Lump sum fix price biasa dalam tender O&G. Masalah SOW yg tdk kurang lengkap, tergantung kepiwaian peserta tender dlm manage risk ( ~ safety factor) dan keaktifan kontraktor menanyakan hal ini saat tender. Jika kontraktor berani maju, berarti paham benar apa yg ditawarkan, sdh berpengalaman dan tdk nekat. Kalau dok tenisnya feed, jangan hrp semua fix bom n data sht dllnya…. Tender dokumen kontraktor mencerminkan macam2 n salah satunya strategy (termasuk siasat).. Biasa mgr / engineer yg ahli unt menyiapkan bid proposal, tahu cara menangani hal2 ini.

Tanya – Ermawita

Dear Rekan-rekan Milis Migas,

Mohon masukannya terhadap masalah kontrak lump sum fix price, apakah ini mengacu kepada BOQ atau Scope Of Work. Bagaimana jika banyak pekerjaan/materil yang dicantumkan di SOW tetapi tidak tercantum di BOQ, sehingga menghasilkan nilai Change Order yang lumayan besar. Apakah ini dicover dalam additional work? Jika ini tidak termasuk additional cost, bukankah seharusnya pada saat budgetary harus dijabarkan semua didalam BOQ sehingga tidak terkesan menjebak bagi EPC.
Mohon masukannya.
Terimakasih.

Tanggapan 1 – Kristiawan

Mbak Ermawita,

Text book-nya bilang bahwa Kontraktor mengajukan penawaran lump sum price berdasarkan :

– specific scope of work

– clearly defined contract terms & conditions

– fixed schedule

Jadi jika mau mengajukan usulan Change Order, Kontraktor harus menunjukkan apa yang berubah dari 3 basic elements diatas.

Sebagai mantan post contract quantity surveyor / contract admin di EPC Kontraktor, saya kadang juga menemui hal serupa. Biasanya saya akan diskusi / klarifikasi dengan tim estimator di kantor pusat yang menyusun bid proyek tsb. Umumnya semua pekerjaan dalam SOW sudah tercakup dalam estimasi proyek. Tapi kadang ada juga minor items yang terlewat karena waktu persiapan bid yang terbatas. Resiko seperti ini biasanya sudah diantisipasi dan dicover dengan contingency.

Dalam meng-administer contract, saya tidak mengajukan proposal change order ke Client jika 3 basic elements diatas tidak berubah. Semoga membantu.

Tanggapan 2 – ermawita

Dear Pak Kristiawan,Kalau berdasarkan scope of work bukankah terlalu luas pengertiannnya dan bukankah harusnya pada saat estimasi sudah dijabarkan didalam BOQ karena banyak sekali yang tercantum di Scope Of Work tetapi tidak dijabarkan didalam BOQ dan seringkali terjadi perbedaan persepsi dan asumsi antara Kontraktor dangan Client dan bukankah seharusnya jika Kontraktor tidak menjabarklan secara komplit di BOQ pada saat bidding, client harusnya mengklarifikasi lagi dan meminta Kontraktor untuk merevisi penawaran. Sebagai informasi kalkulasi project cost contigency dari scope of work yang tidak tertuang di BOQ bisa mencapai 100%.Mohon tanggapan dan masukannya.Terimakasih.

Tanggapan 3 – Kristiawan

Mbak Ermawita,

Dari sudut pandang project management, kegiatan sebaiknya dimulai dengan defining project scope yang kemudian di-detail lebih jauh menjadi Work Breakdown Structure (WBS).

Selanjutnya project team bisa menyusun time schedule, cost estimate, procurement plan, quality plan, dst.
Jadi dalam melakukan estimasi proyek, dasarnya adalah defined scope of work. Umumnya tim estimator juga membuat dokumen ‘basis of estimate’ yang salah satu itemnya adalah design basis. Disini dijelaskan tentang summary project scope ; detail pekerjaan di setiap area / unit / package ; daftar referensi gambar / spesifikasi / equipment list ; asumsi yang digunakan dan exclusion (jika ada).

Kontraktor biasanya juga punya prosedur untuk internal estimate review cycle sebelum submit penawaran tender.

