Vendor assessment biasanya dilakukan sebagai proses awal seleksi sebuah vendor agar bisa masuk ke dalam AVL/AML sebuah perusahaan. Karena ini adalah proses awal, maka yang perlu di-assess adalah mengenai legalitas perusahaan, production capacity, quality performance dan HSE performance dimana dimasing-masing item tsb biasanya akan dibreakdown dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan detail dan kemudian discoring untuk kemudian ditentukan apakah dia layak (baca: lulus) untuk masuk AVL/AML tadi.

Tanya – sendy hendriana

Aslm rekan2 milis migas adakah yang bisa share info untuk vendor assessment ( vendor evaluation, vendor improvment dll)ato berbagi pengalaman yg didapatkan ketika melakukan vendor assessment.

Tanggapan 1 – andyuli

Vendor assessment biasanya dilakukan sebagai proses awal seleksi sebuah vendor agar bisa masuk ke dalam AVL/AML sebuah perusahaan. Karena ini adalah proses awal, maka yang perlu di-assess adalah mengenai legalitas perusahaan, production capacity, quality performance dan HSE performance dimana dimasing-masing item tsb biasanya akan dibreakdown dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan detail dan kemudian discoring untuk kemudian ditentukan apakah dia layak (baca: lulus) untuk masuk AVL/AML tadi. Semoga bisa sedikit membantu.

Tanggapan 2 – Endri Prasetyo

Sekedar sharing. Jika saya melakukan vendor assesment/audit kurang lebih sbb:

– opening dan menyampaikan apa objective yang ingin didapat.

– request 1 orang (minimal) pihak vendor untuk menemani/membantu kita selama assesment. Bisa orang Procurement, Quality atau bahkan MRnya suruh turun gunung.

– jika memungkinkan minta dikenalkan ke jajaran manajemennya.

– interview/diskusi dengan penanggung jawab vendor mengenai bisnis perusahaan, bagaimana tentang manajemen kualitas, apakah sudah ISO certified atau belum termasuk dokumentasi di dalamnya, struktur organisasi, siapa saja orangnya, bagaimana fasilitas fabrikasi , ‘realisasi produk’ dll. Beberapa dari pertanyaan2 yang diajukan bisa kita minta ditunjukkan buktinya.

– Buat catatan2 penting untuk dilakukan verifikasi (misal quality record, mesin2) saat kita lakukan tour ke fasilitas mereka, misal workshop, laboratorium, warehouse.

– informasikan kepada vendor tentang fakta yang ditemukan di lapangan, baik kesesuaian maupun ketidaksesuaian.

– informasikan saran2 kita untuk perbaikan mereka dan untuk mendukung pekerjaan kita.

– jika perlu kita bisa sampaikan hasil assesment apakah vendor ini recommended atau tidak bagi kita untuk diajak kerja sama sebagai vendor. Jika statusnya sudah sebagai vendor, minta ke mereka improvement2 yang dianggap perlu.

-closing

Note: dalam assesment dapat juga menggunakan check list yang standar.

Tanggapan 3 – Iva amelia Vidianti

apakah vendor asessment ittu langkah awal yang harus ditempuh semua pencari kerja??

Tanggapan 4 – Wiro Sableng

Dear Pak Sendy,

Kalau Bapak pernah mengikuti bid atau tender pengadaan di salah satu perusahaan minyak & gas, nah secara prinsip prosedur dan formnya bisa diaplikasikan, sejak dari phase administrasi hingga tekniks nya.

Mudah2an menjawab pertanyaan Bapak.

Tanggapan 5 – Akh. Munawir

Mas Sendy,

Yang anda tanyakan Ini termasuk bagian dari CSMS (Contractor Safety Management System) dan tergantung melihatnya dari sisi mana, Company point of view kah atau Vendor/Contractor point of view ?

Dari Company point of view, umumnya secara Makro CSMS memiliki siklus yang secara berurutan sbb:

1. Job Risk Assessment untuk mengkategorikan level resiko pekerjaan.

2. Pre-Qualification.

3. Vendor Selection.

4. Contract Award.

5. Pre-Job Activity.

6. Work in Progress.

7. Final Evaluation.

8. Data Bank of Contractor Record.

9. Contracted Work, then back to point. no. 1.

Tanggapan 6 – Dirman Artib

Wah hebaaat……Pak Munawir ini hapal betul dengan approach nya BP (Bikin Pusing), sehingga sudah menjadi mindset :).

Indikasi keberhasilan sebuah merek mempengaruhi market dan players nya (?)

Banyak metode untuk vendor assessment, mulai dari yg sederhana, simple sampai yg model BP.

Pada prinsipnya, yang dilakukan assessment adalah pada aspek Plant, Process, People and Money (P3M).

Strategynya adalah jalan mundur, yaitu mulai dari definisi apa yang kita perlukan dari sang vendor, tentu termasuk mutu/karakteristik produk/service, delivery, harga, safety serta jaminan purna jual. Maka dilakukan assessment untuk memenuhi itu semua dari sisi :

1. Kapabilitas plant dan infrastruktur milik si vendor,

2. Kinerja proses untuk membuat produk termasuk proses-proses pendukungnya (biasa disebut Management System),

3. Kompetensi tenaga kerja dan kepuasan kerja

4. Kemampuan finansial

Taktisnya adalah dengan mengembangkan prosedur bersama dengan alat bantu lainnya seperti checklist dan database.

Selamat meng-assess vendor.

