Sangat berbeda laporan-laporan audit sebelumnya, sebagaimana yang pernah saya alami. Sebut saja laporan audit seri ISO 9000, seri 14000 dari SGS, BVQI, atau badan-badan auditor lain selain DNV. Mirip laporan audit DNV seperti yang telah kami (saya termasuk Febrian dkk sewaktu masih di BigM) temui, maka seperti itulah kemiripannya laporan audit yang diberikan dari BSC – British Safety Council di perusahaan galangan kapal tempat kami bekerja. Dan mungkin banyak orang yang tidak menyukainya. Satu binder laporan yang cukup tebal memuat item-item audit secara menyeluruh dan komprehensif. Mirip buku. Berisi kenyataan-kenyataan yang disebutkan dan dipaparkan secara panjang lebar dari tujuannya item-per item, apa yang dilakukan oleh auditor selama mengaudit, temuan positif dan temuan yang sifatnya untuk perbaikan. Berisi rekomendasi yang menjadi sarana yang harus dipedomani untuk dilakukan. Semata-mata memang bertujuan untuk perbaikan (improvement). Semua temuannya tidak dikonsultasikan di closing meeting dan hanya sekedarnya saja. Jadi, tidak ada counter.

From: Abdul Majid – in Batam

To: a2k3kepri ; kmi_batam

Sangat berbeda laporan-laporan audit sebelumnya, sebagaimana yang pernah saya alami. Sebut saja laporan audit seri ISO 9000, seri 14000 dari SGS, BVQI, atau badan-badan auditor lain selain DNV. Mirip laporan audit DNV seperti yang telah kami (saya termasuk Febrian dkk sewaktu masih di BigM) temui, maka seperti itulah kemiripannya laporan audit yang diberikan dari BSC – British Safety Council di perusahaan galangan kapal tempat kami bekerja. Dan mungkin banyak orang yang tidak menyukainya. Satu binder laporan yang cukup tebal memuat item-item audit secara menyeluruh dan komprehensif. Mirip buku. Berisi kenyataan-kenyataan yang disebutkan dan dipaparkan secara panjang lebar dari tujuannya item-per item, apa yang dilakukan oleh auditor selama mengaudit, temuan positif dan temuan yang sifatnya untuk perbaikan. Berisi rekomendasi yang menjadi sarana yang harus dipedomani untuk dilakukan. Semata-mata memang bertujuan untuk perbaikan (improvement). Semua temuannya tidak dikonsultasikan di closing meeting dan hanya sekedarnya saja. Jadi, tidak ada counter.

Kalau dibaca sekilas terkesan sangat menggurui. Namun jika dibaca berulang-ulang barulah akan didapat apa sesungguhnya yang hendak dilakukan. Kalau saya bandingkan sewaktu saya menerima dan membaca laporan audit DNV yang hampir mirip laporan BSC dari sisi format ceritanya. Tapi sekali lagi laporan audit BSC lebih detil soal konten-nya. Perusahaannya memang berbeda tetapi berprinsip sama: konstruksi. Sebutlah soal TBT alias toolbox talk secara spesifik dan detil dibahas seolah-olah menggurui kita untuk diambil tindakan perbaikan. Sebab TBT selama ini belum mampu mereduksi tingkat kecelakaan.

Auditor BSC menelusuri sedetil mungkin akan efektifitas TBT dalam mengurangi kecelakaan itu. Dari pelaksanaan secara teknis sampai isi materi TBT yang dibahas. Kenyataannya – once again – TBT tidak mampu untuk mereduksi apalagi mengeliminir atau meniadakan tingkat keelakaan. Lalu dimanakah letak kesalahannya? Sehingga tidak menuai hasil sesuai harapan? Bisa jadi anda pun mengalaminya. Coba lacak dan jujur sejujurnya menilai diri sendiri perusahaan anda, apakah TBT anda sudah mampu mereduksi tingkat kecelakaannya. Kalau tidak pasti ada yang belum tepat. Seek and improve the way to make better!

