Pada saat Tender diumumkan kualifikasi ditetapkan ‘Menengah’, namun pada saat open bid ternyata OEnya masuk golongan ‘Kecil’ (dibawah 500jt) dan pada tender ini ‘Prebid Meeting’ ditiadakan, apakah menurut penafsiran PTK-007 hal ini dibenarkan? Sebab menurut kami dg penetapan kualifikasi menengah pd saat diumumkan, bidder dalam memilih merek barang sesuai spek dengan estimasi harga pasti akan merujuk ke gol menengah (diatas 1 milyar). Penentuan kualifikasi peserta tender ditentukan oleh Panitia Pengadaan/Bid Com dengan mempertimbangkan beberapa faktor yaitu: jumlah kekayaan bersih (modal kerja), atau omset penjualan perusahaan tersebut dalam satu tahun sebelumnya.

Tanya – fuad bakri

Yth Rekan-Rekan

Mohon pencerahan dari rekan2 yg menguasai/paham PTK-007 :

1) Pada saat Tender diumumkan kualifikasi ditetapkan ‘Menengah’, namun pada saat open bid ternyata OEnya masuk golongan ‘Kecil’ (dibawah 500jt) dan pada tender ini ‘Prebid Meeting’ ditiadakan, apakah menurut penafsiran PTK-007 hal ini dibenarkan? Sebab menurut kami dg penetapan kualifikasi menengah pd saat diumumkan, bidder dalam memilih merek barang sesuai spek dengan estimasi harga pasti akan merujuk ke gol menengah (diatas 1 milyar).

2) Pada Tender Ulang: apakah dimungkinkan PERUSAHAAN akan mengundang bidder utk proses negoisasi meskipun harganya jauh diatas OE hanya karena USER PERUSAHAAN suka/cocok dg spek dan merek barang yg ditawarkan bidder tsb?

3) Dalam proses Dokumen Penawaran, Apakah dg Rincian TKDN yg bermaterai 6000+ttd direktur+stempel perusahaan bisa dianggap sama dengan Surat Pernyataan TKDN (tidak masuk dokumen penawaran).

Demikian pertanyaan kami seputar pengadaan barang, jujur saja kami masih sangat minim akan pengetahuan PTK-007, dan dalam berbagai tender yg kami ikuti di kkks banyak perbedaan2 penafsiran bahkan penerapan, utk itu di forum ini kami yakin banyak pakar yg paham dlm hal ini.

Terima kasih banyak sebelumnya atas tanggapan2 serta jawaban2nya nanti.

Tanggapan 1 – Administrator Migas

Pak Fuad

Jika ingin mengetahui lebih mendalam langsung dari pakar dan penulis PTK 007 pak Sumarji dari BPMIGAS anda bisa mengikuti Workshop PTK 007 Rev.2 yang diadaakan oleh KMI dan Kop BPMIGAS (KPBM) di batam tanggal 15 sd 17 Desember 2011. Silahkan saja mendaftar karena tempat sangat terbatas.

Bu Kristina Moderator KBK SCM mungkin bisa membantu menjelaskan.

Tanggapan 2 – dauf bara

Pak S.Herry Putranto Yth

Jujur saja, saya tertarik dengan workshop PTK-007 tersebut, hanya saja waktu dan tempatnya yang belum pas buat saya dan perusahaan tempat saya bekerja.
Untuk itu makanya pengalaman saya ini saya sampaikan di milis, untuk bisa rekan2 yang paham ikut memberi saya pencerahan atas masalah tender yang saya alami ini.

Tanggapan 3 – kristina daniati

Pak Fuad,

Akan saya coba jawab berdasar pengalaman saya meskipun saya juga masih belajar mengenai PTK 007 Rev-2/2011:

1) Pada saat Tender diumumkan kualifikasi ditetapkan ‘Menengah’, namun pada saat open bid ternyata OEnya masuk golongan ‘Kecil’ (dibawah 500jt) dan pada tender ini ‘Prebid Meeting’ ditiadakan, apakah menurut penafsiran PTK-007 hal ini dibenarkan? Sebab menurut kami dg penetapan kualifikasi menengah pd saat diumumkan, bidder dalam memilih merek barang sesuai spek dengan estimasi harga pasti akan merujuk ke gol menengah (diatas 1 milyar).
Penentuan kualifikasi peserta tender ditentukan oleh Panitia Pengadaan/Bid Com dengan mempertimbangkan beberapa faktor yaitu: jumlah kekayaan bersih (modal kerja), atau omset penjualan perusahaan tersebut dalam satu tahun sebelumnya.

Pembatasan nilai pekerjaan untuk golongan usaha tersebut di atas pada dasarnya bertujuan untuk memberi peluang pada usaha kecil dan menengah untuk mengikuti proses pengadaan dengan nilai tertentu sesuai kemampuan masing-masing.

Namun Bid Com bisa saja menentukan lain jika dianggap peserta golongan tertentu yang memiliki bidang usaha tersebut hanya sedikit (tidak kuorum). Misal untuk pengadaan jasa X dengan nilai di bawah USD 100rb diketahui hanya 2 perusahaan yang memiliki kemampuan tersebut, tentunya untuk memenuhi persyaratan tersebut, Bid Com dapat menentukan lain.

Pre-Bid meeting dapat ditiadakan apabila spesifikasi barang yang akan ditawarkan oleh peserta tender sudah jelas dan hal-hal yang berkaitan dengan proses pengadaan sudah ada dan lengkap dalam dokumen pengadaan. Namun biasanya Panitia tetap memberikan waktu kepada peserta untuk melakukan klarifikasi.