Tanggapan 7 – amunawir

Tidak ada yg luar biasa pak, practice ini common di implementasikan oleh Company dengan Orientasi jangka panjang utk di database kan.
Awalnya Risk assessment dilakukan utk menilai kategori resiko pekerjaan tsb apakah tinggi, menengah ataupun rendah.
Tentunya dibutuhkan usaha yg besar diawal dgn mengevaluasi hasil she questioner dari vendor kemudian melakukan site survey ke vendor facility sbg bagian penilaian apakah mampu mengerjakan pekerjaan tsb dgn tingkat resikonya.
Lalu dalam perjalanan pekerjaan pun akan dilakukan penilaian KPI nya yg nantinya akan diberikan punishment and reward (yg tdk selalu uang, mungkin dgn diberikan rekomendasi kuat untuk next tender).

Tanggapan 8 – sendy hendriana

Pak Dirman dan Pak Munawir terima ksh atas jwbannya. adakah bahan2 atau metode yg bs saya gunakan sbg referensi idealnya bgm utk melakukan vendor assessment yg benar melihat dr sisi managementnya , walaupun terkadang dlm pelaksanaannya terkadang dlm pelaksanaannya utk beberapa kontraktor oil and gas dikarenakan dateline prosedur yg ada bsa di short cut, mohon penjelasannya.

Tanggapan 9 – Akh. Munawir

Mas Sendy,

Point pentingnya adalah kontraktor tsb haruslah punya HSE Plan yang proper dan spesifik untuk pekerjaan tersebut. Setidaknya, memiliki content ttg Risk Assessment (mungkin JSA) dan juga excecution plan untuk menjalankan program2 HSE yang ada di HSE Plan juga item2 HSE lainnya. Pada tahapan Vendor Selection saya pikir penting untuk mempertimbangkan kualitas HSE Plan ini. Point lainnya adalah masukan HSE Performance sebagai KPI vendor tersebut, dengan memasukan pasal Reward/Punishment ke dalam kontrak diharapkan vendor akan termotivasi untuk konsisten dan konsekuen MENEPATI JANJI-nya di HSE PLAN.

Jika ini adalah program perusahaan dan anda kesulitan, kenapa tidak minta perusahaan untuk memakai jasa konsultan untuk mendevelopnya.

Tanggapan 10 – Dirman Artib

Pak, kalau mau ikut approach nya yg disebutkan Pak Munawir, tinggal hunting copy CSMS dari kawan-kawan yg kerja di BP (sekarang cuma Tangguh ya ?).
Sepanjang mengerti English, di sana lengkap kok.

Tanggapan 11 – amunawir

Tdk hanya BP, Total dan CNOOC pun sama kok, sebulan yg lalu di shanngrila hotel jkt di dalam forum BP Migas seluruh KKKS- HSES workshop, P’ Benyamin dr Total dan P’ Rocky dr CNOOC memberikan presentasi dan diskusi panel ttg CSMS dimana konsep dan implemetasinya tdklah jauh berbeda.

Tanggapan 12 – Alex Iskandar

Rekan Dirman,

Mungkin sebaiknya tidak ‘offense’ terhadap referensi rekan Munawir.

Karena disini kan referensi yang diambil adalah berdasarkan pengalaman peprofesional sesorang dimana saja dia berada.

Dengan ‘tidak menyebutkan’ referensi dari mana, dan sekedar ‘common knowledge’, sehingga akhirnya bisa dishare, sehingga bagi kita rekan profesional akan lebih mudah memberikan penjelasan.

Kalau sudah dilabeli CHSEMS ‘ala’ perusahaan tertentu.. Maka akan berhenti pada ‘propetiery right’ dan profesional code of conduct.

Saya pikir rekan Dirman sudah sangat mahfum tentang hal ini.

Mohon maaf kalau saya salah menafsirkan…

Sekaligus mengkomentari tentang Vendor assesment didsikusi ini, sepertinya banyak membahas masalah C-HSE-MS.

Namun sebenarnya dalam vendor assesment ada beberapa hal yang juga perlu dikritisi.

Berikut komentar saya, lebih lenjut tentang vendor assesment. Dan kinerja nya.
Pencapaian kinerja ‘bukan’ hanya di lihat pada semata CHSEMS nya.

Namun juga (menurut saya) adalah :

Vendor assesment tidak hanya pada faktor safety(SHE) saja. Namun seharusnya dalam kerangka yang lebih luas: misal:

1. Segi Finansial/Keuangan dan liability (ini juga yang pengalaman saya menjadi referensi terhadap vendor dapat masuk kedalam tender dalam perspektif owner)

A. Pengalaman / Riwayat pekerjaan yang telah dilakukan

B. Nilai proyek

C. Pendapat secara umum dari auditor / laporan keuangan tahunan suatu perusahaan / vendor..

2. Segi performance Management seperti:

A. Performance terhadap ‘promise’ dan ‘delivery’ terhadap suatu produknya

B.penerapan standard mutu yang digunakan ISO,ASME stamp dll dan validasi nya

C. Magament secara umum dengan establishment management yang berkesinambungan (tidak hanya project base misalnya)

D.Tools Equipment / Workshops / Offices (bila diperlukan)

Dst..

Sehingga apabila diperlukan vendor assesment yang kompreshensip untuk akhirnya mendapatkan gambaran kompit mengenai vendor.

Di ibaratkan suatu proses, inputnya adalah vendor , prosesnya adalah assesment dan outputnya adalah Vendor Rating atau bisa jadi adalah AML / AVL / Preferenced Vendor

Diskusi yang menarik juga dapat disimak di

http://www.12manage.com/description_vendor_rating.html

Semoga dapat menjadi diskusi menarik di milis migas ini.