Persisnya, saya belum tau bila dikaji dari mana asal-usul istilah TBT. Saya hanya pernah mendengar bahwa asal usulnya itu berawal dari chat-chit beberapa karyawan di awal pekerjaanya. Mereka bercakap-cakap soal pekerjaannya, bagaimana melakukannya sambil mempersiapkan alat-alat mereka, tool dan box mereka. Sambil menyelengi minum kopi (mungkin saja demikian) dan setelah 2 atau 5 menit mereka lalu pergi ke tempat kerja dan bekerja. Karena berkaitan dengan perkakas dan alat-alat mereka serta kotak-kotak alias box peralatan/perkakas mereka maka mereka menyebutnya toolbox talk. Dan barangkali itulah sehingga sampai saat ini istilah ini di-formalkan menjadi toolbox talk dan kita sering menyingkatnya menjadi: TBT. Tapi apapun namanya itu tidak masalah. Tujuannya accident prevention! Proactive action! Leading indicator! Training approach! Excellent Tool! Good Meeting! etc.

Apa yang sebenarnya auditor rekomendasikan untuk pelaksanaan toolbox talk yang termuat dalam laporan yang pernah saya terima. Tertulis bahwa seharusnya dilakukan dalam kelompok kecil (tidak banyak orang). Dilakukan peragaan bagaimana melakukan pekerjaan dengan selamat (safe). Menunjukkan kepada mereka/pekerja lesson learned atas kejadian yang pernah terjadi terkait dengan pekerjaan yang mereka akan lakukan. Dipimpin oleh pengawas mereka. Bisa oleh supervisornya atau foreman-nya ataupun charge hand atau leader-nya. Pokoknya bukan orang safety. Kalau pun orang safety ikut nimbrung itu sekedar tambahan saja. Sesungguhnya yang lebih tau atas pekerjaan mereka adalah mereka sendiri baca: pengawas atau supervisi mereka.

Hampir melenceng keadaan saat ini atau sudah berbeda konsep dari awal kehadiran TBT itu. Sudah cenderung dipelopori oleh orang safety sendiri. Yang berbicara didominasi orang safety. Oleh petugas yang berbaju merah. Berkoar-koar. Mereka yang melaksanakan pekerjaaan (orang produksi) itu menjadi pendengar saja. Malah sering kita temui orang safety berbicara (terlalu) banyak tanpa mau berhenti di luar kendali. Sadarilah bahwa hal ini tidak tepat kalau tidak mau dikatakan sudah salah. Ngalor-ngidul. Bicara ini dan itu sehingga substansi pokok masalah melenceng 100 persen. Makna sesungguhnya toolbox talk hilang sendirinya.

Demikian juga jumlah yang hadir kerapkali sentralisasi. Dikumpulkan semua pekerja. Bisa ratusan pekerja. Disediakan mikrofon dan loudspeaker. Peserta dijejali beragam informasi sedemikian banyak (too much). Orang safety yang membuka acara TBT. Lalu muncullah beberapa orang pembicara dari supervisor safety, koordinator safety, supervisor produksi, project superintendent, manager, dan waktu habis 45 menit bahkan bisa satu jam atau lebih. Itu kenyataan. Esensinya hilang. Belum lagi kalau client ikut bicara, lalu kritik ini dan itu. Karena dianggap berani menyuarakan yang tidak biasa (karena pintarnya client tersebut berkomunikasi massa) maka tepuk tangan riuh pun dari hadirin memekakkan telinga. Seolah mirip kampanye. Dianggap pembicara dari client pro mereka. Padahal sesungguhnya ia mengejek atas kinerja safety kita (baca: K3) yang ada.

