NCR (Non Conformance Report) sesuai namanya “ketidak sesuaian suatu pekerjaan yang dilakukan oleh fabricator terhadap sesuatu yang telah disepakati”. Sesuatu itu bisa Technical Spec project tersebut, code atau Rules yang dipakai untuk landasan fabrikasi atau yard standard yang sudah diapproved oleh kedua pihak. Contoh : di Technical Spec mengatakan material pipes untuk Methanol System menggunakan material S/S 316L tetapi in fact kita pakai S/S 304. Di sini client bisa mengeluarkan NCR nya, tentu saja dengan mencantumkan referensi yang sesuai. Punchlist, biasa kita anggap ketidaksesuaian pekerjaan tetapi terhadap good common practice aja. Jadi mirip2 NCR tapi kelasnya lebih ringan.

Tanya – viddy adrian

Dear Migas,

Saya akan membuat procedure punch listing tetapi masih bingung antara perbedaan punch list dan NCR. Kapankah suatu temuan dikategorikan sebagai NCR atau punch list. Mungkin rekan-rekan milis migas dapat membantu. Terima Kasih.

Tanggapan 1 – Mubarok

Dear Pak Viddy,

IMHO, tiap Project ato Perusahaan mempunyai pengertian masing2 tentang Punch list ato NCR ini, di tempat saya kurang lebih sebagai berikut :

1. NCR (Non Conformance Report) sesuai namanya “ketidak sesuaian suatu pekerjaan yang dilakukan oleh fabricator terhadap sesuatu yang telah disepakati”. Sesuatu itu bisa Technical Spec project tersebut, code atau Rules yang dipakai untuk landasan fabrikasi ato yard standard yang sudah diapproved oleh kedua pihak. Contoh : di Technical Spec mengatakan material pipes untuk Methanol System menggunakan material S/S 316L tetapi in fact kita pakai S/S 304. Di sini client bisa mengeluarkan NCR nya, tentu saja dengan mencantumkan referensi yang sesuai.

2. Punchlist, biasa kita anggap ketidaksesuaian pekerjaan tetapi terhadap good common practice aja. Jadi mirip2 NCR tapi kelasnya lebih ringan.

Mungkin ada pengertian berbeda di tempat2 yang lain.

Tanggapan 2 – Bambang Cahyono

NCR biasanya sampai fabrikasi dan installasi jadi cukup sampai QC saja yg release, misal salah spec, salah potong. kalau punch sudah masuk MC, dan PC kita mau certifikasi tapi masih ada material yg outstanding, kita tetap bisa closed tapi dgn punch.

Tanggapan 3 – Dirman Artib

Sebenarnya terminology NCR (Non Conformance Report) itu dalam perspektif International Standard tidak ada. Yang ada cuma terminology Nonconformity yaitu non-fulfillment of a requirement (ISO 9000:2000, lihat juga NOTE 2 tentang ‘conformance’)

Yang jelas, saat saya masuk dunia kerja, NCR sudah menjadi istilah populer, entah siapa yang memulai nggak jelas. Setelah saya mendalami karir di bidang Quality Management System, barulah saya tahu bahwa istilah NCR itu bukan bahasa standard, istilah ini mungkin datang dari prosedur perusahaan yang akan menetapkan cara untuk memenuhi persyaratan International Standard seperti ISO 9001 versi terkini dalam clause 8.3 Handling nonconforming product, (ISO 9001 versi terdahulu saya sudah lupa clause yang mana yang mempersyaratkan handling of nonconformance) khususnya ketika mereka mencatat/melaporkan kasus ketidaksesuaian yang terjadi pada produk yang sedang dikerjakan, maka diberilah nama NCR yang berarti catatan Nonconforming product.

Kalau mengacu kepada terminology nonconformity, maka nonconforming product artinya adalah sebuah produk yang tak memenuhi persyaratan. Yang berarti apapun yang tak memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan dalam kontrak, spesifikasi, gambar, atau media lainnya berarti nonconforming product.

