Select Page

“Mengenai OE, sebenarnya OE bukan hal yang rahasia. Dalam beberapa tender, kalau pihak Bidder meminta, kita bisa men-share berapa nilai OE pada waktu pre-bid meeting. Yang perlu dijaga adalah competitiveness dari tender itu sendiri, misalnya: tidak ada arisan antara bidder, proses evaluasi yang transparan – mis: pada waktu evaluasi teknikal, kriteria penilaian jelas, apa yg menjadi pass/fail, apa yang termasuk dalam merit system.”


Tanya – cahyo@migas-indonesia

Rekans,

Kalau saya mempunyai pekerjaan dan saya tender-kan dan hasilnya, say the lowest bidder quote USD 5 million tetapi OE saya hanya USD 1 million, apa yang harus saya lakukan?


Tanggapan 1 – Bambang Sugiharta

Mas Cahyo,
kalo selisihnya sampai 4 juta dollar, ya pasti ada yang salah dengan OE nya, atau doc ITB (Instruction To Bidder) nya termasuk didalamnya scope of work kurang detail sehingga bidder menginterpretasi terlalu longgar. Biasanya ya ditender ulang, dengan memperbaiki doc tender dan dicek ulang OE nya. Secara internal tentu sampeyan harus mengajukan AFE ke BP Migas dulu. Kalo selisihnya cuma 10% diatas OE, anda bisa melanjutkan tender. Bisa juga OE nya sudah benar tapi pesertanya ternyata diatur sedemikian rupa sehingga mereka kompak untuk masuk diatas OE. Praktek seperti ini dulu sering terjadi, tapi sekarang mulai berkurang, karena sekarang ada pakta integritas yang dikembangkan oleh beberapa perusahaan spt pertamina, conoco phillip, etc.


Tanggapan 2 – Andy Widjaja andy@trijayasatya


Lakukan direct negotiation dg si lowest bidder


Tanggapan 3 – Sketska Naratama


Siang pak,
 
Pd umumnya re-tender.
Dan pihak bapak akan mengkalkulasi ulang MTO beserta dgn updated prices nya. Jika sdh ketemu OE yg baru, lalu dibuka tender nya.
 
Di Pertamina, jika setelah re-tender masih tdk cocok dgn OE maka mrk akan ajukan budget tambahan ke pusat berkisar 20-30% dari OE pd saat itu. Itu pengalaman, sampai dgn saat ini saya belum menemukan petunjuk baku nya.
 
Semoga sedikit membantu.


Tanggapan 4 – Anshori Budiono


Mas Cahyo,
 
Banyak cara yang bisa dilakukan untuk kasus penawaran bidder di atas owner estimate.
Tapi untuk kasus Owner Cost Estimate (OE) nya meleset sampe 500% begitu, menurut saya perlu ditinjau kemungkinan untuk melakukan re-organisasi dan penempatan the right man on the right place.


Tanggapan 5 – TR.

Perlu re-tender pak.

Sebelum re-tender, harus dilihat dulu kenapa hasil tender  nya “meledak”.

Beberapa hal perlu ditinjau ulang:

Cost estimate
Tender strategy
Apakah skedule yang ditawarkan terlalu agresif
Apakah terlalu banyak resiko yang harus di serap oleh  peserta tender dsb. dsb ….

Apakah ini Cahyo Premier? Kalau ya, dulu waktu West Lobe  kejadiannya juga sama.

Setelah dilakukan beberapa analisa seperti diatas,  re-tender menghasilkan hasil yang lebih “pantas”.

Kalau perlu lebih detail, silakan diskusi lewat japri.


Tanggapan 6 – Zikri, Rafif tikus
 
Yup, bener sekali, terkadang memang Owner Estimate sangat lebih kecil  daripada penawaran…
biasanya sih kalo dari sisi user, kesalahannya tidak memperhitungkan  biaya-biaya yang sulit diperhitungkan, terus biaya cost equipment migas  yang saat ini meledak, usernya sendiri belum terlalu pengalaman termasuk  kurangnya data harga, atau spesifikasi yang kurang jelas.

