Technical Bid Evaluation Report

"Technical Bid Evaluation atau Technical Bid Analysis, biasanya berisi  'perbandingan' antara persyaratan teknis untuk suatu pekerjaan (technical  requirement) dengan apa-apa yang diajukan oleh vendor/subcontractor  (proposed by vendor/subcontractor). Biasanya disusun dalam bentuk tabel,  sehingga kita bisa dengan mudah membaca item of concern sesuai dengan  persyaratan, yang diajukan vendor/subcont dan keputusan/response dari kita  (misal terhadap adanya deviasi).
Dari tabulasi tersebut kita bisa membuat rekomendasi ke management atau  keputusan vendor/subcont mana yang memenuhi persyaratan teknis. Dari  beberapa vendor/subcont yang ada, biasanya kita bisa membuat ranking,  mulai dari vendor/subcont yang paling sesuai dengan persyaratan sampai  dengan yang kurang/tidak sesuai."

Tanya - hendra yulianto


Dear rekan2 Migas,

Saya lagi belajar supply chain management khususnya masalah procurement dan contract administration. Saya sering menemui istilah "Technical Bid Evaluation Report". Mohon bantuannya untuk diberi pencerahan tentang hal tersebut dan mungkin juga contoh
formatnya. Maaf satu lagi mungkin untuk istilah2 lain
di procurement dan contract administration bisa
ditambahkan untuk penjelasannya.
Trims sebelumnya.


Tanggapan 1 - berson marabona


Dear Hendra,

Technical Bid Evaluation itu yang prepare bagian Engineering. Mereka membuat tabulasi / komparasi penawaran2 dari vendor dari segi teknikal.
Setelah dilakukan technical clarification, Engineering membuat tabulasinya dan memutuskan atau me-ranking vendor2 mana aja yg technical offer nya acceptable. Nah nanti bersama sama dengan commercial bid evaluation yg buyer buat , di compile dan orang Procurement bisa follow up lebih lanjut dengan final negotiation dan juga mengajukan recommended vendor ke pihak manajemen.

Tanggapan 2 - Arif.Wibisono@ikpt


Mas Hendra, saya coba bantu sependek pengetahuan saya.

Technical Bid Evaluation atau Technical Bid Analysis, biasanya berisi  'perbandingan' antara persyaratan teknis untuk suatu pekerjaan (technical  requirement) dengan apa-apa yang diajukan oleh vendor/subcontractor  (proposed by vendor/subcontractor). Biasanya disusun dalam bentuk tabel,  sehingga kita bisa dengan mudah membaca item of concern sesuai dengan  persyaratan, yang diajukan vendor/subcont dan keputusan/response dari kita  (misal terhadap adanya deviasi).
Dari tabulasi tersebut kita bisa membuat rekomendasi ke management atau  keputusan vendor/subcont mana yang memenuhi persyaratan teknis. Dari  beberapa vendor/subcont yang ada, biasanya kita bisa membuat ranking,  mulai dari vendor/subcont yang paling sesuai dengan persyaratan sampai  dengan yang kurang/tidak sesuai.

Misal, kita mau beli pipa, kemudian di spek client mengatakan carbon  content-nya max. 0.10 %, dimensi 11.8-12.0m, kemudian ada vendor A yang  mengajukan carbon content sebesar 0.09% dan panjang pipa 12.0m sedangkan  vendor B mengajukan material dengan carbon content 0.11% dan panjang  11.5m, sehingga kita bisa tabulasikan kurang lebih seperti:

| No | Description | Requirement | Vendor A | Response
| Vendor B | Response | Remarks|
1 Carbont content max. 0.10% 0.09% OK 0.11%
Not OK
2 Length per joint 11.8-12.0m 12.0m OK
11.5m Not OK

Dari tabel tersebut jelas terlihat bahwa vendor A memenuhi persyaratan,  sedangkan vendor B tidak. Ini contoh sederhana saja, dalam kenyataannya  bisa menjadi kompleks karena banyak hal yang harus kita jadikan  persyaratan.

Biasanya technical bid evaluation dibaca bersama dengan comercial bid  evaluation, sehingga nantinya diharapkan bisa didapat vendor/subcont yang  dapat memenuhi persyaratan teknis dan harga yang dapat dipertanggung  jawabkan.

Demikian, semoga membantu & cmiiw.



