ERP adalah nama generik dari sistemnya, Enterprise Resource Planning, perencanaan sumber daya perusahaan. Lebih mengatur pada business logic-nya, artinya untuk suatu perusahaan yang berbeda core businessnya, akan berbeda pula untuk implementasinya.

Tanya – Samidi@stoltoffshore

Mohon kesedian untuk berbagi pengetahuan jika ada rekan-rekan yg paham mengenai subject di atas agar bisa kita diskusikan.
Rekan-rekan dapat memulai dari definisi dari ERP, SAP, Oracle.
Mohon Ibu Anita sbg moderator SCM membantu kita utk mendiskusikan hal ini. Terimakasih sebelumnya.

Tanggapan 1 – sulaeman@upv.pertamina

Dear sir,

Pak Samidi, apabila bapak mau penjelasan mengenai hal tersebut ada milis yang baik mengenai hal tersebut yaitu HYPERLINK.

mailto:indo-erp@yahoogroups.com indo-erp@yahoogroups.com.

Tanggapan 2 – Edi Leksono

Pak Samidi,

Kami punya pengalaman dalam hal menggunakan dan mengembangkan sistem informasi produksi, mulai dari process automation facilities (metering, down hole gauging, dcs, plc, etc) sampai ke corporate wide database system (oracle). Data masuk ke oracle baik secara manual entry maupun automatic sedemikian sehingga oracle database-nya dapat digunakan sebagai sumber data untuk analisis, evaluasi, optimasi produksi dll) bagi engineers maupun managers. Salah satu fitur yang pernah kami buat adalah link sistem dengan salah satu modul SAP untuk stock supply-chain management. Sementara ini dulu Pak terima kasih.

Tanggapan 3 รขโ‚ฌโ€œ nugrohowibisono

Kalau setahu saya sih, ERP itu adalah nama generik dari sistemnya.. Enterprise Resource Planning, perencanaan sumber daya perusahaan. lebih mengatur pada business logic-nya, artinya untuk suatu perusahaan yang berbeda core businessnya, akan berbeda pula untuk implementasinya.

SAP adalah nama software ERP yang cukup terkenal buatan perusahaan Jerman yang dibuat semenjak tahun 1972 serta banyak diimplementasikan di perusahaan2 besar (karena harga software dan implementasinya mencapai jutaan dollar US).Untuk back-end systemnya, SAP menggunakan Oracle database. Kalau tidak salah sih, Oracle juga mengembangkan ERP software juga, cuma saya tidak tahu persis info selanjutnya.

Software ERP lainnya yang cukup terkenal buatan PeopleSoft (yang kuat di bidang human resource kalo ga salah). Movex merupakan produk ERP juga dan diimplementasikan di salah satu perusahaan provider telekomunikasi di Jakarta.

Melihat artikel yang dikirim Ibu Anita, memang yang susah itu pendefinisian dari user serta implementasinya. Karena (katanya) ERP Software itu bukan hanya sekedar software, tetapi juga mengubah kultur dari user dalam menjalankan bisnisnya yang potensi kegagalan implementasinya cukup besar juga. Ada kisah sukses dan ada juga yang gagal. Biaya yang tersembunyi biasanya :

1. Training

2. Integration and testing

3. Customizing

4. Data Conversion

5. Data Analysis

6. Consultant

7. Replacing the staff (if required)

Mengapa banyak produk ERP yang gagal?

– Resistansi dari departemen yang tidak menginginkan beberapa proses

– Program non-standar yang membuat sistem tidak stabil

– Mengubah kultur orang lebih sulit daripada memodifikasi sofware

Saya melihat ERP software tidak begitu cocok digunakan untuk perusahaan yang asset-nya mempunyai dinamika tinggi, misalnya kontraktor sipil dan industri pertambangan (material-nya sering keluar masuk). di bidang sipil mereka menggunakan software yang namanya Primavera sedangkan kalo yang pertambangan itu pake EAM software (Enterprise Asset Management), nama produknya saya kurang tahu ya.

eh… ini semua setahu saya dan hanya denger2 dari temen2, belum pernah implementasi. jadi mohon dimaafkan kalo salah ataupun ngawur.CMIIW deh pokoknya…

Kalau yang Pak Edi Leksono buat itu bisa dilihat di Workshop On Industrial Automation di Bandung tgl 3-4 Juli ya Pak?

Tanggapan 4 – ‘Anita, Kentjanawati’

Dear members,

Penjelasan pak Nu cukup jelas. Saya ingin memberikan ilustrasi sedikit tentang implementasi ERP di perusahaan kami.