Di dalam phase of construction project, yang biasanya ada tahap fabrikasi, erection/instal, commissioning dan star up maka ditetapkan cara untuk memonitor nonconforming product ini. Penerapan pelaporan nonconforming produk ditetapkan dalam prosedur yang terdokumentasi. Pada umumnya (bukan keharusan), saat fase fabrikasi dan instalasi, nonconforming product ditemukan saat aktivitas inspeksi, baik inspeksi random, HOLD atau WITNESS Inspection. Jika nonconforming product itu minor, atau perbaikan bisa ditungguin oleh QC nya dalam hitungan tak lebih dari 24 jam kerja, maka tak perlu membuat laporan resmi menggunakan NCR atau apalah namanya yg sejenis dengan itu, terkadang cukup si QC membuat catatan dalam buku sakunya. Jika nonconforming productnya major, atau perlu waktu lebih dari 24 jam kerja, maka laporan nonconforming mesti dibuat, agar perencanaan perbaikan dan tindakan perbaikan lainnya bisa direncanakan dengan baik. Saat pekerjaan dianggap sudah selesai, dan semua kasus nonconforming product sudah diselesaikan, maka masih ada upaya untuk mencari/mengidentifikasi nonconforming product lewat ‘Punchlist Walk’. Jika ditemukan nonconforming product, maka dicatat dalam catatan punchlist. Syarat untuk melakukan punchlist adalah semua catatan nonconforming product sudah diperbaiki, kalau masih ada yang belum, maka punchlist walk belum bisa dilakukan.

Harap berhati-hati menggunakan istilah NCR, karena lain organisasi akan lain pula definisinya di dalam prosedur. Bagi sebahagian perusahaan NCR adalah istilah negative, sementara bagi perusahaan lain mungkin biasa-biasa saja atau malahan positive

Semoga menjadi ilmu yang bermanfaat, amien.

Tanggapan 4 – hadi muttaqien

Non Conformance didefinisikan sebagai kegagalan untuk menyesuaikan dengan standard/test yang ditetapkan atau di berlakukan.
NCR sendiri adalah bentuk form laporannya.
Punchlist sendiri berarti ketidak komplitan suatu pekerjaan.

Sedangkan NCR bisa saja berupa Non Conformance Construction, Non Conformance Design/Engineering, Non Conformance HSE Relate Matters.
Selain itu ada juga Disposition bila NCR mengalami perubahan yang bisa di terima.

Punchlist akan di anggap sebagai daftar pekerjaan yang harus bisa di selesaikan tetapi tidak mengganggu system/teknis.

Hasil pekerjaan masih bisa diterima bila tidak prinsipal dan akan diselesaikan, tetap harus ‘Close’ sama dengan NCR. Tetapi NCR kedudukannya lebih tinggi dari pada ‘Punchlist’.

NCR dikeluarkan bila sudah mendesak dan prinsipal, karena bisa ‘menggantung’ penyelesaian proyek, semua pihak harus hati-hati bila mengeluarkan NCR.

Sekian sekedar sharing dari pengalaman saya di lapangan atau sebagai praktisi.

Tanggapan 5 – viddy adrian

Terima kasih atas pencerahannya, mungkin kalau saya tangkap dari pendapat sebelumnya dan berdasar pengalaman adalah sebagai berikut :

Saat proses fabrikasi dan installasi jika terdapat temuan ketidak sesuaian (Non conformity) dari produk terhadap specification, data sheet, code dan jika dirasa perlu maka QC akan mengeluarkan Non Conformance report untuk selanjutnya dapat diselesaikan oleh pihak terkait.

Saat phase completion/precommissioning dan suatu system dinyatakan selesai (mechanically complete) maka akan dilakukan line check(atau ada yang mengistilahkan punchlist walk, precommissioning check, installation check) dengan tools check list yang telah dipersiapkan. Jika ada ketidak lengkapan, kerusakan, safety requirement yang belum terpenuhi atau equipment tidak berfungsi dengan baik, maka akan dikeluarkan punchlist. Punchlist tersebut digunakan untuk memonitor kesiapan system untuk dilakukan proses berikutnya (ex. commissioning/startup). dan tidak menutup kemungkinan QC akan mengeluarkan NCR jika ternyata ditemukan penyimpangan dengan Spek, Data sheet dan code saat dilakukan line check.

Idealnya saat dilakukan line check atau punchlist walk, proses fabrikasi telah selesai dan semua NCR harus tertutup, karena nantinya akan rancu antara non cormance produk, incomplete work dan check list requirement saat line check.
Mohon masukan atau koreksinya.

Tanggapan 6 – Bambang Cahyono

Kok kayaknya janggal Pak, NCR nggak mungkinlah muncul setelah di MC dan di PC, karena semua yg dilakukan MC dan PC selalu konfirmasi hingga ke klient. revisi ada tapi itu bukanlah NCR. kalau muncul NCR setelah MC dan PC berarti perlu diragukanlah dari fabrikasi sampai klientnya.

Tanggapan 7 – feri asari St

Pa adrian

Kesimpulan yang saudara simpulkan, kurang lebih seperti itu. jika saya boleh menambahkan, suatu NCR dikeluarkan jika ada sesuatu pekerjaan yang tidak sesuai dengan drawing ataupun yang seperti saudara adrian simpulkan. NCR bisa dikeluarkan oleh divisi manapun ( QC ataupun Konstruksi ) Tetapi PunchList itu dilakukan jika suatu pekerjaan dinyatakan hampir selesai….suatu pekerjaan akan dinyatakan selesai jika punchlist sudah dibuat dan diselesaikan. Punch List yang mengeluarkan itu hanya QC didampingi oleh Client and Owner. Dari QC akan diberikan kepada Konstruksi agar segera diselesaikan, jika semua punch list telah selesai dan pihak client ataupun Owner telah sepakat menandatangani maka pekerjaan itu dinyatakan selesai dan bisa dilanjutkan ke tahap berikutnya.
Demikian sedikit yang bisa saya tambahkan.

Tanggapan 8 – Dirman Artib

Nggak ada hukumnya bahwa yang mengeluarkan Pubchlist hanya QC. Di tempat saya punchlist dikeluarkan oleh Punchlist Team Leader, karena punch list adalah team work yang anggotanya perwakilan kontraktor, Engineer (di Indonesia biasa disebut konsultan) dan Client serta Vendor/Supplier bila perlu. Jadi semuanya tergantung bagaimana organisasi mendesain prosedurnya agar dipercayai efektif untuk dijalankan berdasarkan best practice mereka.

Nonconforming Product juga bisa dikeluarkan saat commissioning, karena pada fase construction alat maupun instalasi belum diverifikasi secara functional, bisa muter apa kagak, bisa jalan apa kagak, bisa panas atau kagak, performancenya sesuai spesifikasi atau kagak dll. Jika functional test, atau performance test alat atau instalasi tidak seperti apa yang diharapkan oleh spesifikasi, maka diperlukan catatan nonconforming product. Tindakan bisa saja melakukan repair atau misalnya beli baru, bahkan yang ekstrim ulang design, buat, pasang, test lagi.

Tanggapan 9 – made.sudarta1964

Nambahin dikit, terkadang punchlist dibuat dengan dua macam, yaitu construcion punchlist dan inspection punchlist. Dimana untuk construction PL menjadi domain orang dikonstruksi yg mengenerate maupun killingnya, sehingga diharapkan tidak ada item konstruksi yg bolong. Sedangkan inspection PL, PL yg dikeluarkan setelah inspeksi dilakukan dan PL biasanya dilakukan bersama-sama Kontraktor, PMC maupun Owner dan terkadang pihak operation juga ikutan, tapi lagi2 tergantung setting prosedur diawal seperti dijelaskan di atas. Dan punchlist dikategorisasi menjadi A, B dan S. Punchlist biasanya akan digunakan sbg bukti komplete tidaknya suatu sistem setelah step instalsi/konstruksi. Atau biasa disebut dg MC, dan telah dibahas pula pada email sebelumnya.