Kalau ada discrepancy antara scope of work dengan BoQ (format dibuat oleh Client?), seharusnya hal ini diklarifikasikan pada saat tender bukan setelah contract award. Saya surprised juga kalau dibilang ‘missing item’nya mencapai 100% nilai BoQ.

Tanggapan 4 – Alex Iskandar

Saya kira sudah dijawab dengan baik sekali oleh pak Kristiawan dengan penjelasannya menjawab pertanyaan mbak Ermawita.

Cuma sedikit menambahkan, dimana disini saya melihat ada dua hal yang perlu diperhatikan:

1. Pra Contract Award:

1.a Dari Sisi Owner: Guidance pemilihan sifat Kontrak menjadi lumpsum, berada pada : apabila kita sudah mendapatkan ‘specific & detailed scope of works’.
Bila memang masih belum jelas, maka mungkin harus dibuat dalam reimbursable basis dan/atau pada kasus-kasus tertentu dibuatlah Estimated Sum (nilai dengan jumlah tertentu yang dapat diberikan kurang lebih sesuai dengan nilai yang diestimasi) dalam kontak Lump Sum.
Dalam pelaksanaannya banyak faktor / variable (seperti: Human factor: ketidak telitian ; dokumen2 didalam kontrak yang bertolak belakang / kontradiksi ; faktor disputable yang lainnya) sehingga membuat kontrak Lump Sump yang harusnya sudah sepecific and detailed menjadi sedikit ambigue / ketidak jelasan karena hal-hal tersebut. Faktor Inegrity suatu kontrak menjadi kunci penyiapan paket kontrak yang dibuat.
Sehingga dibuatlah ‘jalan keluar’ dengan adanya terms ‘Change’ atau perubahan. Yang mengatur bentuk perubahan lingkup kerja dan (menurut saya) perlu didetailkan changes ratesnya sehingga menjadi patokan bagi para pihak yang terikat kontrak.

Kata kuncinya adalah PENYIAPAN lingkup kerja /SOW dengan baik dan pengelolaan CHANGE/PERUBAHAN.

1.b Dari Sisi Kontraktor: Saya kira faktor kejelian dalam melihat paket kontrak sebelum terikat dalam suatu kontrak adalah sangat penting. Seperti yang ditulis pak Kristiawan, klarifikasi dan pertanyaan bisa diajukan kepada pembuat kontrak (Owner) sehingga tidak terdapat ketidak jelasan SOW apalagi ini adalah kontrak lump sum.
Klarifikasi akan tercatat dan kemudian masuk menjadi satu paket kontrak lump sum. Atau mungkin bisa jadi owner akan merevisi terms dalam paket kontrak.
Untuk menghindari istilah ‘jebakan’ dari Owner, saya kira bisa diantisipasi dengan tidak terburu nafsu hanya untuk mendapatkan kontrak kerja, namun juga harus melihat secara detail tentang terms-terms yang tertulis apa saja didalamnya.
Owner memberikan pekerjaan pada BoQ atau MTO versi owner yang didapatkan dari perhitungan FEED engineering. Data-data ini kebanyakan masih bersifat mentah sehingga memang perlu di Detailed Engineerng (&Construction/Installation Engineering), dan bisa jadi discrepency atas bagian2 yang masih dihitung berdasarkan basis infromasi yang range kepastian nya diantara 10-15%.

Jadi kata kuncinya untuk REVIEW secara menDETAIL mengenai terms yang ada dikontrak.

2. Post Award:

Sesuai dengan tulisan sebelumnya, kedua pihak sudah terikat dengan suatu dokumen yang disebut dengan Kontrak.
Disinilah peranan Contract Engineer / Administrator atau apapun namanya untuk melakukan reviews dan menelaah kembali kepada rujukan ke kontrak ini.
enyalahkan Owner dalam hal pembuatan kontrak yang tidak jelas, adalah hal yang terlambat, karena kedua pihak sudah mengikatkan diri pada ikatan kontrak.
Keduanya harus melakukan apa yang menjadi hak dan kewajibannya dalam kontrak.
Menurut saya, Re-klarifikasi dengan berpegang pada pemahaman di dalam kontrak serta menggunakan dokumentasi yang baik adalah jawabannya.
Kontraktor jangan melakukan pekerjaan yang masih ‘belum jelas’ statusnya (diluar SOW/Lingkup Pekerjaan).
Hindari ‘perintah-perintah’ Verbal dari Ownder dan dokumentasi kan setiap perubahan yang diminta dalam bentuk tertulis sehingga dapat menjadi bagian dari kontrak (dg mekanisme CO atau addendum dst).