Tapi kalo mau negative thinking bisa juga, yang masukkin penawarannya  itu ber”kolaborasi”, sehingga user secara tidak langsung “dipaksa”  membeli dengan harga yang mahal. cuma kalo ketahuaan bisa bikin KPPU  rame juga loh….


Tanggapan 7 – endang sudarlan


Pak Cahyo
biasanya scope of works atau technical requirement-nya di tinjau kembali untuk dilakukan perubahan, kemudian dilakukan tender ulang.


Tanggapan 8 – Simeon S. Ginting


Ikut bagi pengalaman nih…. (ini pendapat dari vendor lho).

Saya juga pernah beberapa kali menghadapi kejadian serupa dimana nilai OE jauh lebih kecil dibandingkan nilai penawaran dari peserta tender. Sering kejadian yang saya temui, beberapa penyebab dari perbedaan itu adalah :

# referensi yang menjadi acuan OE diperoleh dari harga – harga equipment dari proyek – proyek terdahulu yang harganya sudah berubah signifikan.

# Referensi yang menjadi acuan OE diperoleh dari sumber / vendor yang mengajukan spesifikasi yang lebih rendah di bandingkan dengan spesifikasi yang diajukan dalam bid dokumen

# Scope of supply yang berbeda pada saat OE dibanding pada saat tender

# Syarat – syarat tambahan yang diminta pada saat tender berbeda dengan OE. Misalnya, pada saat OE, owner mungkin hanya menghitung harga equipment saja, sementara pada saat tender, ternyata bid dokumentnya meminta hal2 yang bila dipenuhi berakibat penambahan cost yang cukup banyak. Contoh : dokumen (vendor print document) yang diminta sangat detail, testing – testing, dan lain – lain.

Tanggapan 9 – Harry Eddyarso

Dear Mas Cahyo & rekan2 semua.,

Kalo melihat perbedaan yang mencolok antara OE (Owner Estimate) dengan harga penawaran terendah (apalagi sampai 500%), hampir dipastikan ada yang “kurang tepat” di OE nya. Kalo bisa saya rangkum dari respons teman2 terdahulu adalah sbb:

A. Selama proses tender:

* Negosiasi dengan the lowest bidder akan sangat sulit buat mereka untuk menurunkan harga penawaran asli ke somewhere di sekirar OE. Kalo sampai bisa turunpun akan sangat dipertanyakan qualitynya (bahkan ada yang “aneh” kok bisa turun sedemikian besar).
* Cost Estimator bisa jadi masih menggunakan harga2 lama sebagai referensi dalam membuat OE dan tidak berusaha untuk mencari tau harga current market sehingga harga2 itu tidaklah up to date pada saat tender. Biasanya trigger awal adalah naik turunnya harga minyak sebagai barometer.
* Scope of Works, Terms & Conditions sangat “loose” sehingga bisa diinterpretasikan yang sangat luas oleh para bidders. Akibatnya, mereka tidak mau ambil resiko dan menaikkan harga penawaran mereka.
* Waktu penyelenggaraan tender yang sangat mepet sehingga tidak memberi kesempatan yang cukup bagi para bidders untuk berkoordinasi dengan para mitra business mereka.
* Dalam hal2 tertentu, penyelenggara tender cenderung untuk meletakkan faktor2 resiko di pihak bidders (yang mana wajar2 aja sih). Namun bila melibatkan faktor2 alam (terutama ketidakpastian dalam supplai logistik yang mengandalkan alam, seperti sungai, jalan darat, faktor cuaca, dsb), biasanya pihak biders akan meng-cover faktor resiko tsb dengan menaikkan harga bid nya.
* Ada juga halnya para bidders “terpaksa” menaikkan harga bid nya untuk mengcover “bank interests”, karena di beberapa Operator(s) di negeri kita ini kalo bayar invoice (tagihan) sampai lama, ada yang 3 bulan bahkan ada yang sampai 1 tahun baru mbayar (padahal di kontrak payment term umumnya 30-45 hari saja). Jadi intinya mereka tidak atau kurang menghormati kontrak yang sudah disepakati bersama sehingga mengganggu cash flow dari sang business partner.
* OE Revision yang > 10% biasanya perlu minta approval tambahan dari BPMIGAS.
* Kemungkinan2 lain: adanya “arisan” di kalangan para bidders (yang ini resikonya berat bagi vendors kalo ketahuan).

