Beberapa KPS belakangan ini sedang mengusahakan untuk diadakan “Buying House” untuk mereka. Mungkin ada diantara teman-teman yang bisa menceritakan sedikit latar belakang munculnya ide untuk melakukan.

Tanya – Suplintama

Kawan-kawan,

Beberapa KPS (Maxus, Vico) belakangan ini sedang mengusahakan untuk diadakan “Buying House” untuk mereka. Mungkin ada diantara teman-teman yang bisa menceritakan sedikit latar belakang munculnya ide untuk melakukan.

Tanggapan – Waskita Indrasutanta

Kalau saya pelajari mengenai ERP (Enterprise Resource Planning), seperti SAP R/3, AvantisPro, Avantis.AM, dsb., dibagian modul pengadaan kita menemukan bahwa harga dari pemasok sudah berada pada database dari system berdasarkan agreed price yang didahului dengan semacam buying agreement. ERP system tidak menunjang pengadaan dengan sistem tender seperti peraturan yang berlaku di Indonesia saat ini.

Saya perkirakan beberapa KPS sudah mulai meng-implementasikan ERP system, dan agar peraturan tetap dipatuhi, tender tetap dilaksanakan dalam bentuk tender untuk IPS (Integrated Procurement Service). Kepada Pemenang tender IPS ini baru akan dibuat ‘buying agreement’ sesuai dengan lingkup tender dan mempunyai validity tertentu (umumnya 1 tahun). Dengan demikian semua lingkup IPS ini akan dimasukkan dalam database dari ERP, sehingga pengadaan bisa dilakukan dengan langsung menerbitkan Purchase Order kepada IPS Company pemenang tender. Dengan cara ini proses pengadaan jauh lebih cepat dibandingkan harus dilakukan tender pada setiap kebutuhan pengadaan. Dengan perkataan lain, tender IPS merupakan suatu tender borongan untuk komoditas tertentu, misalnya instrumentasi, kontrol dan asesorinya (instrument manifold, instrument cable, tubing, fitting, dsb.).
Implementasi dengan cara IPS ini ada keuntungan dan kerugiannya. Keuntungan yang didapat, jelas proses pengadaan yang lebih cepat serta kemudahannya yang integrated dalam suatu ERP system. Kerugian yang saya lihat adalah dari segi IPS Company yang harus meng-investasikan cukup banyak dalam pelaksanaan IPS, hanyamempunyai kontrak yang umurnya rata-rata satu tahun. Pada tender berikutnya, belum tentu IPS yang sama menjadi pemenang tender, sehingga kalau kalah dan tidak mempunyai kontrak IPS lainnya terpaksa harus standby sampai kontrak berikut atau mungkin harus menutup IPS ini. Dari segi User, penggunaan peralatan diluar item yang ada pada IPS memerlukan proses yang lebih lama.

Keberatan dari Vendor seharusnya tidak ada, karena IPS Company dalam hal ini hanya merupakan kepanjangan tangan dari bagian Pengadaan User. Kalau ada keberatan, saya malahan menjadi curiga, karena dengan sistem ini kemungkinan KKN menjadi jauh lebih kecil.
Yang paling ideal adalah kalau kita bisa meng-implementasi ERP sepenuhnya seperti yang dirancang, dimana semua Rekanan mempunyai buying agreement dengan User Company, dan User bisa dengan bebas memilih pembelian dengan produk dan tipe terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan harga termurah. Buying Agreement ini akan di-update setiap tahun, and bisa di-suspend atau di-terminate setiap waktu apabila Rekanan berbuat kesalahan teradap ketentuan-ketentuan User Company.