Kontrak strategi (Contract Strategy) bagi saya merupakan pengelolaan Resiko.

Sifat Kontrak LumpSump adalah ‘transfering the Risk ‘ from Owner kepada Contractor.. inilah yang perlu dicatat.
Kontraktor harus memanaje pekerjaan ini sesuai dengan apa yang tertulis di Kontrak.

Berbeda dengan kontrak reimbursable basis karena ‘Risk’ lebih banyak berada didalam sisi pemberi kerja, dan dapat diatasi dengan Owner me-manaje pekerjaan nya dengan baik.

Tanggapan 5 – Ermawita

Dear Pak Alex,Mohon maaf sebelumnya bahwa posisi kami saat ini bukan sebagai Kontraktor ataupun Owner tetapi sebagai PMC yang mana kami baru terlibat di Project ini saat contract award. Di satu sisi kami membantu Owner agar pekerjaannya berjalan sesuai dengan schedule, di sisi lain kami harus menjembatani antara Owner dengan Kontraktor, dimana Kontraktor mungkin bisa jadi tidak dapat melanjutkan pekerjaannya jika additional costnya tidak disetujui karena nilainya lumayan besar dan tentunya ini sangat berpengaruh terhadap kelanjutan Project. Bukankah sebenarnya BoQ itu merupakan penjabaran dari Scope Of Work sehingga Owner harus menjabarkan kedalam BoQ walaupun tidak secara detail?Apalagi jika waktu untuk bidding ini terburu2 sehingga Kontraktor tidak cukup waktu untuk mempelajari scope of work. Mohon masukannya.Terimakasih.

Tanggapan 6 – Alex Iskandar

Menarik rekan Ermawita..posisi yang ‘ambigu’ menurut saya.

Kalau menurut saya, dalam dunia bisnis apalagi pemberi jasa (sevice), ‘the one whose pay us is our king..’ Keberpihakan ada kepada pihak yang ‘membayar’ jasa ..

Membiarkan kontraktor suffer dengan pekerjaannya yang tidak di perkirakan olehnya pada awal project. Akan mengakibatkan proyek terbengkalai karena cost OverRun menurut kontraktor.

Saya kira sebagai owner pun tidak mau cost membengkak, purely karena kesalahan dalam merancang kontrak yang contradict antara BoQ dan terms yang lain. Primary stakeholder atau project sponsor bisa memberikan raport merah terhadap PMT untuk hal ini.

Mencari win-win solution untuk menyelesaikan project mungkin kata kuncinya.

Jadi kembali kemasalah posisi PMC (Project Management Consultant) seharusnya memberikan saran-saran kepada ‘client’nya untuk jalan keluar dan bahkan breakthrough yang terbaik..

Mungkin perlu diperjelas dan dilihat lagi mengenai terms2 apa saja yang tertulis di kontraknya.
Tidak melulu, BoQ (Bill of Quantity) yang menjadi referensi.
Namun yang paling penting adalah Scope Of works.. Yang tertulis dalam terms-terms kontrak yang biasanya ada pada exhibit.

Saya bukan ahli kontrak/hukum.

Namun bila membaca keterangan email anda, saya melihat adanya ‘disputes’, atau cara pandang yang berbeda dalam melihat kontrak. Dan menurut saya diperlukan dispute resolution mencari jalan yang terbaik..

Dengan berpegang kepada kontrak sebagai buku acuan dalam menentukan tindakan dlm project.

Mungkin saja ada terms, ‘Contractor shall be adhere to completeness of the information provided’.

‘The information provided hereinto is preliminary only..bla..bla’.

Saya kira sebagai PMC, anda harus bisa memandang kontrak secara menyeluruh, bukan melulu pada berkaca pada BoQ, yang memang paling mudah untuk dilihat dan disimpulkan, namun perlu dilihat juga terms-terms yang lain.

Mungkin paling mudah membayangkan cara penyelesaiannya yaitu bila dibayangkan apabila keduanya maju ke arbitase atau pengadilan, posisi manakah (antara Client dan Owner) yang dipandang paling benar dalam kacamata hukum dan kontrak, dengan memegang referensi terhadap kontrak tersebut.

