Design review proses secara general memang harus di masukkan dalam detailed schedule development . Sebenarnya bukan design review saja, akan tetapi ada proses2x review & approval lain dan beberapa project management plan deliverable yang juga harus di masukkan. Dari sisi owner ini penting karena bukan hanya utk check point project assurance tapi juga untuk membuat clear criteria untuk decision making dari investment. Dari sisi contractor, selain untuk assurance juga sebagai compliance dari contract yang merupakan refleksi dari owner expectation ataupun best practice requirements.

Tanya – Andyuli

Dear all,

Mohon pencerahannya rekan-rekan sekalian.

Apakah pelaksanaan design review dalam sebuah project harus dicantumkan (baca: direncanakan/diplanningkan) dalam project schedule?

Tanggapan 1 – Dirman Artib

Design Review itu term yang general, term yang specific adalah termasuk :

a. HAZID untuk mereview hasil HAZID saat Conceptual

b. HAZOP

c. Value Engineering

d. Contsructability Review

e. Others

Lalu review apa yang diperlukan ?

Tentu sangat tergantung dari Client Requirement dan………..metode yang di propose saat tender. Misalnya saat tender perusahaan anda menyebutkan dalam draft PQP, atau Execution Plan atau dalam isian kuisioner bahwa anda akan melakukan XXXX Review terhadap design outputs pada tahap A atau B itu dengan cara dan prosedur XYZ untuk mendemonstrasikan misalnya plant reliability, maintainability, construcability, safe operation, best available technique without entailing cost…dstt…dst..

Nah, aktivitas-aktivitas tersebut seyogyanya tercantum dalam Project Schedule, karena ada resources dan time consuming + projector, meeting room, toilet, lighting, teh/kopi/gula bahkan meals yg digunakan, dan jelas kalau contractnya reimbursable, maka Client akan membayar sesuai alokasi time.

Selamat me-review.

Tanggapan 2 – andyuli

Pak Dirman,

Kata ‘seyogyanya’ itu, menurut saya, sepertinya mengisyaratkan boleh ya boleh tidak. Sebenarnya apa impact-nya (plus minus) jika design review tsb tidak kita cantumkan dalam project schedule ya?

Kemudian, kalo pun dicantumkan, sebaiknya dia diletakkan di level berapa ya…level 3,4 ato 5? Adakah panduan/common practice untuk penempatannya?

Tanggapan 3 – Burhanudin

Dear Pak Andi dan rekan Migas Indonesia,

Ikut nimbrung sharing.

Design review proses secara general memang harus di masukkan dalam detailed schedule development . Sebenarnya bukan design review saja, akan tetapi ada proses2x review & approval lain dan beberapa project management plan deliverable yg juga harus di masukkan.Dari sisi owner ini penting karena bukan hanya utk check point project assurance tapi juga utk membuat clear criteria utk decision making dari investment. Dari sisi contractor, selain utk assurance juga sbg compliance dari contract ( sabgaimana rekan Sketsa katakan) yg merupakan refleksi dari owner expectation ataupun best practice requirements.

Kapan & dimana kita memasukkan design review / approval process di dalam Project Schedule

Kalau saya ambil case dari sisi owner company utk upstream project , review/approval process and deliverable2x tsb harus kita achieve pada tiap stage sebelum kita process ke stage gate selanjutnya dari project life cycle sbb:

• FEL-1 (Front End Loading)/ Initiation Stage

• FEL-2 ( includes: Feasibility study, development concept, FDP/POD) / Planning Stage

• FEL-3 (Conceptual Design / FEED)/Planning Stage

• Execution ( Detailed Engineering, Proc, Fab, Inst. HUC & Drilling)> EPCC level

• Start-Up and Operation

• Project Closure

Review/Approval process ataupun deliverable2x apa saja yg harus kita masukkan dalam schedule kita

Tentunya ini secara internal tergantung dari requirement dari project management proses di company masing2x dan utk EPC contractor tergantung dari review/approval requirements yg tercantum dalam contract agreement dan tentunya plus requirement dari internal organisasi itu sendiri. Berikut saya kasih contoh beberapa review/approval process sebagai gambaran dari case yg saya lakuan dalam detailed schedule development ( sisi owner) , klo utk EPC contractor silahkan anda sesuaikan dengan requirements :

• During FEL-1

– Dalam prosess inisiasi ini masih melibatkan review/prosess pada level project portfolio management seperti : Project Brief/Project Charter Review & Approval dan Project Decision by Manegement Committee. Level schedule dlam FEL-1 ini biasanya hanya level-1 schedule (i.e. by Project Phase)

• During FEL-2

– Dalam tahapan scope selection ini, ada beberapa review ( oleh line/discipline dan suatu committee) dan deliverables yg harus di selesaikan sebelum project boleh go through gate selanjutnya (FEL-3) yg tentunya harus di approve dulu oleh gate keeper yg ditentukan sesuai dengan level authority nya.