Back end system kami menggunakan Oracle untuk SCM (Purchasing, Inventory, Receiving) dan Finance. Keuntungannya adalah kami mempunyai integrated database, sehingga pemakaian data dapat dipakai oleh banyak pihak/ departemen secara lebih efisien. Contohnya

1.End Users mau beli barang dengan meng-create Purchase Requisition

2.Purchaser, tinggal menarik data tersebut untuk dibuatkan RFQ Request For Quotation (descripsi material tidak perlu dientry lagi)

3.Kemudian dibuat Purchase Order (tinggal menarik data dari RFQ)

4.Warehouse menerima barang berdasarkan data PO tersebut

5.Finance melakukan 3 way matching mencocokan data dari Purchasing (PO), Warehouse (Receiving), dan Supplier invoice)

Sekitar 2 tahun yang lalu, ERP kami ditambahkan modul software tambahan namanya Internet Procurement. Tujuannya, End Users bisa membeli barang dengan cara BROWSING di Intranet perusahaan. Caranya, semua list barang yang di kover oleh contract pembelian selama 2 tahun (blanket purchase order/ BPO) di posting di internal web perusahaan, sehingga end users di semua lokasi (offshore dan remote area) dapat meng-akses, memesan barang dengan hanya memberi ‘tick-mark’ terhadap barang yang akan dibeli. software ini sudah ‘semi eCommerce’. keuntungannya: proses pembelian bisa dilakukan lebih cepat, bisa di-email langsung ke supplier pemegang BPO, meniadakan kesalahan pengiriman barang.

Sekarang sedang di develop suatu integrasi dengan group Maintenance, sehingga barang-barang repair yang sudah ‘due’ untuk di repair, akan otomatis meng-initiate Permintaan Barang Stock Maintenance ke pihak Inventory. Inventory akan men-check Stock On Hand. Kalau kebetulan out of stock, maka akan secara otomatis akan dibuat Permintaan Beli Barang (PR) ke bagian Purchasing.

Tips untuk berhasil, menambahkan list dari pak Nu:

1. Harus top down approach

2. Keterlibatan upper management

3. Support dari IT group, 100% dedicated untuk ERP implementation project, programmer harus mengerti betul software tsb

4. Definisi SUKSES antar semua departemen kerja terkait harus sama

5. Menjaga komunikasi yang baik (biasanya komunikasi semakin memburuk bila projek tidak sesuai milestone, saling menyalahkan)

6. Spirit dan kesabaran harus tinggi

7. Budget cukup

8. Dibuat dokumentasi yang rinci

9. Menghindari Customization (misal: software hanya menyediakan fasilitas untuk Purchasing, Receiving, Invoicing; tapi kita ingin menambahkan program tambahan untuk fungsi Expediting. Hal ini akan menyulitkan pada saat melakukan software maintenance)

10. Bila ingin menambahkan modul software tambahan, harus dipilih yang mempunyai dasar database yang sama.

Sekian, semoga bisa menjawab pertanyaan pak Samidi.

Tanggapan 5 – Nugroho Wibisono

Dear members,

Kalo penjelasan dari Bu Anita ini rasanya tokcer banget. Saya merasa tercerahkan nih dengan penjelasannya.

Saya lupa menambahkan, didalam ERP ada istilah yang mungkin perlu dipahami

1. Back end system

2. Middle tier system

3. Front end system

Back end system itu kasarannya sistem yang menangani penanganan data storage. Jadi berfungsi kayak tulang punggung pada manusia. Disini yang berperan adalah database engine seperti Oracle, DB2 atau produk database lainnya.

Middle tier system itu kasarannya sistem yang menangani sisi business logic-nya. Jadi proses ini mau kayak gimana, ya didefinisikan disini.

Misalnya mengenai proses maintenance,aliran stok barang, dlsb. Disini yang berperan adalah software seperti SAP, PeopleSOft atau produk ERP lainnya.

Front end system itu secara kasar adalah sistem yang menangani penyajian data-data yang telah disimpan (oleh back end system) dan diproses (oleh middle tier system) kepada employee yang membutuhkan (tentunya pengaksesan data-data akan berbeda untuk level pegawai yg berbeda)

Itu sepengetahuan saya sih… silahkan dikoreksi.

btw, Pak Nu itu siapa ya Bu? apakah itu saya? ๐Ÿ™‚ bagus juga sih…

Tanggapan 6 – ‘Gunawan Siregar’

Dear Migas Members,

Kalau Bu Anita sudah berkenan ‘share’ implementasi ERP dgn Oracle , ijinkan saya untuk ‘share’ implementasi ERP dengan SAP yang telah dilakukan di dua pabrik dimana saya pernah bertugas ( PTA dan QLGL ) . SAP R/3 System adalah salah satu ERP yang juga banyak digunakan dan buatan Germany. Sebelum dipasang SAP, di pabrik terdapat banyak aplikasi system yang berdiri sendiri , seperti : JD Edwards untuk Keuangan, MIMICS untuk Operations / Maint / WHSE Inventory , IBM-AS / 400 untuk Administrasi / HR / Coy Flight Reservations, dsb .

