Proses tender melewati beberapa tahapan yaitu: 1. Pendaftaran (peserta tender); 2. Prikualifikasi (untuk mendapatkan daftar pendek peserta tender); 3. Kualifikasi (klarifikasi scope of work, requirements, supply, spesifikasi teknis dll); 4. Negosiasi; 5. Menentukan Pemenang Tender; 6. Pengumuman Pemenang. Tahapan tersebut di atas harus diperhatikan karena akan berimbas pada jumlah total keseluruhan nilai proyek. Secara teori tahapan pekerjaan perencanaan dan pemilihan kontraktor hanya 10% namun berimbas pada nilai total proyek yang 90%. Intinya nilainaya akan berbanding terbalik dengan resikonya.

Tanya – Joe Wara

Dear Rekan-rekan,

Mohon ide/saran langkah2 apa yang bisa dilakukan untuk mempercepat proses tender, misalnya salah satu proses negosiasi.

Tanggapan 1 – kristinadaniati

Pak Joe,

Bisa dijelaskan maksudnya untuk ‘mempercepat’?

Tiap-tiap jenis pengadaan tentu ada aturan mainnya; jika jenis pengadaan yang akan anda lakukan mempunyai tahap evaluasi teknis yang kompleks, pasti tidak bisa cepat.

Mungkin bila bisa dijelaskan, rekan-rekan disini bisa membantu..

Tanggapan 2 – Joe Wara

Terima kasih Bu atas masukkannya,

mungkin lebih spesifik untuk di tahapan proses negosiasi, kadang2 bisa berminggu belum ada kesepakatan harga.

Kalau rata2 proses tender selesai 40 hari, mungkin ada teman2 yang sudah melakukan langkah2 tertentu sehingga waktu rata2 tsb bisa 30 misalnya.

Tanggapan 3 – Ahmad Iran

Jangan-jangan masalahnya ada di anda pak Joe (perusahaan anda) dalam menyusun OE/Owner estimate tidak update rate-nya. sehingga sangat sulit bagi peserta tender untuk menurunkan harga.

Tanggapan 4 – donny rico m

Pak Joe,

Cuma mau nyumbang pendapat dikit.

Cukup kaget jg klu proses negosiasi di tempat kerja pa Joe jd perhatian. Krn biasanya yg sgt jd perhatian (DAN HARUS LAMA) itu adalah dokumen tender (rfq, boq, drawing, tor, etc) krn hal tersbut adalah bagian paling utama dr tender yg menggambarkan kebutuhan utama dr tender. jg jgn lupa utk menyebutkan kriteria kelulusan peserta tender jika dianggap tender tersebut cukup kompetitif dan beresiko.

Proses negosiasi harusnya bisa dilakukan setelah semua peserta tender menyerahkan proposal sesuai T&C serta kriteria persetujuan dr panitia tender DAN user dr tender telah menyetujui proposal proposal tsb dr sisi kebutuhan project. 2 kondisi tersebut mutlak dipenuhi sepenuhnya agar tujuan:

1. Tender dilakukan accountable dan auditable,

2. Procurement dpt kuasa untuk bernego,

3. Project networkpun sudah bisa di update terutama long lead item dan bisa di-share ke customer dr project

Nah..negosiasi bisa dilakukan dgn berbagai cara. Diantaranya:

1. Nego dilakukan oleh orang yg punya otorisasi sesuai SoA atau yg ditunjuk oleh yg berotorisasi tsb sehingga keputusanpun bisa langsung diambil saat bernego,

2. Dlm bernegosiasi,pihak vendorpun diminta mendatangkan orang yg punya otorisasi utk memutuskan saat itu jg agar keputusan bisa diambil langsung,

3. Jika projectnya critical, selain poin 2 diatas, minta jg ke vendor utk menyertakan jg project mgr merka agar komitment thd kelangsungan project dan organisasinya bener bener terjaga,

4. Negosiasi dr awal ditetapkan utj tujuan & maksud yg jelas dr semua pihak agar semua pihak menyadari pentingnya negosiasi tsb dan berkomitment selama dan terhadap hasil negosiasi

Semoga membantu dan ditambahkan rekan rekan yg lain.