Anda sebagai PMC dengan third eyesnya, saya kira dapat melihat dengan lebih jelas.

Sehingga didapatlah win-win solution yang terbaik..

Demikian menurut pandangan saya, semoga membantu..

Tanggapan 7 – Ermawita

Betul, Pak Alex,

Tetapi jika kami refer thdp scope of work seperti sudah saya kemukakan sebelumnya bahwa ini akan mengakibatkan project suffer karena ada beberapa yang dikemukan di scope of work tetapi tidak tertuang kedalam BoQ yang nilainya lumayan besar dan mungkin karena disebabkan oleh waktu bidding yang sangat singkat, Kontraktor akhirnya membuat WBS berdasarkan BOQ tanpa membaca secara detail Scope of Worknya. Oleh sebab itu kami tidak bisa me-refer sepenuhnya kepada scope of work.
Terimakasih atas masukannya.

Tanggapan 8 – hadiwinoto_soedar

Dalam EPC contract kebanyakan BoQ bersifat preliminary (atau minimum requirement) dan harus didetailkan Contractor, tdk bisa dijadi acuan WBS secara lengkap. Yg bisa dijadikan acuan SOW. EPC biasanya diartikan engineering detail by contractor.

Tanggapan 9 – Harlanfs

Dear Pak Alex dan Mbak Ermawita,

Kontrak yang baik adalah kontrak yang adil bagi kedua belah pihak yang mengikatkan diri kedalam perjanjian. Tidak berat sebelah. Pandangan umum bahwa ‘owner selalu benar’ itu menurut saya keliru dan harus diluruskan oleh praktisi manajemen konstruksi.

Kontrak-kontrak standard yang diterbitkan FIDIC selalu mengacu pada keadilan bagi kedua belah pihak. Bila ada sangsi untuk keterlambatan atau performa kontraktor yang tidak baik, harus ada juga sangsi untuk owner yang telat bayar.

Biasanya, dalam kontrak-kontrak konstruksi ada klausul yang menjelaskan hirarki dari dokumen-dokumen referensi, dalam hal ini scope of work, BOQ, drawing dan specification. Mana yang lebih tinggi tingkatannya, mana yang harus diacu bila ada discrepancy.

Kalau tidak salah dalam FIDIC ‘Orange Book: Turnkey Project’, General Clauses-nya menyebutkan bahwa quantity yang tertulis dalam dokumen kontrak hanya merupakan perkiraan yang bersifat tidak mengikat dan oleh karenanya kontraktor harus melakukan pemeriksaan ulang secara cermat terhadap quantity yang diberikan owner.

Hal yang sama mestinya juga berlaku untuk kontrak EPC, menurut saya. Karena dalam kontrak EPC kontraktor adalah pihak yang menerbitkan disain rinci dan BQ yang di-extract dari disain rinci by logic adalah produk kontraktor (part of deliverables), bukan bikinan owner.

Kalau boleh saya saran, pelajari kembali kontraknya. Kalau ternyata kontrak tidak mengatur tentang hirarki dokumen, kembalilah ke semangat menegakkan perjanjian yang adil.

Tanggapan 10 – Alex Iskandar

Sepakat pak Harlan, semua pihak mempunya hak dan kewajiban yang sama, sesuai yang tertulis dalam kontrak.

Sekedar meluruskan posisi yang ambigue yang saya maksudkan diposting saya, adalah poisisi PMC (Proj.management Consultant) yang dimaksudkan oleh mbak Ermawita.
Yang mencoba berdiri di’tengah’ antara owner dan kontraktor.

Tanggapan 11 – hadiwinoto_soedar

Setuju pendapat teman2 sebelumnya, hal ini juga bisa diartikan hanya unt kontraktor berpengalaman, how to manage risk, bisa jadi pisau bermata dua siapa pandai memanfaatkan dllnya. Kalau risk tdk bisa di manage, sebaik tdk ikut atau proposalnya dibreakdown seperti opinon P Alex.

Tanggapan 12 – Ucen Alkaff

gimana ya pak menyiasatinya kalo dalam kontrak si cliennt gak mau masukin eskalasi price sedangkan harga dolar saat tender 9300 sekarang udah 8600 rupiah,variation order gak mungkin terjdi kalo dalam hal ini karena g ada hubungannya dengan perubahan kurs.