Untuk penetapan pemenang tender tentu saja panitia akan tetap mengikuti prosedur yang sama yaitu, evaluasi administrasi dan teknis kemudian baru evaluasi harga.
Mungkin saja pada case yang anda alami, perusahaan dengan kualifikasi usaha kecil tersebut tidak lolos tahap evaluasi admin dan teknis.

2) Pada Tender Ulang: apakah dimungkinkan PERUSAHAAN akan mengundang bidder utk proses negoisasi meskipun harganya jauh diatas OE hanya karena USER PERUSAHAAN suka/cocok dg spek dan merek barang yg ditawarkan bidder tsb?

Proses negosiasi dilakukan setelah pembukaan penawaran komersial/harga dan dilakukan dengan urutan: negosiasi bertahap jika tidak berhasil, akan dilakukan negosiasi bersamaan. Mengenai Tender Ulang, prosesnya akan sama saja dengan tender yang pertama namun kita lihat dulu apa penyebab tender gagal sebelumnya.
User suka/cocok dengan spek dan merk yang ditawarkan; apakah ini berarti sesuai dengan persyaratan USER? Bila ya, maka hal ini dapat diterima.

Apakah tidak ditentukan di dokumen pengadaan (ITB/IKPP) mengenai spesifikasi barang yang ditawarkan (di scope of work atau scope of supply)?

3) Dalam proses Dokumen Penawaran, Apakah dg Rincian TKDN yg bermaterai 6000+ttd direktur+stempel perusahaan bisa dianggap sama dengan Surat Pernyataan TKDN (tidak masuk dokumen penawaran).
Pertanyaan saya, apakah Surat Pernyataan TKDN tersebut menjadi syarat mandatory dalam dokumen penawaran? Jika YA, tentu saja peserta yang tidak menyertakan Surat tersebut dapat dinyatakan dokumen penawarannya TIDAK LENGKAP (subject to disqualified).
Namun apabila dalam dokumen Pengadaan (ITB/IKPP) tidak dinyatakan hal tersebut, maka hal tersebut dapat diterima. Atau adakah Panitia Pengadaan menyediakan format tertentu untuk Surat Pernyataan tersebut? Karena jika tidak, bisa saja bidder menyatakan hal tersebut sebagai komitmen dan pernyataan mereka mengenai pencapaian TKDN sebab dengan adanya meterai, dokumen tersebut memiliki kekuatan hukum yang mengikat.

Demikian sedikit jawaban saya yang masih junior juga. Mungkin ada senior lain yang ingin menambahkan?

Jika Bapak ingin berdiskusi lebih dalam dengan pakarnya (Pak R. Sumardji) atau senior lainnya, maka sebaiknya Bapak bergabung pada Workshop PTK 007 rev-2/2011 di Batam mendatang. Banyak peserta dari luar kota juga yang turut serta.

Tanggapan 4 – ‘fuad bakri’

Terima kasih banyak mbak Kristina atas jawaban2nya, saya ada kurans sedikit dlm keterangan tender tersebut, yaitu bahwa:

1.) Tender tsb tender ulang, kegagalan sebelumnya krn peserta yg submit penawaran kurang dari 3, 2) Tender menggunakan sistem 1 sampul.
3) Setelah tender ulang, yg mengajukan penawaran tetap hanya 2 perusahaan.

Ingin banget sebenarnya saya ikut workshop tersebut, masalahnya waktu dan tempatnya yg tidak pas buat saya dan perusahaan tempat sy bekerja sekarang, kebetulan sampai akhir tahun ini masih ada proses tender yg sedang kami ikuti.

Mudah2an di wilayah Jawa bisa ada workshop ptk-007 juga.

Terima kasih atas jawabannya.

Tanggapan 5 – kristina daniati

Pak Fuad,

jika case yang Bapak sampaikan tadi mengenai negosiasi terhadap bidder yang penawarannya di atas OE, yang merupakan salah satu dari dua peserta tender, tentu hal ini dimungkinkan, karena Panitia Pengadaan akan melakukan negosiasi untuk keduanya. Tentunya Panitia Pengadaan tetap berprinsip efektif dan efisien serta mematuhi ketentuan yang ada dalam memperoleh barang/jasa.
Jika tidak memungkinkan untuk mengikuti workshop tersebut, Bapak bisa memanfaatkan forum ini untuk berdiskusi dengan rekan-rekan lain yang lebih berpengalaman di bidang pengadaan.

Tanggapan 6 – bersonm

Pak Fuad

1. Jika OE di bawah 500 juta Rupiah, maka proses pengadaan seharusnya dilakukan secara Pemilihan Langsung (Direct Selection) bukan Tender dan peserta yang mengikuti seharusnya adalah yg mempunyai kualifikasi usaha kecil atau fabrikan.

2. Perusahaan pertama kali hanya akan melakukan negosiasi terhadap peserta peringkat 1 sesuai HEP (Harga Evaluasi Penawaran), walau jauh di atas OE. Jadi bukan berdasar User suka atau tidak suka. Jika peserta tsb tidak bisa meet OE, kemudian dilanjutkan dengan negosiasi pada peserta peringkat kedua.

3. Surat pernyataan TKDN berbeda dengan rincian TKDN dan biasanya dokumen ini diminta terpisah di dokumen pengadaan.

Semoga membantu

Tanggapan 7 – ‘fuad bakri’

Terima kasih Pak Berson atas jawaban2nya..jadi nambah ilmu ptk-007.