Sub-surface Review: typical nya ada scope plan review, static modeling review, dynamic modeling review dan development concept review

Facility Review : Feasibility study review, concept design & DMB review, VE, prelim PEP

Drilling : Drilling concept design review, drilling cost estimate review

Other Management Review & deliverable: QRA (Qualitative & Quantitative ) utk schedule and cost, economic analysis and project independent review, Project Control Plan

Di FEL-2 ini schedule requirementnya adalah minim level 2 sampai level-3

• During FEL-3 : saya singkat aja, development plan review, P&ID review, FEED/DBM update review, update QRA and economic analysis, PCP update review, contracting strategy review& approval, VE, HSE HAZOP and Project advance funding/project authorisasi review dan approval serta project sanction sebelum proceed ke execution stage

Requirement di FEL-3 adalah minimium level-3

• Execution Stage ( EPCC + Drilling ) , disinilah level dan tahapan dimana mungkin ada persamaan item review dari sisi owner dan EPCC contractor. Pada phase engineering disini anda mungkin akan membreakdown utk milestone2x dari IFR, IFAdan IFC/AFC sebagaimana yg di katakan rekan Afda .. Tentunya dari sisi owner, di case saya masih ada beberapa review/approval dan major deliverables seperti detailed updated schedule and cost review, detailed drilling program review, update QRA dll.

Memasuskin tahap ini, project harus punya schedule minimum level-4

Tapi terkadang meskipun dalam suatu organisasi sudah ter-establish Project Management review and approval process nya, ada case2x project tertentu, seperti fast track /akselerasi project dan project dengan scope skala kecil, project team bisa mengusulkan ke management utk skip beberapa review/approval prosess yg tidak kritikal. Yang harus dipastikan adalah dalam proses mendevelop WBS schedule ( Work Breakdown Structure), harus betul2x bisa mendefine total project scope termasuk di dalamnya review/approval proses tsb.

Demikan sharing dari saya. Semoga bisa membantu memberikan referensi dalam mendevelop detail schedule.

Tanggapan 4 – Rheza_siregar

Pak Burhanudin,

Penjelasannya cukup mendetail.. Jd bnyk belajar nih sy..

Kalo boleh tau, referensinya drmana ya pak?.. Kebetulan sy sdg mempelajari masalah stage gate process.. Jd butuh referensi yg banyak pak..

Mohon di share pak, via japri jg tak apa..

Thank you in advance..

Tanggapan 5 – Sketska Naratama

Coba mas Rheza googling AACE, banyak materi planning – scheduling disana yang di share dengan gratis.

Jangan lupa pula menjadi member Project Control Indonesia, non-profit.

Tanggapan 6 – Dirman Artib

Pak Andi,

Banyak advise dan jawaban rekan-rekan tidak satu platform dgn pertanyaan. Beberapa dari mereka mengira design review itu adalah saat individual Engineering Deliverable di review oleh Client, tetapi yg saya tangkap dari pertanyaan Pak Andi adalah Design Review dari konteks persyaratan ISO 9001.

Apakah dicantumkan atau tidak, itu tergantung dari interpretasi si Contractor terhadap persyaratan ISO 9001 tersebut, problemnya adalah ketika Quality Manual/Project Quality Plan tidak menerangkan secara detail bagaimana organisasi tsb. melakukan desig review. Sependek pengalaman saya, saya selalu menginterpretasikan secara standard Design Review sebagai HAZID, HAZOP, dan Value Engineering, jika specific project needs meminta khusus, maka saya akan rencanakan juga, misalnya pernah ada Client meminta Construcability Review. Jadi pada saat memprepare Project Quality Plan (PQP), kita langsung interpretasi dgn tools/technique yang kita punya di atas. PQP seharusnya sejalan dgn PS (Project Schedule). Jadi harus dicantumkan dalam PS. Bahkan beberapa project menjadikan HAZID, HAZOP dan Value Engineering sebagai milestone pada phase engineering.

Tanggapan 7 – Cahyo Laksono Hadinoto

Dear Pak,

itu semua tergatung dari tingkatan / level dari Project Schedule yang Bapak buat, plus waktu yang dibutuhkan untuk design review itu sendiri.

