Untuk produk yang sering dibeli utk kebutuhan operasional, biasanya menggunakan kontrak BPO atau call off order dengan kurun waktu tertentu sehingga nilai total kontrak cukup besar yang memungkinkan manufacturer atau sole agent ikut serta dalam bidding. Namun saya kurang tahu persis, apakah pada pembelian item barang ini dapat diterapkan kontrak tsb. CMIIW..

Tanya – Ari Widodo

Saya mendoakan semoga rekan2 milis selalu dilimpahi keberkahan dalam setiap aktivitas yg dilakukan.
Mohon pencerahannya.  Saya membutuhkan PSV dgn OE 20rb-an USD.  Saya sudah mendapatkan penawaran dari sole agent berbagai merk yg beredar di Indonesia, kemudian dari penawaran2 tsb saya jadikan dasar utk OE dan saya kirimkan ke procurement team.  Ketika proses tender, sole agent yg saya mintakan penawarannya tidak diundang utk bidding, alasannya nilai 20rb-an USD hanya utk usaha kecil, sedangkan sole agent tergolong usaha besar.  Akhirnya yg mengikuti tender adalah perusahaan2 lokal yg mengambil barang dan harga dari sole agent.  Ketika saya buka harganya, saya sungguh terkejut karena semua penawaran yg diajukan nilainya jauh melebihi OE (20rb), pdhl OE segitu sudah saya naikkan 50% dari harga sole agent, krn saya berasumsi bahwa perusahaan2 ini pastilah mengambil fee.  Lebih terkejut lagi krn ada yg menawarkan sampai 350% diatas harga sole agent.

Saya tidak begitu paham soal aturan yg ada mengenai pengadaan barang.  Dengan operasi yg kami jalankan, mestinya kami bisa membeli barang lgsg dari “pabrik” (sole agent), bukan dari “warung” yg justru harganya tidak logis.  Sudah 2 kali tender gagal krn vendor2 lokal menawarkan harga yg tidak rasional.  Mohon pencerahan rekan2 utk silly questions berikut:
1.  Berapa sih kisaran fee yg dibutuhkan oleh vendor lokal utk pengadaan barang2 eceran seperti ini?
2.  Apakah ada aturan yg memperbolehkan saya mengundang sole agent merk2 PSV yg beredar di Indonesia utk fight sendiri2 ketimbang mengutus makelar?
3.  Jika semangatnya adalah bagi2 kue usaha (kecil, menengah, besar), dari segi bisnis sebagai konsumen saya merasa dirugikan krn diharuskan membeli barang lebih mahal, pdhl saya tahu harga aslinya.  Lagipula, kami sering membeli PSV utk kebutuhan operasional krn memang kami pakai sendiri, tidak dijual lagi, masa’ tidak boleh beli lgsg ke “pabrik”, tetap harus mengecer di “warung”?  Fee 30% masih OK-lah, tp klo sampai 300%, ini perampokan namanya.
4.  Jika hanya sekedar menyelesaikan pekerjaan, mudah bagi saya utk menaikkan OE dan melakukan tender ulang dan mendapatkan barangnya.  Tapi sungguh saya ingin menghindari opsi ini.

Mohon maaf bila ada yg kurang berkenan dan terima kasih sudah berkenan membaca pertanyaan saya.


Tanggapan 1 – Sagala Birean

Sharing pengalaman saja, group saya mengalami kasus sangat mirip dgn pengalaman anda beberapa thn yang lalu, ternyata setelah kita observasi ada permainan procurement (per orangan) dgn pengecer tsb, shg harga di modifikasi, coba selidki hal ini?, sering terjadi yang ikut tender adalah mereka-meraka juga, jadi siapa pemenang dari mereka sdh saling tahu dan punya deal juga. Prinsipnya dalam business ada yang namanya perinsip ke ekonomian, kalau itu diikuti, business baru bisa berjalan sehat, kalau anda beli sesuatu yang tidak sesuai dng prinsip itu, lupkana saja, keculai dalam keadaan emergency.

Tanggapan 2 – agussihotang

Mas Ari,

Menurut kami lain kali anda mengajukan limited tender saja, anda mengundang sole agents tersebut dengan justifikasi teknis anda. Tapi tidak menutup bidder bidder lain untuk ikut berpartisipasi.