B. Peranan SCM Department:

* Cost estimator haruslah dijabat oleh orang2 yang competent dan mengikuti terus fluktuasi harga pasar. Fungsi “market intelligent” di SCM Department harus dioptimalkan agar harga2 yang dihitung dalam OE masih bisa dipertanggungjawabkan.
* Pihak Users pun harus bekerja sama dengan pihak SCM dengan memberikan technical specs yang jelas, lengkap dan focused, namun tidak mengarah pada suatu brand dari produk tertentu sehingga produk2 sejenis yang lain tidak bisa masuk.

Thus, my 2 cents of thoughts…


Tanggapan 10 – Henry Lumbantoruan


Rekans,

Mungkin ini yang menjadikan syarat BP Migas mengharuskan OE disampaikan pada waktu pre-bid meeting.

Mohon masukan juga dari rekans apakah memang ada aturan baru? Mohon sharing aturannya.

Terima kasih


Tanggapan 11 – Indra Prasetyo@medcoenergi


Setahu saya aturan tender sampai dengan saat ini masih mengacu ke PTK 007 dimana didalamnya disebutkan bahwa OE bersifat rahasia sampai penawaran harga dibuka. Saya gak tau kalo mau ada PTK baru dimana didalamnya disebutkan bawah OE harus disampaikan pada saat prebid, apa iya begitu? Barangkali rekan2 yg dari BPMIGAS dapat menjelaskan?


Tanggapan 11 – R Darmawan (Iwan)


Dear milister,

Yang saya tahu, OE tidak akan pernah disampaikan saat pre-bid meeting.
Pre bid meeting membahas masalah yg kurang jelas pada ITB (Instructions to Bidder). Mungkin ada tambahan dari yg lain?


Tanggapan 12 – Anpan


Sharing sedikit untuk menanggapi sdr. Henry L,

Hari Jumat yg lalu saya mengikuti open bid disuatu EPC company yg berada didaerah Kalibata, dan yg menarik ialah..setelah Technical clarification dilaksanakan oleh pihak engineering dan vendor diundang untuk memasukan harga ahir dan diadakan langsung open bid, pada waktu undangan dikirim pakai fax, maka sudah dikasih tau berapa OE nya.( hal ini sudah tidak lama saya lihat sejak peraturan Kepress 16 dan peraturan BPPKA 9227 tidak dilaksanakan).

Saya kira hal ini sangat baik dan akan mengurangi resiko korupsi, karena sangat transparant.

Saya tidak tau, apakah ini polisi dari Company itu sendiri atau ada aturan dari pihak BP Migas dlsbg.


Tanggapan 13 – Harry Eddyarso


Setau saya:

OE umumnya dibuka pada saat bid opening (walaupun tidak semua KPS melakukannya), tapi tidak pada saat Pre-Bid Meeting.


Tanggapan 14 – cahyo@migas-indonesia


Pak Harry,

terima kasih atas respon-nya. BTW, kalau kami sudah melakukan analisa dan aktivitas untuk memvalidasi OE kami, tetapi hasilnya tetap demikian, bagaimana yach….Rasanya tender malah akan merugikan negara dech….