Tanggapan 10 – pala_utama

Pak Feri,

Tambahan lagi

semua yg anda2 jawab sdh benar semua, ada sedikit lagi kalau boleh saya tambahkan yaitu:

1.Punch list sifatnya minor cases kalau mau effective harus di lakukan bersama antara kontraktor dan Client, kalau kontraktor melakukan sendiri berarti internal kontraktor dan sebaiknya di lakukan waktu line walk bersama dgn Client, karena biasanya step2 ini sdh terkordinasi.

2.NCR pd construction adalah case yg sifatnya serius terhadap project itu sendiri sbg contoh pd structural menggunakan incorrect material (chem. composition,thickness ,size etc), gap joint TKY terlalu besar dan tidak mungkin untuk di Buterring,wrong welding root yg dapat mengakibatkan Crack.

3.NCR pd mechanical bisa terjadi karena equipment terpasang less capacity, power, wrong cable installed etc.
banyak sekali.
sebagai pengalaman saya sebagai Client bahwa punch list bisa di buat ratusan pada masing discipline,

Tanggapan 11 – Sketska Naratama

Rekan-rekan

Subjek ini cukup menarik karena kebetulan saya juga akan hand over project EPCI, onshore.

Pak Dirman,

Memang seyogya nya seperti itu, akan tetapi bagaimana jika case nya testing refrigeration system package untuk offshore. Kebayang ndak tuh untuk testing performance nya seperti apa di tengah laut yang mana harus sediakan refrigerant dan perangkat lain nya. Atau ada pengalaman yang dapat di share?

Pak Pala,

Pertanyaan tambahan ya agar lebih valuable:

1- Apakah ada regulasi dasar terutama dari perwakilan pemerintah untuk project2 Migas di Indonesia, tentang efek dari Punch List dan NCR? Atau pengalaman bapak semua nya bergantung pada masing2 kontrak pekerjaan?

2- Apakah lantas dengan ada nya Punch List dan NCR akan mengakibatkan outstanding payment terhadap main contractor (EPCI project)?

3- Bagaimana men definisikan batasan tolerir / irisan, terhadap punch list – NCR dan contract requirement?

Mohon maaf jika pertanyaan nya menjadi banyak.

Tanggapan 12 – Bambang Cahyono

Pak Dirman,

nanya nih, dari pesan Bpk:

‘Nonconforming Product juga bisa dikeluarkan saat commissioning, karena pada fase construction alat maupun instalasi belum diverifikasi secara functional, bisa muter apa kagak, bisa jalan apa kagak, bisa panas atau kagak, performancenya sesuai spesifikasi atau kagak dll’.

nah dari pernyataan ‘karena pada fase construction alat maupun instalasi belum diverifikasi’ berarti MC saja belum sudah langsung Commisioning, berati tanpa certifikat/ITR equipment tsb langsung masuk commisioning? terus terang saya belum pernah menjumpai yang seperti ini.

Tanggapan 13 – viddy adrian

Mungkin menurut pak dirman adalah verifikasi secara functional. Beberapa equipment biasanya sudah diverifikasi di vendor melalui FAT. kemudian equipment tersebut dikirim ke field untuk diinstall, bisa jadi karena konstruksi sipil atau konfigurasi piping kurang sesuai, electrical, dll…. sehingga setelah diinstall di system dan dilakukan SAT/Pre-comm ditemukan performance alat tersebut tidak sesuai yang diharapkan, padahal dari sisi konstruksi dan installasi disite sudah sesuai dengan drawing, spesifikasi dan bisa dikeluarkan MC certificate. Dengan kasus seperti ini mungkin bisa dikeluarkan NCR untuk di verifikasi ulang systemnya.