Tanggapan 3 – Ari Widodo

Mas MAS,
Saya pengennya seperti itu.  Tapi katanya ada batasan kategori usaha.  Dgn nilai 20ribu USD, sole agents tersebut tidak bisa masuk, sehingga harus suplai ke vendor lokal yg kategorinya usaha kecil.  Tapi bila memang betul kita bisa melakukan limited tender dan mengundang sole agents (usaha besar), mohon infonya mas, saya harus pakai dasar aturan yg bagaimana? Maaf saya betul2 tidak mengerti persoalan procurement ini.  terima kasih.


Tanggapan 4 – agussihotang

Pake dasar justifikasi user mas, misalnya PSV yg kompatibel dengan facilities ini adalah merek X, kalau merek lain potensi hazard atau safetynya bisa tercompromise.

Limited tender adalah salah satu jalan u/ mempersingkat waktu, lagipula Mas Ari kurang tegas u/ mencantumkan harus sole agent. Kalau dikunci disitu maka tetap akan masuk sole agent ybs walaupun proses iklan tendernya bisa mencapai sebulan, dibuka tendernya dengan kategori usaha kecil tapi sole agent, niscaya tidak ada yg daftar. Kemudian iklannya diperpanjang, tidak ada yg daftar lagi. Apabila ini terjadi maka akan di rebid dengan menaikkan klasifikasi usahanya menjadi usaha kecil, menengah dan besar.

Just my 2 cents.

Tanggapan 5 – kristinadaniati

Dear Pak Ari,
Dari penjelasan Bapak, produk yg ditawarkan adalah dari berbagai merk/brand, sehingga dapat diasumsikan variasi harga jg besar.
Apakah penawaran yg masuk disyaratkan dengan supporting letter dari manufacturer atau sole agent? Hal ini saya maksudkan untuk memastikan, bidder mengambil barang/membeli langsung dari sole agent sehingga memperpendek rantai supply yang berpengaruh ke biaya pengadaan.
Kemudian, apakah terms and condition dalam proses pengadaan sama dengan t/c pada penawaran yang Bapak terima?
Untuk produk yang sering dibeli utk kebutuhan operasional, biasanya menggunakan kontrak BPO atau call off order dengan kurun waktu tertentu sehingga nilai total kontrak cukup besar yang memungkinkan manufacturer atau sole agent ikut serta dalam bidding. Namun saya kurang tahu persis, apakah pada pembelian item barang ini dapat diterapkan kontrak tsb. CMIIW..
Ada rekan dari procurement yang ingin membantu?

Tanggapan 6 – Ari Widodo
Dear Mbak Kristin,
Terima kasih atas masukannya.  Tidak ada persyaratan apakah penawaran yg masuk sole agent atau tidak.  Tapi memang penawaran yg masuk ketika bidding sama persis dengan penawaran yg saya terima dari sole agent.  Terms and condition pun sama.  Mereka hanya merubah harga dan nama PT-nya saja.
Utk BPO (maaf ini kepanjangannya apa ya?) saya belum tahu apakah kami memiliki kontrak ini.  Yg kami punya hanya kontrak utk maintenance service, sebuat saja PT A.  Dalam perkembangannya saya baru tahu kalau PT A ini anak perusahaan PT AA (skala besar).  Jadi kalau saya menggunakan jasa PT A ini utk melakukan pembelian PSV, bisa saja barangnya saya dapat, tapi bukan harga terbaik krn dia akan mengambil dari merk bapak perusahaan yg dari segi harga lebih mahal dari merk lain, dgn spek yg sama tentunya.  Terima kasih.

Tanggapan 7 – Manuhoro

Mas ari,

Kalau saya di posisi anda, saya akan amend kontrak maintenance saya untuk memungkinkan adanya supply material yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut. Mekanismenya tiap ada suplai barang yang bapak perlukan, contractor harus memberikan 3 penawaran yang semuanya adalah approved brand atau approved suppplier dan nanti tinggal bapak pilih, nah pembayaran akan di buat at cost + margin, say 10%….

Atau kalau itu masuk barang stock, kliatannya psv bisa dijadikan barang stock… Minta si stock management dan procurement untuk bikin outline agreement atau blanket order untuk barang barang sejenis, paling tidak  tender bapak bukan perintilan dan besar nilainya, pastinya akan menarik usaha besar untuk berpartisipasi, bisa juga dikawinkan dengan sistem consignment
kalau lokasi atau warehouse bapak kurang mendukung…