Just my opinion


Tanggapan 15 – Isya Muhajirin


Rekans,

Saya yang awam mengenai masalah ini jadi bertanya-tanya, kalau proses tender saja dapat merugikan Negara bagaimana dengan cara lain yang notabene tidak mencari lowest price untuk pekerjaan/aktivitas tersebut?

Bukankah OE merupakan hasil dari “mengintip” harga pasar terlebih dahulu (market assessment)? Jadi bisa lebih actual dalam menghasilkan suatu perkiraan harga. Atau memang user yang menghasilkannya hanya berdasarkan dengan melihat kontrak yang lalu-lalu saja?


Tanggapan 16 – Desmawati


Pak Cahyo,

Sedikit urun rembug untuk kasus anda, sbb:

1. Mengenai OE, sebenarnya OE bukan hal yang rahasia. Dalam beberapa tender, kalau pihak Bidder meminta, kami bisa men-share berapa nilai OE pada waktu pre-bid meeting. Yang perlu dijaga adalah competitiveness dari tender itu sendiri, misalnya: tidak ada arisan antara bidder,proses evaluasi yang transparan – mis: pada waktu evaluasi teknikal, kriteria penilaian jelas, apa yg menjadi pass/fail, apa yang termasuk dalam merit system.

2. Tender package dan contract package harus clear. Artinya tidak ada hiding cost atau un-predicted risk/cost yang harus ditanggung kontraktor ketika harus melakukan pekerjaan. Contoh: Ketika harus melakukan pekerjaan di remote area dengan di Jawa akan memiliki resiko yang berbeda. Semakin tinggi risk factor, semakin tinggi harga yang ditaruh. Remuneration/compensation type juga akan berpengaruh. Dalam beberapa kasus, monthly rate akan lebih murah dibandingkan menggunakan call-out rate, atau turkey contract akan lebih murah dari unit rate contract. Tapi semua juga tergantung dari scope pekerjaan dan juga volume pekerjaan. Kita tidak akan mendapatkan harga yang sama untuk pekerjaan yang sama tapi volume 100 dengan volume 1000. Untuk itu pentingnya mendefine pekerjaan dan volume di dalam contract/tender package, dan juga menterjemahkannya di dalam technical dan commercial data sheet.

3. Market assesment untuk pekerjaan tersebut. Misalnya untuk beberapa drilling services, ada beberapa services yang memiliki trend harga tidak terlalu fluktuatif, berkisar 5-10% saja. Biasanya terjadi untuk services yang sangat competitive, availability di pasar banyak, atau nilai dari barang sudah terdepresiasi (zero value) tapi masih sangat layak operasi. Beberapa services juga ada yang bisa di atas 20%, biasanya untuk services yang banyak menggunakan steel (karena harga mengikutin pergerakan harga steel dunia), old and limited player, dsb.

4. Untuk kasus anda, bila semua item 1, 2, 3 sudah dilakukan berarti perlu dilakukan adjusment OE (tapi tidak bisa lebih dari 10%). Setelah itu commercial negotiation to the lowest bidder untuk mencapai harga revised OE then go to second lowest if the first failed, kalau mentok dan anda serta tim yakin harga anda benar, re-tender saja, invite pemain yg lain, rubah strategi compensation anda. Biasanya harga akan turun.


Tanggapan 17 – Anshori Budiono


Pak Cahyo,

Bener nih sudah dilakukan analisa dan aktivitas untuk memvalidasi OE dengan hasil OE tetap pada kisaran 20% dari harga the lowest bidder..?

Wah.. wah… tambah penasaran aja nih dengan misteri ini.
Bid apa sih…? Scope of work apa? Main Equipmentnya apa? Main materialnya apa? Tipe Contractnya apa? Contract Duration ? Lokasi kerja…? Dan… Biddernya siapa saja?

Rahasia ya, pak? Ntar jadi X-File deh…. he3x


Tanggapan 18 – cahyo@migas-indonesia

Pak Anshori,

bid nya ttg ….ada dech…

sudah dilakukan evaluasi ulang thp OE, hasilnya tetap demikian, di re-ender lagi, yang keluar tetap USD 5 juta….

