Outsource dibidang jasa inspeksi cukup tumbuh dengan subur di negara kita ini, demikian pula di luar negeri sana, kontraktor atau opeartor banyak menggunakan jasa mereka dengan beragam alasan, nah persoalan akan muncul apabila perusahaan yg kita beri mandat tidak sesuai dengan harapan pemberi kerja apa pasal. Dalam quality system memilih outsource jasa inspeksi seharusnya melalui suatu proses evaluasi dengan terlebih dahulu menentukan kretiria apa yg akan digunakan. Ada banyak hal yg dilakukan pada tahapan evaluasi, misalnya kita aka lihat qms, pengalaman mereka dalam hal inspeksi, kapabilitas mensuplai orang seperti load kita, kompetensi dan kualifikasi dari personil yg akan diterjunkan, contoh reporting yg telah mereka lakukan dan jangan lupa untuk melirik kemampuan bayar mereka (finansial) jangan sampai tengah jalan kolap. Inspection prosedur maupun ITP bisa di feeding dari client atau mereka yg membuat dan disetujui oleh kita. Dan untuk menjaga keakuratan dari jasa mereka tentu kita ikat mereka dalam kontrak kerja yg memadai. Adakalanya pada saat final inspection kita perlu review hasil kerja mereka sebelum kita mengeluarkan inspection release certificate itupun kalau kita masih terlibat dalam loop ini. Demikian sepenggal pengalaman pribadi menggunakan jasa inspeksi dari luar negeri (eropa dan china).

Tanya – andyuli

Dear rekan-rekan pemerhati mutu,

Dalam aktifitas pembelian (procurement), entah itu material atau equipment, pastinya diminta ada proses inspeksi untuk memastikan kualitas barang yang dibeli. Bila kemudian proses inspeksi ini oleh main contractor disubcontract-kan ke inspection agent, tentunya ini adalah sebuah bentuk outsource process dimana harus ada sistem pengontrolannya agar external/third party ini kerjanya sesuai dengan yang diharapkan.

Nah, bagaimana cara mengontrol outsource process yang berupa inspection agent seperti ilustrasi diatas, apakah cukup menetapkan/mereview kriteria inspector (CV) dan melihat hasil inspection report mereka ataukah ada hal yang lainnya.

Mohon sharing pengalamannya.

Tanggapan 1 – Dirman Artib

Yang dimaksud sebagai sebuah sistem adalah rangkaian terintegrasi proses-proses untuk berjalannya fungsi-fungsi manajemen. Paling tidak fungsi-fungs itu secara klasik adalah adalah Plan, Do, Check and Act (PDCA). Apabila yang anda maksud sebagai sistem adalah aktivitas seperti mereview CV, maka belumlah tepat. Tetapi misalnya anda melakukan rangkaian proses-prose dan aktivitas spt.:

1. Menetapkan standard dan kriteria perusahaan inspeksi,

2. Mengembangkan metode dan standard kapabilitas dan kompetensi perusahaan inspeksi

3. Mengembangkan metode dan standard untuk menseleksi perusahaan inspeksi, termasuk :

a. Standard dan kriteria inspekstor yang diperlukan

b. Standard/spesifikasi dan kriteria laboratory, equipment dan alat-alat inspeksi yang diperlukan

c. Standard/spesifikasi dan kriteria sistem manajemen dan kejelasan assurance sistem termasuk sertifikasi sistem.

d. Hal lain yang relevant dan applicable.

4. Mengembangkan metode dan standard untuk memantau dan mengukur performance perusahaan inspeksi termasuk inspector dan fasilitas sert infrstruktur lain yang relevant.

5. Mengembangkan standard untuk me-reevaluasi perusahaan inspeksi tersebut.

6. Melanjutkan kontrak, atau melanjutkan dengan lebih ketat monitoringnya, atau merencanakan ulang atau mengganti perusahaan inspeksi tersebut agar lebih efektif, eficient dan mampu mendukung daya saing perusahaan anda.

Kira-kira begitulah sebuah rangkaian proses-proses membentuk sebuah sistem manajemen bekerja yang di dalamnya termasuk fungsi kontrol. JIka tidak ada rencana, bagaimana bisa megontrol ?

Sekilas tampaknya kasus Pak Rio berindikasi ketidakjelasan rencana yag menjadi acuan standard, karena ada perbedaan standard dan kriteria apa yang ada dibenak Rio dan Quality Manager nya. Yang paling menarik, apakah client/end user menerima produk tersebut ?

Jika YA, apakah keberterimaan itu salah-satunya karena visibility inspection record yang disediakan oleh inspector S;pore tsb. ?

Tanggapan 2 – andyuli

Wow..rame juga diskusinya, meskipun ada beberapa yang melenceng dari topik. But, it’s ok…kata Pak Made J. Mungkin yang penting diskusi mengenai masalah quality ato QA/QC ato QMS di milis migas tidak pernah terhenti dan justru kalah dengan maraknya OOT-OOT yg lain.

Buat Pak Dirman, klo boleh point no.4 di penjelasan bapak bisa dijelaskan metode konkritnya dong.

Quote: ‘4. Mengembangkan metode dan standard untuk memantau dan mengukur performance perusahaan inspeksi termasuk inspector dan fasilitas sert infrstruktur lain yang relevant.’

Tanggapan 3 – Ina K.Hakim

Dear Pak Andyuli,

Kebetulan saya pernah terlibat didalam aktifitas procurement yang berkaitan dengan Quality.

Strategi yang diterapkan dalam mengawal qualitas dari equipment atau long lead equipment yang di beli adalah kurang lebih sebagai berikut :

– Setiap resume personnel dari 3rd party inspection agency harus direview dulu untuk memastikan kualifikasi yang bersangkutan sesuai dengan kebutuhan.

– Menginformasikan kepada semua pihak ‘aturan main’ yang akan digunakan didalam ‘proqurement quality’ ini, dimulai dari kick off meeting sampai format laporan dan waktu menyampaikan laporan.

– memastikan semua informasi yang dibutuhkan oleh 3rd party agency telah disiapkan oleh main cont.

Yang harus diingat bahwa 3rd party yang di hire oleh main cont hanya akan menjalankan hold point dari main cont.. sementara jikalau kita berada pada pihak client juga memiliki hold point sendiri. Dan kelalaian dari 3rd party inspector yang di hire oleh main cont tidak melepaskan tanggung jawab main cont ataupun pihak vendor untuk memberikan equipment seperti yang disyaratkan didalam kontrak.

Mungkin ini saja sedikit tambahan dari saya .. semoga bermanfaat.

Tanggapan selengkapnya dari rekan-rekan Mailing List Migas Indonesia untuk pembahasan bulan Desember 2010 ini dapat dilihat dalam file berikut: