Purchasing selalu bergandengan tangan dengan Finance Departement (duit) dan Engineering Dept (spec). atau Purchasing dengan Finance saja jika barang yang dibeli ya repeat order misalnya. Apakah Purchasing departement menangani project atau regular purchase untuk perusahaan, yang terpenting adalah information flow yang terjaga baik internal maupun dengan departement lain, jadi ga usah deh specialize di project ataupun di material tertentu (wasting time/resource). Sedikit gambaran dari proses interaksi dari fungsi fungsi yang ada di sebuah project EPC:

Tanya – eko susilo

Dear rekan migas,

Perusahaan tempat saya nyangkul memiliki 5 orang purchasing yang memiliki spesialisasi tersendiri (semisal ada yang spesialis mencari raw material, ada yang spesialis mencari tool & equipment). Apakah menurut rekan-rekan ini lebih efektif dibanding dengan purchasing yang pembagian tugasnya berdasarkan project (semisal project A di handle oleh purchasing1 dan project B dihandle oleh purchasing2)?. Sebelumnya saya ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan.

Tanggapan 1 – agussihotang

Mas Eko,

Kalau seperti itu mungkin dibutuhkan broad knowledge untuk semua material, hal yang cukup luas menurut saya.

Nature industrinya yg menyebabkan seperti itu mungkin?

Dibidang saya, bahkan Contract Engineer sulit untuk bisa menguasai berbagai Bidang misalnya Drilling sekaligus Facilities serta operation.

Just my 2 cent.

Mungkin rekan dibidang hrd bisa jawab..

Tanggapan 2 – Muhammad Ruslailang

pengalaman saya, lebih baik di bagi per sector or comodity daripada per project.

ini lebih efektif dari segi proses dan memungkinkan banyak cost saving, terkadang barang kebutuhan project dan operasi bisa di bundling dan dibeli barengan, economic of scale, menghemat delivery cost, dll.

pembagian per project pada dasarnya hanya nice to have, keinginan end-user agar bagian procurement fokus terhadap proyek mereka, padahal yang harus di fokuskan oleh Procurement adalah process procurement nya, dan tentu saja advantage lain yg bisa diperoleh dari process tsb.

Tanggapan 3 – Alex Iskandar

Mas Eko, selamat malam..

Didalam teori Project Management yang saya tahu, tipe organisasi di bagi kedalam 2 besar:

1. Functional Type

2. Projectized type

Dan kombinasinya adalah:

3. Matrix type

Matrix sendiri terbagi menjadi 3 bagian, weak, balanced dan strong

Ada keuntungan dan kelebihan dari pada masing-masing sistem organisasi ini…

Saya coba summarykan sebagai bahan bacaan di email dan sharing:

1. Functional type:

Reporting kepada functional manager (I.e: Procurement Manager)

*Pros:

-Keahlian spesifik pada fungsinya..

-Sangat bagus untuk spesialisasi personel.

-Fungsi procurement dapat dialokasikan kepada project masing-masing.

*Contras:

-Pengendalian ada pada Functional (ie Proc. Mgr / Engineering) Manager.

-Peran PM pada type organisasi ini sangat lemah sekali dibandingkan ke tiga tipe organisasi. Dan biasanya disebut project coordinator atau lead..

2.Projectized type:

*Pros:

-Pengendalian penuh oleh PM. Dan bukan level coordinator lagi.

-Dan personel (I.e:procurement tsb) fokus pada satu project saja.

-Pelaporan seluruh anggota PMT, terpusat kepada Project Manager.

*Contras:

– Procurement / personel mengurusi segala macam spesifik keahlian (I.e.procurement) activities. -Diperlukan lebih dari satu person apabila propjectnya kompleks, bila tidak, satu person akan bisa mengerjakan banyak hal.

3. Matrix, adalah kombinasi dari projectized dan functional..

-PM hanya bersifat koordinasi dan tidak ada authorisasi / direct report, dan lebih bersifat expediter.

-Perbedaan tipe weak, balanced dan strong ada pada

1. personal assigment (procurement misalnya), dimulai dari urutan yg diatas: 0-25%, 15-60%, 50-95%.

2.PM authority nya: dari yang paling weak, sampai dengan strong.
Sehingga strong matrix Project Manager yang assigment nya biasanya full time.

Jadi kembali lagi dari ‘nature’ dan ‘sistem’ organisasi yang direncanakan dan yg akan dijalankan, banyaknya project dan kompleksitasnya.
Jadi kalau hanya sedikit projectnya, dan resourcessnya terbatas, mungkin lebih tepat dengan projectized sehingga lebih fokus.

Atau resourcesnya banyak/cukup, dan projectnya juga banyak/cukup, maka yang lebih baik adalah matrix yang levelnya disesuaikan dengan kesulitan, sehingga alokasi personal bisa disesuaikan dengan functional managernya.
Dari weak s/d strong matrix organization.

Untuk personal development dan laveraging knowledges, mungkin akan lebih bagus lagi dengan matrix type ini…

Sehingga akan lebih banyak pengalaman masing personal (tidak terbatas pada masing-masing spesialisasinya).

Seorang mechanical engineer bisa jadi piping, mechanical dan sekaligus bisa belajar rotating misalnya… Karena basic nya sama….

Namun untuk pengontrolan dan pemonitoran project yang efektif, terutama untuk project yang kompleks, projectized adalah prefered type yang diinginkan oleh semua project manager

Semoga membantu, dan CMIIW

Tanggapan selengkapnya dari pemabahasan yang terangkum dalam Mailing List Migas Indonesia bulan Oktober 2010 ini dapat dilihat dalam file berikut: