Sangat menarik kenyataan yang terjadi bahwa pemecahan lingkup kerja seperti yang dilakukan oleh salah satu KPS memberikan hasil tender (baca: harga kontrak) yang lebih bagus. Hal ini mengundang pertanyaan: Bagaimana pembagian kontrak tersebut dilakukan? Apa saja lingkup kerja masing-masing kontrak? Faktor apa yang menyebabkan harga kontrak menjadi lebih murah? Siapa yang melakukan procurement? Apakah porsi procurement lebih banyak dilakukan oleh KPS sendiri? Lalu siapa yang melakukan Project Management secara keseluruhan? Apakah dilakukan oleh personel KPS sendiri? Bagaimana dengan team PMT nya, apakah cost nya tidak lebih besar dibanding dengan PMT yang dibutuhkan untuk me-manage scope asli (yang tidak dipecah-pecah)?

Rekan-rekan anggota milis,

Dari diskusi dan tanya jawab, saya melihat ada beberapa hal yang menarik untuk dibahas bersama:

(1) Contracting Strategy:

Sangat menarik kenyataan yang terjadi bahwa pemecahan lingkup kerja seperti yang dilakukan oleh salah satu KPS memberikan hasil tender (baca: harga kontrak) yang lebih bagus. Hal ini mengundang pertanyaan:

Bagaimana pembagian kontrak tersebut dilakukan? Apa saja lingkup kerja masing-masing kontrak?

Faktor apa yang menyebabkan harga kontrak menjadi lebih murah?

Siapa yang melakukan procurement? Apakah porsi procurement lebih banyak dilakukan oleh KPS sendiri?

Lalu siapa yang melakukan Project Management secara keseluruhan? Apakah dilakukan oleh personel KPS sendiri? Bagaimana dengan team PMT nya, apakah cost nya tidak lebih besar dibanding dengan PMT yang dibutuhkan untuk me-manage scope asli (yang tidak dipecah-pecah)?

(2) Evaluasi Tender:

Survey IPA menunjukkan bahwa EPC lump-sum yang di award ke lowest bidder besar kemungkinan gagal. Kita perlu mencari pemecahan sehubungan dengan metoda evaluasi tender untuk bisa mendapatkan harga tender yang paling ekonomis (bukan hanya paling murah) dalam artian kontraktor yang menang tender merupakan kontraktor dengan kemampuan teknis paling unggul.

Saran:

Untuk memulai diskusi, ada baiknya kita mulai dengan point (1). Akan sangat membantu bila anggota milis dari KPS yang telah pernah melakukan Contracting Strategy seperti diatas untuk mulai sharing perihal (1).1. Terus terang saya mengharapkan ada rekan dari COPI dan atau BPMIGAS untuk memulai.

Tanggapan 1 – Dirman Artib

Project Management itu khan tidak melulu bicara di area ‘prices’ and ‘cost’. Project Management juga tidak melulu bermain di area level BP Migas dan KPS.
Toh……..kontraktor kecil yang jadi sub-sub-subsub kontraktor yang dapet jatah borongan fabrikasi spool pipe 6.000 Dia Inch perlu mengimplementasikan ilmu Project Management juga.

Untuk perimbangan diskusi, saya juga ingin mengajak yang berminat untuk berdiskusi sekitar Project Quality Management atau sekalian aja Project HSEQ Management.

*Topik Diskusi :*

Bagaimana strategy nya agar Sistem Management kualiti dan HSE yang sehari-hari digunakan pada level corporate/company bisa diterapkan pada organisasi pada level project, di mana setiap project akan specific, unique tuntutan nya serta berbeda environmentnya. Project dimana multi organisasi terlibat di dalam nya akan punya tujuan khusus dalam hal Quality (specific objective). Maka terkadang secara ekstrim sebahagian besar proses dan prosedur yang ada tidak relevant atau tidak cocok digunakan pada level project. Contoh, kalau ngelas di Sakhalink island tentu nya perlu pre-heat,sementara SOP kita yg biasa di Indonesia mungkin tak perlu pre-heat. dst.dst.

Quality yang dimaksudkan tentunya juga termasuk aspek HSE, karena kalau performance HSE nya jelek, maka di oil & gas perusahaan tsb. juga dianggap tak bermutu (tul nggak ya ?) .

Tanggapan 2 – TR.

Setuju dengan pak d’Art bahwa Project Management juga termasuk Quality dan HSE.

Tapi jangan lupa pak, itu semua UUD juga ….

Kalau kita mengacu ke definisi Cost of Quality, tidak lain adalah kerugian (baca: jumlah kehilangan uang) yang diderita oleh suatu organisasi / bisnis karena produk atau jasa yang mereka hasilkan / berikan tidak dikerjakan dengan benar in the first place. Secara umum, kerugian karena hal ini bisa mencapai antara 15 s/d 30% dari total cost (data ini saya ambil dari internet).

Mengenai HSE. Kalau dalam proyek yang akan kita jalankan, kita harus melibatkan kontraktor yang belum mempunyai ‘iklim HSE’ yang sehat, mau tidak mau kita harus menyediakan anggaran untuk ‘mengangkat’ mereka ke level yang seharusnya.

Untuk diskusi Quality dan HSE yang lebih rinci, saya persilakan para ahli untuk menyambut ajakan pak d’Art.