Ada pedoman singkat yang terdiri atas 5 hal yang perlu diperhatikan agar toolbox talk kita bisa lebih berdaya guna alias sangkil bin efektif antara lain:

1. TBT hendaknya dipresentasikan, tidak dibacakan.

Kebiasaan membacakan TBT yang juga dibuat oleh departemen safety itu tidak membina dan mendidik. Hendaknya materi TBT itu harus spesifik sesuai dengan pekerjaan mereka. Materi TBT orang mekanik harus berbeda dengan orang listrik. Orang fitter berbeda TBTnya dengan orang welder. Salah jika kita membuat TBT secara generik alias umum untuk semua jika kita hendak menggapai hasil TBT secara oprimal. Problemnya (baru dari sisi tingkat asumsi saja oleh sebagian orang safety, lagi-lagi demikian) adalah mampukah mereka membuat TBT? Saya pribadi meyakini bahwa mereka (orang produksi atau non safety) akan bisa. Orang safety bisa menjadi partner saja, bukan sebagai core. Hindari menggurui mereka karena sesungguhnya merekalah yang sangat mengerti akan pekerjaan mereka dan bahaya-bahaya yang ada terkait pekerjaannya. Hendaknya kontribusi setiap individu harus diberikan. Suruh mereka memperagakan cara-cara melakukan pekerjaannya. Lalu menyebutkan bahaya-bahaya yang terkait. Konsekuensi dari resiko / bahaya itu. Dan apa yang mereka harus lakukan untuk mencegah terjadinya konsekuensi buruk atas bahaya itu. Mungkin saja memang orang safety itu hanya awal-awalnya saja sebagai contoh. Itu bisa saja asal jangan keterusan!

2. TBT harus diperesentasikan oleh supervisor, foreman atau charge hand atau leader dari karyawan tersebut. Tidak boleh didelegasikan untuk tugas yang penting ini. Hendaknya dilakukan dengan penuh perhatian dan keseriusan. Para karyawan harus diajak terlibat aktif. Komunikasi dua arah (two way communication) hendaknya dibangun. Tidak ada salahnya menanyai satu per satu dari yang hadir atas pemahaman mereka atas topik yang dibahas. Karena itu pserta harus terbatas jumlahnya agar efektif.

3. TBT harus membahas bahaya-bahaya apa saja yang terkait dengan pekerjaan dan di tempat kerjanya. Harus relevan apa yang dibahas dengan kenyataan yang ada di lapangan. Jangan mengabaikan substansi ini. Jangan ngambang. Bahasanya harus tegas dan jelas serta lugas. Mudah dipahami. Padat dan bernas.

4. TBT harus dilakukan dalam tempo yang tidak lama. Hendaknya tidak lebih 5 – 15 menit. Kalau lebih dan sudah terjejali banyak informasi (too much information) maka kemungkinan efektivitas optimalisasi TBT itu akan berkurang. Bahkan bisa sirna sama sekali. Ada orang safety yang sangat suka berbicara panjang lebar melebihi supervisor produksi. Ada orang safety mau dicap serba tau padahal sesungguhnya sebaliknya. Bisa jadi mau dianggap ‘hebat’ banyak ilmu, padahal bisa-bisa dicap talkative (cerewet saja). Orang safety jangan banyak campur soal bahasan ini, tahan diri adalah kuncinya. Jangan diulang-ulang. Saya suka mengelak kalau dikasih kesempatan jika memang benar-benar tidak saya anggap perlu sekali. Alias sekedar mengoreksi saja. Dan saya selalu berhati-hati soal waktu ini. Dan saya harus tau diri. Tidak apa-apa dicap kurang ilmu, yang memang mungkin kurang. Misalnya saat menghadiri TBT di department Perancah (staging/scaffolding), tentu ilmu saya tidak sedetil mereka, bukan? Jadi tau dirilah untuk menahan berbicara banyak. Alakadarnya saja menurut safetynya. Pembatasan diri Itu lebih bagus karena memberikan cukup waktu kepada mereka yang memang harus lebih banyak tau.