Lalu harus gimana???

Haruskah re-tender lagi….habis waktu & energi khan??

Adakah cara yang lebih efisien???? apakah PTK-007 sudah pernah memprediksi hal ini suatu saat akan terjadi…..haruskah direvisi karena dokumen ini harusnya bersifat live dan bukan harga mati??????


Tanggapan 19 – donny rico

Mas Cahyo,
dalam memperhitungkan cost dari suatu tender dari pihak ketiga, hal yang paling mendasar (dilihat dari sisi SCM) adalah:
1. apakah barang-barang yang akan dibeli adalah barang-barang yang umum tersedia di pasaran (terutama pasar indonesia)? perhatian untuk freight cost dan custom clearance ketika barang-barang tersebut tidak tersedia di indonesia.
2. apakah barang-barang tersebut banyak berisikan material steel? sebagaimana kita tahu, harga steel sekarang sudah memasuki persentase kenaikan sampai 40% dari harga 1 bulan yang lalu.
3. apakah OE tersebut sudah di kondisikan untuk pekerjaan di daerah Indonesia yang notabene sangat banyak diferensiasinya dibandingkan dengan OE jika dilakukan di negara lain?
4. tingkat kesulitan dari pekerjaan itu sendiri. karena faktor safety dan kesulitan pekerjaan dikehendaki untuk dikalikan suatu variable dibanding dengan harga normal.

saran saya:
anda lakukan dulu saja pareto chart terhadap nilai OE anda (80-20) dan dari situ anda bisa bergerak cost-cost mana saja yang jadi perhatian utama dan perlu diklarifikasi lanjut.

saran saya yang kedua: anda sepertinya perlu mengundang pihak ketiga lebih dari yang sekarang, he..he…beca
nda mas.



Tanggapan 20 – Taufik M. R.@badaklng


Menarik sekali masalah proses tender ini.
Di PT Badak, dari sejak awal OE selalu bersifat rahasia sampai kapan pun.
Dengan demikian kewajaran harga pemenang tender tidak dilihat dari variancenya terhadap OE, tapi sepenuhnya ke harga pasar.
Meskipun variancenya ke OE lebih dari 20%, sepanjang analisis cash in cash out-nya wajar, bidder tersebut akan direkomendasikan untuk menjadi pemenang tender.
Kebijakan ini terutama disebabkan oleh faktor-faktor berikut:
1. Jumlah estimator yang terbatas (pada suatu periode, pernah hanya ada 4 orang estimator yang masing2 harus menangani berbagai disiplin pekerjaan sementara jumlah tender di PT Badak dapat mencapai 300 kontrak per tahun). Sulit membayangkan bahwa OE yang dihasilkan akan senantiasa akurat dan bebas dari kesalahan.
2. Ketersediaan informasi harga yang up-to-date. Terkait dengan waktu persiapan pembuatan OE, informasi mengenai harga yang akurat akan bertambah dengan berjalannya waktu. Apabila diperoleh referensi harga untuk barang dengan spec sama tapi dengan harga lebih rendah, bukan tidak mungkin nilai OE akan direvisi sesuai dengan harga terakhir. Hal ini sudah merupakan penghematan terhadap uang negara.
3. Memperkecil peluang arisan. Meskipun OE dijaga rahasia, tetap saja indikasi arisan sangat sering terbaca dari hasil bid opening karena dokumen budget yang telah disusun setahun sebelumnya bisa “jalan kemana-mana”. Apalagi kalau OE diumumkan waktu prebid dan lebih merugikan lagi kalau OE yang diumumkan tersebut overestimate.

Hakikatnya, kami melihat bahwa untuk urusan penghematan uang negara, tender dengan OE rahasia merupakan metode yang paling layak.
Share This