Tanggapan 14 – Dirman Artib

Heat exchanger, pump, transformer, compressor, fibre optic, HVAC installation, turbine, generator dsb juga harus diuji actual performancenya. Jika tidak memenuhi spesifikasi, ya harus dicatat dalam laporan nonconforming product.

Tanggapan 15 – Dirman Artib

Pak Adrian,

Performance sebenarnya justru harus diuji dilokasi di mana alat tersebut akan bekerja melakukan tugas sebenarnya yang normal + saat beban lebih yang masih ditolerir menurut spesifikasi e.g. 125%, 110% beban …etc. Ini dilakukan saat star up and first running.

Sementara FAT hanyalah uji dan verifikasi awal bahwa alat sudah dibuat sesuai spesifikasi saat di pabrik.

Sama halnya dengan kabel yang telah diuji dan certified di pabrik. Maka setelah diinstall/lying di lokasi sebenarnya, maka perlu melakukan uji performance, misalnya High Potential test.

Heat exchanger, pump, transformer, compressor, fibre optic, HVAC installation, turbine, generator dsb juga harus diuji actual performancenya. Jika tidak memenuhi spesifikasi, ya harus dicatat dalam laporan nonconforming product.

Tanggapan 16 – Bambang Cahyono

sepertinya hanya beda prosedur saja, yang saya alami pergantian fase jika certificate sudah accepted shg bisa handover. di sertificate kan selalu dicantumkan spec terpenuhi gak? testing terpenuhi gak? Bahkan angka hasil test detail, malah ada yg pakai chart. hehehe…kalau sudah certifikasi ternyata ada NCR perlu diragukan teamnya Pak, mungkin ada alibaba disitu.

Tanggapan 17 – Dirman Artib

Ini response khusus untuk Pak Bambang, supaya tidak salah mengerti.

Peralatan yang disertifikasi dari hasil FAT, belum tentu langsung disertifikasi saat tahap comissioning dan star up, karena single equipment sudah terhubung dengan instalasinya, maka perlu diuji secara fungsi dan selanjutnya star up dan berikutnya uji performance sebenarnya.teori
Prinsipnya di dalam teori QA, jika anda selesai mengerjakan sebuah proses atau sun-proses, maka hasil dan performancenya sedapat mungkin harus diinspeksi/diverifikasi/diuji. Adanya proses Material Receiving Inspection disebabkan karena keperluan memverifikasi proses pengepakan, handling, transportation/shipment, handling lagi agar dipastikan selama proses tersebut tak ada qualiy degradation. Begitu juga inspeksi dan uji saat konstruksi dan instalasi yang bertujuan tak ada quality degradation pada fase proses konstruksi dan installation. Selanjutnya inspeksi dan uji saat fase commissioning dan start up adalah uji akhir dari semua proses-proses yang telah dilalui dimana sekarang sudah menjadi sebuah system instalasi, misalnya pada cooling system semua alat-alat seperti pump, piping/valve/instrument/filter, cooler/cooling tower sekarang sudah menjadi sistem instalasi dan perlu diuji seberapa besar performance dan efisiensinya. Kalau alat dan instalasi tidak sesuai harapan spesifikasi, ya namanya sebagai nonconforming product, maka perlu dicatat sebagai nonconforming product.

Nama untuk sebuah catatan nonconforming product bisa NCR, NCP, ABC, ABG pun nggak masalah, yang penting essensi nya sebagai identifikasi ketidaksesuaian terhadap spesifikasi yang ditetapkan oleh customer. Jadi jangan terpancing kepada istilah, itu hanya penting untuk berkomunikasi agar langsung nyambung. Mungkin isilah pada tipa-tipa fase verifikasi akan berbeda-beda, tetapi tetap mereka sebagai catatan ketidaksesuaian, termasuk punchlist adalah jugatipe catatan ketidaksesuaian atau nonconforming product. Dalam ISO 9001 standard, jalan yang harus diambil adalah rework, repair atau consession (diterima dengan syarat).