Saya pribadi memasukan design review kedalam project schedule, dengan concern dasar duration dari tiap2 design review tersebut.
Terima kasih,

Tanggapan 8 – Bobby Firmanjaya

Dear Andyuli,

Saya kira bergantung pada tujuan dari schedule tersebut. Bila yang dimaksud adalah master schedule, menurut saya terlalu detail bila memasukkan aktivitas design review. Namun bila schedule tersebut ditujukan untuk koordinasi antar disiplin atau departemen, aktivitas design review mungkin bisa ditambahkan (tidak mutlak).

Tanggapan 9 – Sketska N.

Pagi pak Andy,

Pada dasar nya kamu harus merefer kepada kontrak dan jika pun tidak ada maka kita HARUS mencantumkan, mengapa?

Dengan range waktu review ini lah yang diperlukan oleh User untuk melakukan kaji ulang – berfikir sebelum approval, berdasarkan pengalaman saya max 2 minggu (Hari kerja).

Jika sudah dapat approval, lalu kita proses Proc maka ditengah ‘jalan’ User meminta amend, maka semua perubahan yang ber-impact dengan cost akan menjadi Change Order (CO). Maka dari itu pekerjaan di User atau semakin ke ‘atas’ maka pertanggung jawaban semakin besar.

Tanggapan 10 – Cahyo Laksono Hadinoto

Thanks to Rekan Sketska atas penjelasannya,

Sekedar sharing pengalaman saja,

Memang benar pada saat bidding maupun kontrak pun design review mungkin tidak dimasukan kedalam schedule maupun perhitungan progress didalamnya, meski demikian, kita juga bisa mengajukan item2 tambahan tersebut pada saat DRM (awal project) maupun pada saat project execution. Perubahan2 pada item, schedule maupun perhitungan progress pun sering pula terjadi pada saat project execution, dapat dikatakan hal ini adalah hal yang ‘wajar’.

Dari sisi EPC Contractor, cobalah review contract sebaik mungkin, dan jikalau perubahan2 itu terjadi, akan banyak ‘celah’ ataupun keuntungan2 yg bisa diaplikasikan kedalamnya.

Terima kasih dan salam hangat,

Tanggapan 11 -InYo tHeA

-Q-

Dear all, Mohon pencerahannya rekan-rekan sekalian. Apakah pelaksanaan design review dalam sebuah project harus dicantumkan (baca: direncanakan/diplanningkan) dalam project schedule?

-EQ-

Sebaiknya harus….karena waktu ini akan berimpact pada total schedule yg kita buat apa lagi jika di dalam review tersebut melibatkan inter discipline, saran saya masukkan ke dalam project execution plan atau ke dalam document control procedure mengenai aturan review ini, sehingga user atau client aware dan setuju terhadap flow procedure review design yg kita propose…..misal documents considered approved by client if 2 weeks no written comments dsbnya….peran document controller dalam memaintain document registered list cukup penting dalam hal ini…

Tanggapan 12 – Andyuli

Klo gak salah, apa yang dijelaskan rekan Inyo ini lebih ke arah ‘approval cycle’ dan bukan ke design review yang saya maksud. Saya setuju dengan Pak Dirman bahwa yang saya maksud sebagai design review disini adalah HAZID, HAZOP, constructability review, dll-nya itu. CMIIW.

Tanggapan 13 – InYo tHeA

-Q-

Klo gak salah, apa yang dijelaskan rekan Inyo ini lebih ke arah ‘approval cycle’ dan bukan ke design review yang saya maksud. Saya setuju dengan Pak Dirman bahwa yang saya maksud sebagai design review disini adalah HAZID, HAZOP, constructability review, dll-nya itu. CMIIW

-EQ-

Imho klo dari sisi Contractor kan ujung’nya approval user atau client mas…. Klo dr sisi user sy yakin sudah melalui proses project development dr phase opportunity smp dengan phase close out n look back…seperti yg dijelaskan rekan Burhanudin.

Ditempat saya design review yg ditulis di atas masuk kedalam phase 3 project development mas…..

Mungkin pertanyaannya bisa lebih dipertajam….design review pada kasus apa..(Engineering atau construction kah?) .dan posisinya sebagai apa (client/user atau contractor kah?) sehingga jawaban yg diharapkan pun lebih tepat sasaran…

Tanggapan 14 – Andyuli

Rekan Inyo,

Makasih nih atas penjelasan detailnya. Yang saya tanyakan disini adalah dari sisi contractor untuk scope kerjaan EPCI platform.