Tanggapan 13 – Alex Iskandar

Rekan Ucen dan pak hadiwinto_sudar

Keberhasilan suatu proyek pada awalnya adalah bagaimana mendefinisikan lingkup pekerjaan (SOW) yang dalam bahasa lainnya diterjemahkan dalam WBS (work break down structures).
Ya disitulah peranan project control dan (juga fungsi turunannya seperti) contract administrator.. Yang tidak bisa diwakili oleh Project Manager saja.

Pekerjaan lumpsum, sudah diset dan disepakati pada saat penanda tanganan kontrak, perubahan yang bersifat Trends ..Bukan merupakan eskalasi harga luar biasa yang bisa digolongkan pada terms kejadian kahar.. (Namun ini merupakan ranahnya orang hukum/contract utk definisi yang lebih tepat) tidak bisa di ‘siasati’ atau pun penyiasatan apapun..

Karena seperti yang saya sampaikan, ‘transfering the risk’ dari owner ke kontraktor dalam kontrak yang bersifat lumpsum.
(Seharusnya) Kontraktor sudah memperhitungkan Resiko2 dalam pekerjaan dalam lingkup waktu (schedule) yang telah disepakati di dalam Kontrak.

Tanggapan 14 – Ucen Alkaff

Rekan Alex,

dengan kata lain ketika pembuatan budget harus ada pengkalian safety factor yang signifikan donk?tapi apakah itu akan mengalahkan kita punya tender kalo spt itu.

Tanggapan 15 – hadiwinoto_soedar

Lump sum fix price biasa dalam tender O&G. Masalah SOW yg tdk kurang lengkap, tergantung kepiwaian peserta tender dlm manage risk ( ~ safety factor) dan keaktifan kontraktor menanyakan hal ini saat tender. Jika kontraktor berani maju, berarti paham benar apa yg ditawarkan, sdh berpengalaman dan tdk nekat. Kalau dok tenisnya feed, jangan hrp semua fix bom n data sht dllnya…. Tender dokumen kontraktor mencerminkan macam2 n salah satunya strategy (termasuk siasat).. Biasa mgr / engineer yg ahli unt menyiapkan bid proposal, tahu cara menangani hal2 ini….. Semuanya enggak bisa ditulis.

Tanggapan 16 – ermawita

Dear Pak Hadiwinoto,Kalaupun tidak ditulis secara keseluruhan, bukankah seharusnya diperjelas lagi pada saat klarifikasi?

Tanggapan 17 – Kristiawan

Rekan Ucen,

Dalam standar kontrak FIDIC, ada beberapa klausul yang dibuat untuk melindungi Kontraktor terhadap resiko yang berada diluar kontrolnya :

– archeological findings on site

– changes to country’s technical standards & regulations

– changes in legislation

– authorities caused delays

– changes in cost

Klausul diatas memungkinkan Kontraktor mengajukan change order untuk menutup biaya yang diakibatkan oleh resiko-resiko diatas, jika benar terjadi selama pelaksanaan proyek.
Klausul kontrak seperti ini memungkinkan Kontraktor untuk memberi penawaran yang lebih rendah, karena mereka tidak menghitung resiko-2 (~contingency) yang tidak perlu. Client juga diuntungkan karena mereka hanya akan keluar biaya jika resiko tersebut benar terjadi.

Klausul eskalasi (changes in cost) umumnya diterapkan dalam kondisi ekonomi yang tidak stabil atau proyeknya jangka panjang. Waktu Indonesia terkena krisis moneter akhir tahun 1990-an, seingat saya ada beberapa proyek di bidang power yang mencantumkan klausul ini.

Kalau Client tidak memasukkan klausul ‘changes in cost’ dalam kontrak, artinya Client sudah memperhitungkan bahwa Kontraktor akan memasukkan faktor eskalasi normal dalam penawarannya. Untuk mengatasi resiko fluktuasi nilai tukar uang, biasanya Kontraktor melakukan hedging.

Tanggapan 18 – Ermawita

Dear Pak Kristiawan,Berarti klausul contract bisa dinegosiasikan sebelum contract award, Pak?