5. TBT menjadi dokumenatsi otentik yang bisa dipertanggungjawabkan jika di kemudian hari timbul permasalahan. Menjadi bukti tertulis bahwa bahaya-bahaya atas pekerjaan yang menjadi penyebab kecelakaan (serius apalagi fatal) sudah diberikan. Karena itu daftar hadir yang dilengkapi materi bahasan hendaknya disiapkan. Undang-undang Keselamatan (kerja) kita mewajibkan pengusaha atau perusahaan menginformasikan kepada setiap tenaga kerja atas bahaya-bahaya di tempat kerja. Dengan kata lain bahwa TBT bisa menjadi dokumen legal di kemudian hari. Bukti tertulis yang bisa dipertanggungjwabkan di mata hukum atau di depan hakim di pengadilan. Karena itu jangan abaikan dokumentasi ini. Beritahukan mereka (supervisor produksi) untuk melakukan item yang satu ini. Dan menyimpannya sebagai dokumentasi penting perusahaan.

Demikian sharing saya, jika tidak berkenan mohon maaf. Sambutlah Senin besok dengan menghadiri TBT yang berbobot dan berhasil guna dengan tujuan mengurangi bahkan meniadakan keelakaan (kerja). Kita orang safety boleh terlibat tetapi harus tau diri!

Tanggapan 1 – brahmono akbar

Saya sangat setuju sekali dengan share yang diberikan oleh Bapak Abdul Majid. Beberapa pengalaman yang saya dapatkan di lapangan kadang ada beberapa personel HSE yang terlalu banyak memberikan TBT terlalu panjang memakan waktu dan bahkan dengan mengunakan istilah-istilah bahasa asing yang pada akhirnya banyak pekerja yang tidak mengerti apa yang disampaikan.

Dengan share yang diberikan sangat memberikan masukan buat saya yang juga akan memberikan dampak positif ditempat kerja. Terimakasih.

Tanggapan 2 – fiqih agus tisal

Setuju sekali..

Sekedar sharing, saya pun harus beradu argumen dengan atasan terkait masalah TBT ini yang mengharuskan personel safety sebagai pembicara setiap harinya.

Menurut saya hal ini akan berimbas pada kesadaran pekerja, supervisor atau leader akan keselamatan yang tidak akan bertambah dan bahkan berkurang karena enggan mengikuti TBT dan bosen mendengar personel safety berkoar itu-itu aja diulang-ulang setiap hari.
Semoga artikel dari Pak Abdul Majid dapat merubah persepsi dan implementasi para pelaksana di dunia industri.

Tanggapan 3 – Muhuila Habib

Sejauh yang saya tau, ada satu perusahaan PMA di jakarta yang selalu mengadakan tool box meeting setiap minggu nya. Dalam meeting tersebut selalu dimulai dengan safety moment atau value moment, project progress, prospect progress, laporan lead department tentang progress kerjaan dan management issues.

Tanggapan 4 – Slamet Hadi Cahyono

Sebagai tambahan, kalau ditempat saya, tool book meeting dilakukan setiap akan memulai pekerjaan, termasuk memulai pekerjaan setelah istirahat pada hari yang sama.
Topik yang dibicarakan adalah tertuju kepada kegiatan pekerjaan yang akan dilakukan saja tentunya dari sisi safetynya, tidak membicarakan progress, lokasi meeting dilokasi pekerjaan yang sedang berlangsung sehingga lebih sering dilakukan sambil berdiri,dilakukan oleh supervisor kepada pekerja yang terlibat.

Tanggapan 5 – hamels16

Dtempat sy toolbox meeting dilakukan setiap hari tp dibatasi waktunya.. Diskusi hanya untuk mslh urgent itupun dlanjutkan diluar meeting! Tdk lbh dr 30min

Meeting ini untuk menentukan prioritas urgency yg hrs dfollowup dan dberikan deadline juga pic yg jelas.

Klo ada info dan masukan monggo..