Tanggapan 8 – Ade Fajar

Pak Ari,
Mungkin bisa dicek dulu, apa INCOTERM yang dipakai sole agent ketika memberikan harga ke bapak? Mungkin termnya Ex-Works, sehingga harga tersebut tidak termasuk freight dan custom clearance. Sementara, (mungkin) perusahaan-perusahaan tersebut ketika memberikan penasaran ke bapak dalam bentuk DDP, jadi freight dan custom clearance masuk dibiaya mereka plus margin. Nah, biaya pengiriman ini merupakan variabel karena :
–  Mode transportasi yang digunakan ( apakah darat atau laut) ?
– Cost untuk handling dipelabuhan? Ini bisa jadi sangat mahal
–  Profil importir : apakah mereka masuk low risk atau high risk? kalau mereka low risk, biasanya masuk ke jalur hijau, sehingga proses dipelabuhan kepabeanan bisa singkat, dibandingkan kalau mereka yang high risk
– Apakah perusahaan2 tersebut mempunyai dokumen import yang lengkap ?

Mudah-mudahan bisa menjawab sebagian pertanyaan pak Ari.

Tanggapan 9 – Arthur Silalahi

Pak Ari,

Rasanya “warung” yg masukin penawaran harga tersebut emang ngawur.
sangat tidak logis sesuai dgn yg pak ari bilang.
mungkin pak ari harus diskusikan lagi dgn procurement team.
karena harga penawaran resmi toh sudah masuk.

saya yakin sole agent sendiri sebenarnya sudah punya margin sendiri seandainya warung (yg ambil harga dan barang dr mereka) mau ikut tender.
pengalaman saya biarpun sole agent sudah masukkan penawaran, tp tetap harganya itu ada diskon.
diskon inilah yg sebenarnya bisa menjadi bagian keuntungan dr si warung.
apalagi pak ari sudah naikkan OE sampai 50%.
artinya margin utk warung makin lebar.

saran saya pak ari bisa tempuh jalur tingkat atas.
supaya bisa dibicarakan dgn baik ke procurement.
soalnya saya yakin sebagai user pak ari punya niat baik utk membeli yg terbaik utk operasional dgn reasonable cost.

Tanggapan 10 – muhammad rifai

Saya rasa warung tsb tidak ngawur dalam menentukan harga… mungkin terbiasa pakai rasa indonesia… tau sendiri lah pak…
jadi jangan heran kalo di tempat kita harga bisa 2 kali lipat… karena dibawah meja, fee warung itu mungkin hanya setengah bahkan sepertiga…

terang saja kalo OE-nya net price (hitugan KPK) vs harga warung yang gross… ya njomplang… apalagi untuk barang yang kecil nominalnya…

bisa jadi ini termasuk alasan mengapa invest ke bumi pratiwi nggak begitu menarik.

Tanggapan 11 – Ari Widodo

Setelah mendapatkan beragam masukan dari rekan2, lebih banyak lagi yg via japri, saya kemudian mencari teman kantor yg sudah sertifikasi PTK.  Saya ceritakan duduk permasalahannya, kemudian kami menghubungi buyer kami.  Ketika kami tanyakan mengapa buyer tidak mengundang sole agent di bidding kemarin, buyer kami menjawab: “Ohhh… klo bapak mau kita bisa undang mereka koq…”…. *pukul2 tembok*….
Okelah teman2, ringkasnya sbb:
1.  Philosophy: Pembelian PSV (valve) bukan sekedar membeli barang, tp lebih kepada “performance”.
2.  Karena yg dibeli adalah “performance”, maka meskipun nilainya masuk ke kategori usaha kecil, tp justru sole agent yg lebih dicari utk bisa menyediakan, krn bila terjadi gangguan thd “performance” barang, sole agent-lah yg akan bertanggungjawab.  Beda dgn membeli valve (kran air) utk jaringan pipa kamar mandi, dimana utk kategori ini kita tidak perlu membeli dari sole agent.  Vendor lokal pun mampu membuatnya.
3.  Dgn demikian pertanyaan saya yg no 3 dibawah terjawab sudah.  Kami bisa membeli dgn harga “pabrik”, performance terpenuhi, terhindar dari mark-up yg irrasional, dan semangat bagi2 kue bisa diterima, paling tidak utk nalar saya sendiri … hehehe… maaf utk hal ini saya memang egois.
4.  Tender akan kami buka lagi, dgn OE yg sama dan mengundang sole agent.
Demikian mudah2an dapat dijadikan lesson learned, terutama bagi orang2 macam saya yg completely blind mengenai procurement.

Terima kasih utk rekan2 yg sudah menyampaikan masukannya.  Mas Ajat, Mas MAS, Mbak Kristina, Mas Ade Fajar, Mas Arthur, Mas Manuhoro, dll juga Pak Admin, semoga sehat selalu.