SAP / R3 dengan ABAP ( Advanced Business Application Programming ) merupakan ERP yang terintegrasi , karena mencakup semua fungsi untuk sebuah pabrik / kilang pengolahan gas .

Modul – modul yang terdapat di SAP/ R3 untuk misalnya :

1. PP ( Production Planning ) untuk perencanaan produksi LNG , LPG dan Sulphur .

2. MM ( Materials Management ) untuk Inventory Mgmt, Purchasing, Invoice Verification, dsb

3. SD ( Sales & Distribution ) untuk Sales, Shipping, Transportation, Billing , dsb

4. PS ( Project System ) untuk project management ( Cost , Schedule , Materials, dsb )

5. FI ( Financial Accounting )

6. AM ( Asset Management )

7. HR ( Human Resources )

8. PM ( Plant Maintenance )

9. QM ( Quality Management )

Dengan SAP/ R3 maka corporate-database menjadi terintegrasi , electronic-approval untuk project budget / material requisition / PO bisa dilakukan , semua transaksi business yang dilakukan via system akan tercatat / tersimpan dalam system , dlsb.

Demikian sedikit input buat rekan-rekan Migas, terutama rekan Pak Samidi.

Tanggapan 7 – ‘Waskita Indrasutanta’

Dear List Members,

Melengkapi diskusi rekan-rekan, bahwa keberhasilan ERP sangat bergantung pada data entry yang pada umumnya (sebagian sudah automated) masih menggunakan manual (keyboard) data entry seperti yang umumnya dilakukan seperti pada accounting system.

Seperti kita ketahui, banyak sekali data entry dari plant yang harus kita masukkan ke ERP. Hal ini bisa diatasi dengan melakukan integrasi Online Plant Database melalui PIMS (Plant Information Management System), OPAM (Online Plant Asset Management) System, dsb, sehingga informasi yang dibutuhkan bisa diambil langsung secara otomatis dari Online Plant Database.

Dengan demikian perhitungan production cost, interaksi market demand dan produksi, raw material procurement, dsb. bisa didapat dengan cepat, mudah dan mendekati real time.

Untuk operational maintenance, idealnya device diagnostics akan selain memberikan alert kepada operator akan mentrigger job order kepada maintenance. Diagnostics dari device melalui OPAM memberikan informasinya kepada module MMS (Maintenance Management System) dari ERP. Maintenance Supervisor akan melakukan justifikasi apakah perbaikan perlu diadakan segera atau dilakukan pada schedule plant stop yad sambil melakukan pengecekan parts yang diperlukan pada module Inventory dan manpower resource pada module HR. Apabila parts yang diperlukan tidak ada atau tidak cukup, segera memberikan informasi kepada module Procurement untuk melakukan pengadaan sesuai jadual yang diperlukan. Demikian pula apabila HR tidak mempunyai cukup SDM, akan memberikan informasi kepada Contract untuk bisa memenuhi SDM yang diperlukan. Demikian seterusnya sampai dengan Billing dan Payment, process akan berjalan kembali sampai maintenance bisa diselesaikan tepat waktu. Pada waktu Plant Stop, jadual item (Job Orders) yang yang harus dikerjakan sudah ada dan lengkap dengan SDM dan material yang diperlukan sehingga Resource Planning dari keseluruhan Entreprise bisa dilakukan dengan lebih mudah dan sistematis.

Jadi dengan integrasi penuh Plant Automation – MES (Manufacturing Execution System) – ERP, semuanya bisa dilakukan secara proactive, automatic dan tepat waktu. Diatas hanya dua contoh dari sekian banyak manfaat yang bisa kita dapatkan dalam menuju efisiensi dan peningkatan productivity.

SAP adalah salah satu brand dari sekian banyak ERP system; Oracle adalah salah satu database engine yang dipergunakan untuk ERP.

Tanggapan 8 – ‘Didik Ibnu S’

Pak Waskita, ibu Anita dan yang lainnya yang saya hormati.

Saya mau urun rembug sedikit.

Sebetulnya kalau mau sukses yang memang ada kerjasama yang baik dan juga dipahami goal dari ERP. Kalau nggak ada itu, misalnya :

1. ERP bagus, user sangat perlu tapi nggak ada dukungan implementator yang nggak berhasil.

2. ERP bagus, implementator bagus tapi yang perlu cuma juragan (nggak didukung user) ya berantakan.

3. ERP bagus, user sangat perlu, implementator bagus tapi kalau ada yang disembunyikan (baik oleh vendor, implementator ataupun user) ya bisa jadi bom waktu yng akan meledak dikemudian hari.

4. kemauan user tinggi, juragan setuju nyari ERP, dana nggak mencukupi yaa gagal lagi.

Jadi kayaknya sih perlu sinergy semuanya….

Dan yang terakhir adalah data-data tersebut harus terupdate. Kalau nggak ya percuma. Kejadian seperti ini yang sering terjadi di Indonesia. Nggak ada (sering dilupakan) update data.