersisih dalam tahapan PQ atau tahapan bid teknikal?

Ini karena juga karena berdasarkan pengalaman/track record.

Menurut saya, vendor A tersebut, telah mengetahui standard mutu dan ‘kebiasaan’ persyaratan klien. Vendor A ini sudah sangat mengerti requirement klien.
Sehingga menyiapkan dan melengkapi dokumentasi tender yang berbinder-binder adalah hal yang biasa dan mudah buatnya.
Beda dengan perusahaan yang baru mengikuti tender, baru kelengkapan dokumen saja sudah ‘fail’ keluar dari gelanggang.

Terakhir, perlu diingat bahwa dalam proses review bidder, pd perusahaan yang sudah establish tentunya mengedapankan azas profesionalitas dan akuntabilitas yang tinggi.

Ada internal auditor yang siap memeriksa setiap kejanggalan yang dilaporkan.

Bahkan vendor pun dapat melaporkan pelanggaran ke pihak pihak terkait.

Jadi apabila menemukan kejanggalan, protes jangan sungkan-sungkan:

LAPOR kan. Tentunya dengan tetap mengedepankan obyektifitas dan fakta yang nyata dan melalui saluran yang benar.

Tanggapan 2 – Anpan

Sdr. Susilo,

Saya sangat setuju dengan topik ini, saya pernah di tolak untuk ikut tender, karena Companynya baru sementara orang2nya adalah orang lama dengan pengalaman lebih dari 5 tahun di bidangnya masing2.

Hal serupa juga terjadi kepada kami sebagai Vendor yang membawa produk baru, dimana harus ada pengalaman dulu…katanya, sementara semua ceritificate seperti API…, ISO, Garansi dan lainnya sudah ada dan juga pengalaman /refrence list tetapi bukan di Indonesia. Tetap di tolak dengan alasan belum ada Experience di Indonesia.

Jawaban tersebut sangat klasik, karena seharusnya yang menjadi acuan adalah kecocokan dengan Spesifikasi/ data sheets dan Ceritifikasi dan dukungan dari agent atau pabrikan tersebutlah yang menjadi acuan .

Mohon sekalian tanggapan dan hal diatas merupakan penambahan kasus yang disampaikan oleh Pak Susilo,

Tanggapan 3 – agussihotang

Bapak2 YTH

Pengalaman saya baru 2 taun jadi panitia pengadaan, menurut saya kalo untuk perusahaan baru tentu tidak bisa otomatis menang Pak, karena dilihat dari pengalaman, bukan orangnya tapi companynya, jadi klaim pengalaman dari perusahaan lama hanya melekat pada perusahaan lama tersebut tidak boleh diakui oleh perusahaan baru, tidak melekat kepada orangnya . Beda ceritanya dengan perusahaan yg ganti nama, semuanya bisa diakomodir dalam akte perubahan pendirian perusahaan.

Makanya perusahaan yg mau bangkrut tetap laku dijual pak, orang beli pengalamannya saja. Jadi perusahaan baru biasanya survive dengan cara jadi subkon dulu atau kontraktor dari pekerjaan, kemudian merintis pengalaman.. Cmiiw,

Mengenai pengalaman, diluar negeri sebenarnya sudah dibilang valid. Untuk pengalaman dalam negeri biasanya merupakan preferensi dari user barang/jasa tsb. Solusinya ya pendekatan ama usernya atau testimoni.

Tanggapan 4 – Akh. Munawir

Mas Eko,

Setiap perusahaan punya cara pembobotan sendiri dalam ‘scoring’ di Tender.

Based on my experiences,

Relevant project experience adalah item penting yang jadi sangat dipertimbangkan oleh user untuk mengurangi discrepancy saat kontraktor tsb menang dan melakukan eksekusi lain kata jangan sampai jadi ‘beli kucing dalam karung’ praktek ini kurang lebih sama jika user ingin merekrut karyawan tentunya menginginkan kandidatnya punya relevant experience yang cukup.

Tetapi janganlah berkecil hati karena untuk agar scoring total agar bisa passing min. score tentunya harus mengoptimumkan Item2 yang lain agar mendongkrak perolehan point dari item yang ‘lemah’.

Tanggapan 5 – saditya_h

Maaf nih agak nyimpang, saya tertarik mengenai scoring di dlm tander yg diceritakan pak Munawir. Apa dasar penentuan scoring tersebut (klo ada referensinya bisa di share he3) dan apakah para bidder berhak tau bobot scoring dan hasil dari penilaian tersebut.

Terimakasih

Tanggapan 6 – Akh. Munawir

Setiap kumpeni punya cara yg berbeda2, saya kira pertanyaan anda ini semestinya diakomodir dan diskusikan dgn client saat pre-bid ataupun open bid meeting.

Tanggapan 7 – eko susilo

All,

Terima kasih atas pencerahannya, bisa disimpulkan kalau kita pemain baru dalam suatu bidang, pintu pertama yang harus kita masuki adalah menjadi sub kontraktor dan yang kedua adalah membentuk konsorsium dengan perusahaan yang sudah punya pengalaman di bidang tsb.