Tanggapan 3 – Eddy Konga

ya memang betul bahwa Cost of Quality itu memang cost atau biaya yang hilang.

tapi hal ini perlu secara detail dibahas satu per satu.. yang tentunya berhubungan dengan visi masing-masing company.

sebagai contoh, dengan adanya cost of quality (cost untuk qc inspector, training baik tuk inspector maupun welder dan juga fitter) tentunya akan dapat mengurangi rejection rate pengelasan (atau work failure). dalam manajemen yang bagus, tentunya cost of quality dapat diprediksi menjadi cost yang lebih rendah daripada terjadi work failure atau rejection rate yang tinggi.

semoga bermanfaat..

Tanggapan 4 – Armen

Sependapat dengan Bang Artib,

Bahwa PM tidak melulu di area ‘prices, cost, dan contract’ ada sisi lain yang perlu di’kuliti’ dan sharing seperti yang disampaikan Bang Artib. Knowledge is knowledge, kadang2 practically-nya ada yang ‘tidak diajarkan dibangku sekolah’. Perlu strategi, dan trik.
Usul saya, ada baiknya masalah PM didiskusikan/sharing dalam bentuk terbatas yang artinya hanya bagi peminat PM. Karena kasihan bagi anggota milis yang ga punya minat terhadap PM (kepenuhan Inbox-nya)dan ada baiknya melibatkan moderator dari KMI, BPMigas,dll.Sehingga diskusi tersebut masih dalam room-nya KMI. Usul lain mungkin KMI bisa menjembatani pelaksanaan formal edukasi atau course mengenai PM untuk kedepannya?.

Tanggapan 5 – kristiawan

Rekan-rekan milis,

Saya ingin menanggapi point 1 – Contract Strategy yang disampaikan oleh Pak TR dibawah ini, dimana salah satu KPS bisa mendapat harga kontrak yang lebih rendah dengan cara memecah pekerjaan menjadi beberapa kontrak.

Yang saya lihat, disini Owner memilih untuk menggunakan kontrak tradisional daripada kontrak EPC. Dalam kontrak tradisional, Owner akan berhubungan dengan beberapa kontraktor untuk menyelesaikan proyek. Kontrak, misalnya bisa dibagi menjadi :

– kontrak engineering dan kontrak konstruksi

– untuk konstruksi onshore, kontrak bisa dibagi menjadi kontrak pekerjaan sipil dan kontrak pekerjaan MEP

– material / equipment utama di-supply oleh Owner, dst.

Dengan pola ini, Owner akan langsung berhubungan dengan kontraktor spesialis. Para spesialis ini tidak perlu menjadi subkontraktor / vendor dari kontraktor besar ( EPC ) untuk ambil bagian dalam pekerjaan proyek. Dengan mendapat harga penawaran dari tangan pertama, mestinya harga kontrak akan menjadi lebih rendah.

Yang perlu diperhatikan, untuk mengelola proyek dengan banyak kontraktor, Owner butuh resources yang cukup untuk menangani pekerjaan. Padahal saat ini, banyak perusahaan punya kecenderungan untuk lebih ramping.

Dalam kontrak tradisional, Owner memberi implied warranty kepada kontraktor konstruksi bahwa design yang dibuat oleh kontraktor engineering akan bekerja dengan baik. Bila ada masalah constructability, design error atau revisi design, Owner yang akan menanggung resikonya. Resiko ini tidak bisa dilimpahkan ke kontraktor engineering, karena biasanya ada klausul limit of liability dalam kontrak.

Koordinasi kerja pada proyek multi kontraktor juga merupakan resiko tersendiri. Poor coordination sangat berpotensi menimbulkan delay claim dari kontraktor.

Masalah lain, mungkin ini yang paling penting, adalah waktu penyelesaian. Dengan memisahkan pekerjaan engineering & konstruksi, artinya Owner harus menunggu sampai pekerjaan design substantially complete baru kemudian buat tender untuk proyek konstruksi. Waktu penyelesaian proyek akan lebih lama.

Untuk mengatasi permasalahan diatas, beberapa tahun belakangan ini banyak pekerjaan dilakukan dengan sistem EPC. Dalam kontrak jenis ini :

– Owner cukup berhubungan dengan satu kontraktor

– Waktu penyelesaian proyek lebih singkat, Owner bisa segera berproduksi & masuk pasar

– Risk & reward sharing, kontraktor akan mengambil alih berbagai resiko yang biasanya ditanggung Owner pada kontrak tradisional. Jika Kontraktor berhasil mengendalikan resiko-resiko tersebut, mereka mendapat reward berupa keuntungan proyek yang lebih besar.

Menurut saya, kontrak tradisional maupun kontrak EPC sama baiknya. Pilihan yang paling sesuai akan tergantung pada kondisi & kebutuhan Owner.

Di tempat saya bekerja sekarang di middle east, salah satu Client ( produser minyak terbesar di dunia ) juga memecah pekerjaan menjadi beberapa bagian. Perusahaan saya dapat pekerjaan fabrikasi & instalasi, design dikerjakan kontraktor lain dan material disupply oleh Client.

Maaf kalau terlalu panjang, silahkan bila rekan-rekan ingin menambahkan.