Semoga sukses

Tanggapan 5 – Sugeng Riyadi

Pak Joe,

Menurut sepengetahuan saya proses tender melewati beberapa tahapan yaitu;

1. Pendaftaran (peserta tender)

2. Prikualifikasi (untuk mendapatkan daftar pendek peserta tender)

3. Kualifikasi (klarifikasi scope of work, requirements, supply, spesifikasi teknis dll)

4. Negosiasi

5. Menentukan Pemenang Tender

6. Pengumuman Pemenang

Tahapan tersebut di atas harus diperhatikan karena akan berimbas pada jumlah total keseluruhan nilai proyek. Secara teori tahapan pekerjaan perencanaan dan pemilihan kontraktor hanya 10% namun berimbas pada nilai total proyek yang 90%. Intinya nilainaya akan berbanding terbalik dengan resikonya.

Tahapan yang sulit untuk dipangkas waktunya adalah tahapan kualifikasi, karena terkait masalah teknik yang banyak melibatkan banyak disiplin.

Sedangkan tahap negosiasi adalah kebijakan top manajemen jadi tergantung dari team manejement dalam mengambil sikap.

Pada umumnya kriteria harga terendah menjadi pilihan, namun harus tetap memperhatikan kriteria-kriteria yang lain. Bila kita hanya berpatokan pada kriteria harga terendah tanpa memperhatikan kriteria yang lain bisa berakibat pada kegagalan proyek karena ketidakmampuan dalam menyelesaikan proyek. Akibatnya banyak re-work, delay, biaya membengkak, dan memungkinkan terjadinya perselisihan serta claim keterlambatan juga denda.

Tanggapan 6 – ‘Sketska N.’

Sepaham dengan pak Sugeng,

Mulai dari pengajuan dan approval AFE saya berperan serta bersama team. Sering, schedule yang sudah saya buat dengan teliti hanyalah sebuah kertas rapih, berlogo ‘cantik’, dan print warna sing apik. Dalam tataran pelaksanaan?

Pengalaman hingga saat ini, tidak banyak Leader yang pandai – cakap menghitung kemampuan team nya sehingga estimasi waktu selalu molor. Seyogya nya, pada saat kapasistas team tidak mencukupi maka kita buka paket2 pekerjaan FEED/ Engineering sehingga targetting apakah mau dikerjakan sendiri/ melalui Kontraktor menjadi tercapai.

Jika paket pekerjaan tersebut ‘mentok’, maka dapat dipecah lagi sehingga sesuai dengan regulasi/ dibuat mekanisme yang mana Company dapat meng hire qualified person tersebut, biasa nya lewat 3rd party dibawah koperasi.

Pada saat basic project nya telat, maka proses tender, dll akan ber efek. Sering kasihan juga melihat pekerjaan kawan2 Procurement di Company, dalam hal ini terkesan kerjaan mereka yang telat, padahal project adalah suatu rantai pekerjaan yang mempunyai Goal.

Tanggapan 7 – bersonm

Pak Joe,

Proses negosiasi yang dimaksud apakah untuk proses tender di lingkungan KKKS ataukah proses tender di luar KKKS seperti EPC Kontraktor, dll.

Kalo di KKKS, aturan main negosiasi tinggal mengacu ke PTK-007 yang prosesnya seharusnya bisa cepat namun beresiko lelang gagal. Kalau di luar KKKS, tergantung SOP perusahaan itu, budget proyek, dll yang bisa makan waktu berlarut larut utk negosiasi.

Keseluruhan proses tender selesai 40 hari itu, sudah termasuk cepat.

Tanggapan 8 – insy rahman

Saya melihat dari sisi Owner..

Kalau bicara negosiasi, nyang alot itu nego masalah harga penawaran…agar cepat..’tegas’ saja ke Kontraktornya, jika sama/dibawah Owner Estimate maka GO, jika masih diatas, dipaksakan saja turun atau dialihkan ke pemenang ke-dua..jika semua tidak mau maka Re Tender…

Tanggapan 9 – ‘Rikki’

setuja … memang begitu … semua kan punya aturan dan pegangan pihak owner punya OE sdg peseera punya Harga Penawaran … selama masih dibawah OE no problemo tapi kalau diatas OE itu yg harus nego atau evaluasi ulang (retender).

Pengalaman untuk proyek2 yg rutin sih bisa 2 minggu saja udah selesai tendernya … tapi kalau yg sedikit rumit bisa 1 bulan.

Tanggapan 10 – ‘rez_pt’

Kalau mengacu ke PTK 007, susah rasanya ‘mempercepat’ suatu tender tapi kalau tidak mengacu ke PTK 007, ya banyak cara nya 😀