Tanggapan 3 - Muhammad Redjoso


Pak Hendra, mau coba bantu jawab,
saya juga sedang belajar mengenai contrak procurement, jadi CMIIW..mohon koreksinya..

yang saya tahu, biasanya "technical bid evaluation report" adalah laporan yang dikeluarkan procurement dan user (line manager) kepada peserta/bidder terhadap hasil evaluasi teknis mereka. isi laporannya bervariasi tergantung dari apa yang diminta user dalam MRS pada awal proses lelang, biasanya berisi nilai atau pernyataan bahwa bidder lulus kualifikasi teknis yang ditentukan user. untuk pekerjaan high risk, biasanya user menambahkan HSE requirement dalam technical bid, yang akan dievaluasi in-line dengan hasil evaluasi teknis lainnya.



Tanggapan 4 - pra setyo


Mas Hendra,

Salah satu product yang dihasilkan oleh bagian engineering salah satunya Technical Bid Evaluation (TBE) Report selain itu juga ada Specification, Data Sheet, Requisition, dan Drawing. Untuk TBE Report di siapkan oleh bagian engineering sedangkan engineering membuat tabulation sheet yang nantinya oleh procurement di attach bersama dengan requisition, data sheet, dan specs sebagai document inquiry package. Untuk bagian engineering membuat analisateknis berisi semua technical requirement dalam membuat suatu requirement misal: Operating Condition, Performance, Construction/Design, Scope of supply, Spare part list, Applicable document, deviation, experience list, dan lainnya.


Tanggapan 5 - Dana Siregar


Dear mas Endra,

Sedikit sharing dan urun rembug. Setahu saya Technical evaluation report ini adalah

1. Dikenal juga dengan nama Bid Tabulation, karena berbentuk tabulasi.

2. Dikeluarkan oleh Bid Committee (apabila melalui tender) atau dikeluarkan oleh Procurement (apabila tidak melaui tender)

3. Isinya adalah perbandingan data-data yang dimiliki oleh vendor/supplier atas jenis product/service yang diminta oleh user

4. Didalam Bid Tab ini sekaligus diberikan rekomendasi vendor/supplier untuk dipilih oleh User.

5. Bid Tab ditandatangani oleh Chief of Tender Committee.


Tanggapan 6 - Samidi


Mas Hendra and Mas Arif,

Apa yang di sampaikan oleh Mas Arif sudah memebrikan gambaran yg jelas mengenai Technical Bid evaluation.

Pada prinsipnya ketika melakukan review/evauation dari beberapa supplier terhadap suatu tender biasaya akan kita evaluasi secara technical dulu. Jikalau lolos baru masuk ke babak komersial.

Makanya pada tender yg besar suppliers di haruskan memasukan dua kali bid. Technical bid lalu comercial bid. Tujuannya agar ketika mereview reviewer/evaluator lebih fair dalam melihat kemampuan supplier tanpa dipengaruhi oleh harga.

Kebetulan beberapa minggu ini, saya lagi menyusun point-point tentang Contracting & Negotiation suatu paper buat pengantar diskusi SCM . Tapi belum selesai juga. Mudah-mudahan nanti bisa kita diskusikan lebih banyak.


Tangapan 7 - Arif.Wibisono@ikpt


Iya mas Samidi, cuma mungkin terminologi yang saya pake kurang luas karena  cuma 'vendor' atau 'subcontractor'. Maklum kerjanya di main contractor, jadi yang terpatri di otak ya itu :)
Kalo di pihak owner/client, mungkin mereka gunakan untuk mencari  kontraktor, konsultan, supplier dll.



Tanggapan 8 - Egi Al Ghifari


Saya kira istilah "bid" memang sudah tepat untuk vendor/supplier/sub-contractor.
Untuk konsultansi, evaluasi teknis yang dilakukan adalah "technical proposal evaluation" dimana dokumen inquirinya adalah "request for proposal", minimum teridiri dari "terms of reference" dan "conditions of contract".
Untuk kontraktor, dokumen inquirinya adalah "invitation for tender", minimum terdiri dari BOQ, Specs, drawings dan "conditions of contracts". Terakhir untuk supplier/vendor/sub-cont, dokumen inquirinya adalah "request for quotation", minimum terdiri dari "specs" dan "schedule of equipment", evaluasinya adalah technical bid evaluation.

Mohon maaf kalau ada keasalahan,


Tanggapan 9 - harry alfiyan
 

Dear Mas Endra,

Juga sedikit menambahkan, dengan redaksi yang sedikit berbeda tp dengan maksud yang sama, beberapa perusahaan juga mengistilahkan dengan TBA or Technical Bid Analysis.
TBA = Technical Evaluation Report.

Mohon koreksi jika saya salah